1. Теоретические основы регулирования и контроля организации, функционирующей в сфере санаторно-курортного обслуживания
1.1 Регулирование и контролирование как общие функции менеджмента
Понятие "управление", "менеджмент" известны сегодня практически каждому образованному человеку. Их значимость особенно ясно была осознана в 20 -30-е годы прошлого века.
Менеджмент (menege) -слово английского происхождения и означает «управлять». Трактовок понятия «менеджмент существует очень много. И это естественно, так как на разных стадиях развития организации мы имеем дело с менеджментом различного типа (технологическим, финансовым, корпоративным, функциональным и т.п.) [30, с.9]
В общем виде менеджмент следует представлять как науку и искусство побеждать, умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Речь идет о целенаправленном воздействии на людей с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу. Другими словами, менеджмент – это все человеческие возможности, которые используют лидеры для достижения стратегических и тактических целей.
Процесс управления включает в свой состав отдельные стадии, функции реализации решения, совокупность которых составляет, в целом, цикл управления.
Функции управления - это определенный вид деятельности в управлении, который отделился в процессе специализации управленческого труда.
Различаются общие и специальные, конкретные функции процесса управления. В перечень общих, которые являются характерными для управления любым предприятием, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование и мотивацию, контроль.
Каждая функция представляет собой единичный процесс, но все функции должны рассматриваться комплексно как непрерывный процесс. Так Л.С. Ноджак и О.О. Лебедева предлагают следующую схему реализации функций менеджмента рис. 1.1
Рис. 1.1. Технология менеджмента (функциональный подход) [7, с.88]
Контроль и регулирование - основные функции управления - построены на сопоставлении плановых данных и информации оперативного учета.
Регулирование и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплиной на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей.
Основным элементом менеджмента как процесса управления, является процесс регулирования, который заключается в отслеживании управленческих воздействий различного типа, реакций системы экономической деятельности на эти воздействия и коррекции данных управленческих воздействий с целью минимизации отклонений между заданными и текущими значениями целевой функции [7, с.90].
Функция координации и регулирования - это согласованность действий исполнителей соответственно целям организаций. Координация и регулирование в управлении осуществляется путем обеспечения взаимодействия различных подразделений в системе производства. Эта управленческая деятельность направлена на обеспечение необходимого соответствия между элементами системы, на устранение отклонений от плановых заданий, графиков, норм выработки. Регулирование - это сложный механизм управления, основой которого являются информационные системы [31, c.24].
Функция координации (согласования) различных процессов труда и их результатов в различных сферах деятельности людей обусловлено движением всего производственного организма, в отличие от движения его самостоятельных органов [51].
Координация обеспечивает согласованность во времени и пространстве действий органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и окружающей средой. Функция координации играет в управлении производством роль, которую образно можно сравнить с ролью дирижера в оркестре. Именно благодаря ей обеспечивается динамизм системы производства, создается гармония взаимосвязей производственных подразделений, осуществляется маневр материальными и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением технико-экономических задач.
Объектом функции координации являться как управляющая система, так и система которой управляют. Назначение деятельности органов управления - обеспечить единство действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.
Координация означает синхронизацию усилий всего коллектива, интеграции их в единое целое, то есть это процесс распределения деятельности во времени, приведение отдельных элементов в такое сочетание, которое дало бы возможность наиболее эффективно и оперативно достигать поставленной цели. Координация - это главная функция процесса управления, которая обеспечивает, во-первых, его единство и непрерывность, и во-вторых, взаимосвязь всех функций.
Функция регулирования осуществляется непосредственно в процессе выполнения планов и обеспечивает их реализацию путем устранения отклонений от запланированных результатов или показателей.
Регулирование - это деятельность по поддержке в динамической системе управления производством заданных параметров. Его задача - сохранить состояние упорядоченности, который задается функцией организации, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Функция регулирования детерминируется нормативностью: в поле ее зрения находится любое отклонение от нормы. Изменения в самом производстве фиксируются благодаря диспетчеризации, что является специфической формой оперативного регулирования [51].
Следовательно, именно функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений от заданного режима функционирования организационной системы производства. Осуществляется она в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.
В практике менеджмента функция регулирования трактуется далеко не однозначно. Термин "регулирование" традиционно находит применение в оперативном управлении производством, где его роль заключается в устранении препятствий и отклонений от заданных плановых показателей. Такое же рассмотрение функции регулирования применяется в кибернетике. В основе его лежит обратная связь, которая используется для устранения воздействий.
Необходимость в регулировании системы заключается не только в связи с негативными явлениями. Чаще всего это связано с потребностью природного динамичного развития организации, с появлением новых задач управления, с переходом системы в новое состояние под влиянием внутренних и внешних факторов. Мартыненко Н.М. дает следующее определение регулирования.
Регулирующее воздействие на объект управления делает любое принятое и реализованное управленческое решение. Процесс регулирования представляет собой заключительную стадию принятия управленческого решения - акт побудительно-практической деятельности руководителя, который осуществляется по заранее разработанному и сознательно выбранном варианте [41].
Регулирование - это вид деятельности, который представляет собой влияние руководителя на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достижения целей организации. В этом случае функция регулирования связана с широко используемым термином "управление". Такое понятие руководства рассматривает только одну сторону процесса управления - влияние одного лица (руководителя) на подчиненных. Другая сторона заключается в том, что управление - это процесс влияния руководителя на подчиненных с помощью различных методов регулирования, а именно влияние, которое осуществляется с помощью власти и лидерских качеств руководителя. Таким образом, функция регулирования - это процесс управления, который осуществляется с помощью методов формального воздействия и усиленного (властью и лидерство).
Регулирование – управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние.
Содержание регулирования как функции менеджмента состоит в перераспределении материально-технических и финансовых ресурсов, оперативном управлении ходом производственного процесса (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Принцип функции регулирования [47]
Регулирование предполагает процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).
В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:
- реактивное – осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов;
- упреждающее – проблема рассматривается как потенциальная возможность. Процесс оперативного регулирования включает следующие этапы:
- информационную подготовку для принятия решения;
- разработку и принятие решений (формирование альтернативных вариантов, установление сроков выполнения, выбор исполнителей, обработка дополнительной информации, утверждение варианта решения, выделение ресурсов для его реализации);
-реализацию решения и контроль его исполнения (необходимо организационное обеспечение решения, т.е. наличие ресурсов в распоряжении ответственных лиц, а также инструктивных материалов; информационное обеспечение, дающее возможность проводить согласованные действия всем исполнителям).
Содержательная сторона функции регулирования выражается в административно-распорядительном воздействии руководителя на людей, осуществляющих процессы производства и управления.
Организация может успешно действовать и противостоять внешней среде лишь тогда, если она может изменять свое состояние с такой скоростью, как это происходит в среде. Так как организация постоянно находится в динамическом равновесии с факторами внешней среды, то этот процесс необходимо поддерживать постоянно. В этой ситуации функция регулирования должна обеспечивать своевременную реакцию предприятия, которая направлена на адаптацию к внешней среды или нейтрализацию ее влияния.
Реагировать на воздействие внешней среды может только динамически устойчивое предприятие. Поэтому усилия руководства направляется на то, чтобы предприятие сохранило свою устойчивость, на поддержку и усовершенствование состояния его упорядоченности, связей между элементами, которые изменяются. Своевременно предупредить влияние внутренних факторов, устранить их последствия помогает функция регулирования.
В области регулирования рассматриваются вопросы бухгалтерского, статистического и оперативного учета во всех организациях. Большое внимание уделяется разработкам в сфере оперативного учета, обеспечивающего руководство организации информацией для своевременного принятия управленческих решений.
Одной из важнейших функций является контроль, поскольку ни один из управленческих воздействий не может быть осуществлен без контроля за входными и выходными параметрами и за процессом осуществления регулирования. Если цель регулирования - устранение отклонений от запланированных показателей, то целью функции контроля является выявление данных отклонений.
Контроль для менеджера - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Но это не совсем так. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей [51].
Функция контроля - это процесс, с помощью которого руководство организации получает информацию текущего состояния дел по выполнению плана развития решений поставленных задач. Этот процесс содержит правила корректировки действий в случае, если появляются значительные расхождения между результатами и установленными параметрами.
Функция контроля - это способность управления выявить проблемы и соответственно скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация, безусловно, способна своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят достижению цели организации [51].
Контроль - это одна из важнейших управленческих задач. Единственное из задач, что выше рангом, - это определение или согласование цели. Нужно отметить: если не доводить цель до своих подчиненных, то и нечего контролировать. Это касается не только контроля за результатом, но и контроля за процессом, причем последний следует осуществлять особенно внимательно. Контроль не пользуется любовью, и это объединяет как контроллеров, так и тех, кого контролируют. Как только в троллейбусе появляется контроллер, давление поднимается даже у тех, у кого есть билеты.
Содержание контроля как функции менеджмента заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Принципы функции контроля [47]
Эффективная система контроля характеризуется:
стратегической направленностью;
ориентацией на результаты;
соответствием контролируемому виду деятельности;
своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
экономичностью и простотой.
Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и корректировка в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления. Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. С функцией контроля тесно связана функция регулирования, которая осуществляется органами управления в процессе выполнения планов.
Функция контроля включает учет и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин, разработку мероприятий по достижению поставленной цели. В процессе контроля оказывается, насколько согласованными являються все функции управления, поскольку выявляются недостатки, допущенные при их выполнении. Если предприятие постоянно осуществляет контроль, то ошибки можно вовремя заметить и вовремя принять соответствующие меры для предупреждения проблем. Поэтому от его эффективности в конечном счете зависит качество принимаемых решений и своевременное их выполнение [65]. Следовательно, можно сделать вывод, что без надлежащей реализации такого процесса как контролирования, который выявляет проблемы и причины их возникновения, все остальные функции будут не результативны.
Таким образом, контроль и регулирование - основные функции управления - построены на сопоставлении плановых данных и информации оперативного учета. Регулирование и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплиной на предприятии. Без надлежащей реализации такого процесса как контролирования, который выявляет проблемы и причины их возникновения, все остальные функции будут не результативны.