13. «Документы внутриведомственной переписки».

К документам внутриведомственной переписки, т.е. к информационным документам, которые готовятся в посольствах, генконсульствах, представительствах для направления их в центр, относятся следующие основные виды: годовые, а иногда и полугодовые отчёты; письма (политические, информационные); краткие информации; обзоры прессы, хроника событий; записи бесед посла и дипломатического состава; справки (по схеме); шифртелеграммы.

Годовой отчёт о работе посольства или иного загранпредставительства является главным информационным документом. Он составляется один раз в году и направляется за подписью руководителя посольства или представительства в адрес руководства Министерства иностранных дел (начальника управления, департамента или в адрес заместителя министра). В составлении годового отчёта принимает участие практически весь дипломатический состав посольства, так как документ отражает полный спектр событий, имевших место в данной стране пребывания и в отношениях с ней Российской Федерации. В отчёте, как правило, даётся оценка внутриполитического положения в стране пребывания и тенденции его развития, краткая характеристика основных политических сил и лидеров, стоящих у власти. Желательным является формулирование тезиса о степени прочности и устойчивости существующей власти, т.к. от этого зависит планирование политики РФ в отношении той или иной страны.

Важным составным компонентом годового отчёта является раздел о социально-экономическом положении в стране с выявлением тенденций развития и прогнозом на обозримое время.

Значительное место занимает раздел о внешней политике страны, составной частью которого является подраздел об отношениях с Российской Федерацией и другими странами СНГ. Не отходя от хронологического принципа, составители отчёта обязаны, в первую очередь, обратить внимание на выделение качественных характеристик эволюции отношений страны пребывания с Россией.

В целом очень важно помнить, что только правдиво составленный неформальный отчёт (хотя и по формальной структуре) может стать документом, позволяющем ставить вопрос о внесении тех или иных коррективов в нашу внешнеполитическую линию в отношении этой страны.

Объём годового отчёта может варьироваться от 20 до 40 и более страниц в зависимости от мирового статуса страны пребывания и интенсивности отношений с ней Российской Федерации.

Политическое письмо. В течение года в посольстве может возникнуть необходимость проинформировать Министерство иностранных дел (или даже главу государства) о какой-либо возникшей крупной проблеме, связанной с положением страны, с состоянием её отношений с Российской Федерацией. В этом случае дипломатическое представительство или посол лично могут подготовить политическое письмо, в котором должно быть изложено основное содержание проблемы, ставшей информационным поводом, проанализировано её состояние, намечены варианты вероятного развития событий.

Характерной чертой политического письма как информационного документа является обязательное присутствие в нём рекомендаций о тех шагах, которые должны быть предприняты российской стороной для защиты или укрепления своих интересов.

Политическое письмо имеет, как правило, объём от 4 до 10 страниц. Авторство в этом случае редко носит коллективный характер. Оно может быть составлено кем-нибудь из старших дипломатов (1-е секретари, советники), Нередко оно может быть обсуждено на совещании руководства посольства, но в узком кругу. Направляется письмо за подписью руководителя представительства дипломатической почтой (так же, как и годовой отчёт).

Информационное письмо. Часто встречающийся на практике документ. Его задачей является проинформировать соответствующее управление или департамент МИД о каком-то новом явлении, отмеченном в политике страны пребывания, о новых лицах, появившихся на политической арене, возникших политических партиях или организациях. Информационное письмо касается более мелких и частных событий, нежели политические письма. Информационное письмо меньше по объёму, оно редко превышает 3-5 страниц, составляет его любой дипломатический работник по указанию руководства посольства или по собственной инициативе.

Информационное письмо может содержать краткий анализ затронутой проблемы и даже элементы прогноза, но ранг документа не требует формулирования рекомендаций и советов.

Информация. Это короткие, объёмом не более 2-3 страниц, документы. Они касаются обычно какого-либо конкретного события, которое произошло в стране. Они могут содержать статистические данные, выдержки из официальных правительственных документов страны пребывания и другие чисто информационные фактологические материалы. Они не содержат элементов анализа и прогноза. Такая информация предназначена для использования в отделах, управлениях и департаментах МИД.

Обзоры прессы, хроника событий. Как правило, подготовку этого документа в посольствах поручают начинающим дипломатам (референтам, атташе), в задачу которых входит прорабатывать ежедневно всю получаемую посольством прессу, выбирать самые важные по значимости сообщения и составлять краткие аннотации по ним. Как к составлению, так и читке этого документа относятся не всегда подобающим образом. На нём нет ограничительных грифов, что как бы оправдывает пониженное внимание к нему. Составление обзоров печати является первой практической пробой пера молодых дипломатов, по ним видно, насколько точно и правильно фильтрует сотрудник поток информационных сообщений. Но следует помнить, что обзоры печати могут в ряде случаев оказаться очень полезными в практическом ключе документами. Например, в связи с режимом экономии в ряде малых стран закрываются российские представительства, но это не означает, что пропадает интерес России к этим странам. Их изучение продолжается с территории сопредельных стран, где есть посольства. Может образоваться целый куст стран, из которых только в одной будут действовать постоянные представительства РФ (т.е. образовываться консульский округ и его «столица»). В этом случае «Обзор печати», составленный на основе прессы, получаемой из стран, входящий в консульский округ, может дать достаточно полное представление о пульсе политической и социально-экономической жизни страны.

Записи бесед. (Из дневника атташе, третьего секретаря т.д.). Это важный вид информационных документов, исполняемых традиционным образом и направляемых в Центр с очередной дипломатической почтой, Записи бесед имеют многоцелевое назначение: во-первых, хорошо подготовленная и правильно проведённая беседа может содержать очень интересные информационные сведения. Правда, в практической работе подобные сведения не станут дожидаться очередной почты, в случае важности они будут использованы для информирования Центра телеграфом. Количество записей бесед определяет степень активности работы дипломата, а содержание их - профессиональную зрелость работника.

Сейчас требование к ведению записей бесед упростилось, и если раньше надо было записывать каждую встречу отдельно, то теперь достаточно подготовить один раз в месяц обобщённую справку о проведённых беседах, сделав при этом краткую аннотацию полученной информации или отметив обсуждённые в беседах вопросы.

Запись деловой беседы. Редко какому дипломатическому работнику или вообще сотруднику правительственных структур не придётся в жизни делать записи бесед, которые ведутся между его руководством и представителями иностранных государств. Разумеется, в наш век высоких технологий, казалось бы, нет необходимости делать записи бесед по памяти, достаточно взять с собой портативный магнитофон, включить его во время разговора и не сушить себе душу заботами. Но имеется целый ряд обстоятельств, которые делают умение записать деловую беседу необходимым профессиональным навыком квалифицированного дипломата и государственного служащего во внутренних структурах власти.

Во-первых, ведение механической записи бесед считается в высшей степени неэтичным поступком. Записывающий как бы не доверяет словам собеседника, старается задокументировать его высказывания, иметь на руках «документальный» материал для давления. Вести техническую запись открыто – значит заведомо лишить беседу раскованности, открытости, а вести скрытно – значит ставить ловушку для партнёра, рисковать потерять его расположение. Даже журналисты, берущие интервью у политического деятеля с глазу на глаз, обычно спрашивают разрешения на пользование техникой.

Практика показывает, что за техникой нужен постоянный контроль по ходу разговора, необходимо следить, идёт ли запись, не кончилась ли плёнка, не села ли батарейка и пр. Такое отвлечение ломает в корне темп и ритм беседы. Кстати, никогда нельзя быть уверенным, что запись проведена нормально.

Надо иметь в виду, что даже при наличии полного текста записи вам придётся всё равно делать письменный документ, который будет не стенографической расшифровкой текста. Разговорный текст с его большим количеством вспомогательных фраз (приветствия, предложения чаю, кофе, возможные вкрапления разговора с третьими лицами, не имеющими отношения к существу беседы и т.д.), с отвлечениями от основной темы разговора не годится для документа.

Записывающий содержание беседы может занимать различное положение в ходе беседы. Им может оказаться лицо, которое одновременно осуществляет перевод разговора. Дипломат часто может оказаться в положении переводчика на беседе высокопоставленных лиц, и именно на него ляжет обязанность составить запись беседы.

При переговорах, ведущихся на высшем уровне и часто с участием других высокопоставленных лиц, иногда оговаривается, что за столом будут находиться специально выделенные дипломатические работники, в задачу которых будет входить только ведение записей бесед.

Сплошь и рядом возникают ситуации, при которых сотрудник посольства или центрального аппарата МИД должен сам записывать свою беседу с иностранцем, ибо она происходила с глазу не глаз.

Главным требованием к записи деловой беседы является точность изложения основного содержания разговора, выделение квинтэссенции позиции собеседника, его аргументации, логики рассуждений. Можно усилить запись, если умелым мазком удастся показать эмоциональное состояние партнёра, его реакцию, на те или иные ваши замечания. Основное внимание в записи беседы следует уделить точке зрения и высказываниям собеседника.

Начинающие дипломатические работники на первых порах допускают две ошибки:

1. Записывают беседы чересчур подробно, из-за чего теряется различие между важными и средней ценности высказываниями, разбухает объём подготовленного документа и теряется много времени на его техническое оформление.

2. Уделяют слишком много внимания изложению своей собственной позиции, хотя, как правило, эта позиция является уже апробированной с точки зрения МИД. Чаще всего бывает достаточно указать в записи, что вы придерживаетесь уже утверждённой позиции («изложил точку зрения в соответствии с имеющимися указаниями и директивами») и что вы сказали собеседнику в заключении разговора.

Рекомендуется делать запись беседы немедленно после её завершения, пока в памяти свежи обстоятельства и детали состоявшейся встречи. Отложить составление беседы на 24 часа – значит рисковать утратить 30% её содержания и всю свежесть реакции на встречу.

По ходу встречи можно делать короткие пометки, которые окажутся весьма полезными для составления записи. Нельзя пропускать цифры, даты имена, составляющие иной раз несущую конструкцию беседы.

Запись беседы следует вести от первого лица. Прямые закавыченные высказывания собеседника допускаются в очень ограниченном количестве и в тех случаях, когда в них заключена основная мысль партнёра. Тон записи деловой, спокойный, без злоупотребления прилагательными эпитетами и прочими элементами, передающими эмоциональную окраску встречи.

Справки. В отличие от информации справка представляет собой более объёмный документ, который носит не просто информационный характер, но содержит обстоятельный анализ, а также выводы и нередко также предложения автора по каким-то вопросам. Если такая справка носит особо важный характер, она может быть направлена в Центр с сопроводительным письмом посла.

К числу форм информационных документов относится «Справка по схеме». Она представляет собой достаточно полный сборник, содержащий важнейшие данные по стране пребывания, и напоминает издаваемые справочники по странам, однако с той разницей, что в «Справке по схеме» приводятся не только статистические данные по стране, но и даются более развёрнутые материалы по отдельным вопросам, которым приходится заниматься посольству или в Центре, куда, как правило, такая справка также может быть направлена. Её данные заносятся и в компьютер.

«Справка по схеме» может быть использована при составлении той или иной информации. Содержащиеся в ней данные постоянно обновляются.

Шифртелеграммы представляют собой оперативную форму обмена информацией с Центром по вопросам, характер которых требует особой срочности передачи (обычно телеграфом) адресату. Поскольку такая информация передаётся шифром или кодируется, подготовка её текста поручается только опытным старшим дипломатам. В случае договорённости с правительством страны пребывания посольство может передавать подобные шифрованные информации с помощью установленного у себя специального радиопередатчика.