5. Склад інформації необхідної для управління господарською діяльністю підприємств готельно-ресторанного господарства і основи організації бухгалтерського обліку

Готельно-ресторанне господарство як суб’єкт підприємницької діяльності на сьогодні є платником великої кількості податків, зборів та обов’язкових платежів, у тому числі за результатами основної діяльності (надання місця для тимчасового проживання): податку на прибуток, податку на додану вартість, готельного збору, плати за землю, комунального податку, збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, збору на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття, збору на загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, що зумовлені народженням та похованням, збору на загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, що призвело до втрати працездатності, тощо.

Пунктом 2.2 Правилами користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг № 19 закріплено, що готель зобов'язаний надати споживачу необхідну, достовірну, доступну та своєчасну інформацію про готельні послуги, зокрема, свідоцтво про присвоєння готелю відповідної категорії (якщо вона присвоєна);

копію сертифіката на послуги, що підлягають обов'язковій сертифікації;

копію ліцензії, якщо даний вид діяльності підлягає ліцензуванню;

ціну номера (місця в номері);

перелік основних послуг, що входять у ціну номера (місця в номері);

перелік і ціну додаткових послуг, що надаються за окрему плату;

відомості про форму та порядок оплати послуг;

перелік категорій осіб, що мають право на отримання пільг, а також перелік пільг, що надаються при наданні послуг у відповідності до законодавства;

відомості про роботу закладів (підприємств) громадського харчування, торгівлі, зв'язку, побутового обслуговування та інших, що розташовані в готелі. У разі їх відсутності - дані про місцезнаходження та режим роботи найближчих до готелю підприємств харчування, зв'язку та побутового обслуговування;

відомості про органи, що здійснюють захист прав споживачів.

Але для цього необхідно організувати надання оперативної релевантної інформації між підрозділами з метою своєчасного прийняття управлінських рішень.

Облікова інформація необхідна для складання звітності, а первинні дані необхідні для управління структурними підрозділами підприємство визначає самостійно.

Залежно від особливостей надання послуг, технології та організації виробництва, системи керування господарством має бути визначена кількісна складова та структура апарату управління, який, у свою чергу, повинен забезпечити практичне здійснення обліку як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах.

Поєднання методологічних та організаційних принципів його здійснення є основою для побудови та належної роботи обліку.

Методологічні принципи обліку розробляються і встановлюються державними органами; організаційні принципи - вирішуються самостійно підприємством чи його підрозділом.

Передумовами раціональної організації обліку є: визначення обсягу та складу облікової інформації, необхідної для управління та контролю, встановлення структури облікового апарату та розподілу обов'язків між окремими виконавцями, розробка документування та графіку документообороту, системи постачання сировини та реалізації виготовленої продукції. З урахуванням цього визначається обсяг та склад облікової інформації як для підприємства в цілому, так і для його структурних одиниць. При цьому особливого значення набуває вивчення законодавства готельно-ресторанного господарства та нормативно-правових актів, які встановлюють або рекомендують організацію та порядок ведення обліку.

Для конкретних облікових працівників розробляється посадова інструкція, якою і визначається коло їхніх службових обов'язків, що полягає у веденні відповідних облікових регістрів, складання певних звітних форм тощо.

Згідно з установленою структурою бухгалтерського апарату підприємства та розподілом обов'язків між окремими структурними підрозділами організовується документооборот, тобто шлях проходження документа від його складання до надання керівництву чи здачі в архів. У графіку документообороту вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає та наступне використання цього документа. Графік документообороту затверджує головний бухгалтер, який і здійснює контроль за його дотриманням.

Документ має містити інформацію, яка дасть змогу однозначно ідентифікувати підприємство (центр відповідальності), де створено документ (назва, номер і т. ін.), структурний підрозділ підприємства, якого стосується складений документ (для документів, що створюються за структурними підрозділами підприємства), звітний період, за який сформовано відображену в документі результатну інформацію (або дата звітного періоду, на яку сформовано цю інформацію), відображені в документі облікові та звітні показники, обсяг інформації документа (кількість рядків і стандартних сторінок), дату створення документа, особу, яка склала документ і відповідає за правильність його виготовлення. Документ, створений за допомогою автоматизованих програм ведення бухгалтерського обліку, є копією, а інформація, яка відображається в документальній формі, є його оригіналом. Такі документи (оригінали, дублікати та копії) підлягають авторизації. Необхідно пам’ятати про те, що підставою для внесення в автоматизовану програму ведення бухгалтерського обліку є лише юридично правильно оформлений документ.

За умов обробки інформації на основі програмного забезпечення бухгалтерського обліку з можливістю подання електронних документів і організації роботи в діалоговому режимі постає завдання одночасного застосування збалансованих груп показників та документів. Різні способи групування забезпечують процес реалізації оперативно видачу управлінської інформації у формі цілого документу або його фрагменту.

Отже, продумана, обґрунтована система заходів з побудови обліку має гарантувати своєчасне, повне інформаційне забезпечення для прийняття управлінських рішень та вжиття заходів щодо вдосконалення надання послуг, виробництва й управління.

Питання організації бухгалтерського обліку готельного підприємства вирішується власником або уповноваженим органом (посадовою особою) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно визначає облікову політику, форму бухгалтерського обліку, затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку, об'єкти і періодичність проведення інвентаризації активів і зобов'язань.

Інформація, що міститься у прийнятих на облік первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку, у регістрах синтетичного та аналітичного обліку. Готельні підприємства для узагальнення інформації ведуть облік на рахунках відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкції № 291 щодо його застосування. При цьому малі підприємства можуть використовувати спрощений План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений наказом Мінфіну України від 19.04.2001 р. № 186.

Відповідно до ст. 9. Закону № 996, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій.

Для контролю й упорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Згідно із законодавством, відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів, реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства і засновницьких документів. Термін зберігання документів, форм квитанцій регламентується "Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 за № 41, зареєстрованим Міністерством юстиції України від 17.09.98 за 576/3016, та становить 3 роки.

Запаси бланків суворої звітності повинні зберігатись в сейфах, металевих шафах або в спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Керівники підприємств зобов'язані встановити контроль за тим, щоб були створені необхідні умови для збереження бланків первинної документації.

Підприємство самостійно затверджує правила документообігу і технологію опрацювання облікової інформації. А керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами і працівниками, дотримання порядку оформлення і надання до обліку первинних документів.

Первинні і зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складений документ; зміст і обсяг господарської операції, одиницю вимірювання господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Пунктом 6 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачено, що якщо підприємство складає і зберігає первинні документи і реєстри бухгалтерського обліку на комп'ютері, то на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів і відповідних органів в межах їх повноважень підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити копії цих документів на папері.

Органи і службові особи, які мають доступ до документів і даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства, несуть відповідальність за розголошення даних, що становлять комерційну таємницю, відповідно до чинного законодавства України. .

Кінцевим етапом організації обліку є встановлення складу й обсягу оперативної, бухгалтерської і статистичної звітності та строків її подання. Це дає змогу заздалегідь визначити обсяг і склад інформації, необхідної для складання звітності, а також встановлювати напрямки, за якими слід узагальнювати дані поточного обліку для потреб звітності та контролю.