bibliya-svadebnogo-organizatora

Важно заранее объяснить ведущему, что ты ему не враг и не противник. Вы вместе играете за одну команду. И в твоём лице он найдёт помощника. Главное, это чётко понять, кто и чем руководит. Ведущий занимается гостями и видит всё, что происходит в зале. А ты следишь за тем, что происходит извне. И в случае возникновения каких-либо заминок, сообщаешь это ведущему. И затем вы вместе придумываете решение.

Например, если какой-то артист опаздывает, вы можете решить провести сейчас конкурс или выпустить на сцену другого артиста, поменяв пункты программы местами.

Если ваш тандем сложится, я могу тебя только поздравить. Но, к сожалению, часто бывает, что ведущий вообще не желает идти на компромисс. В этом случае, готовься к войне.

Флористика

Изначально уточни, кто в данной компании является главным, чтобы в случае потребности, знать, к кому обращаться. Заранее с невестой ты должна будешь обсудить, что и где должно размещаться. Где находится зона росписи, как оформляется президиум. Это важно. Потому что, я не раз слышала истории о том, как флористы просто забывали что-то оформить или путали зоны. Твоя задача проследить за тем, чтобы всё было именно так, как планировала невеста.

Сейчас очень распространено оформлять выездную церемонию красивыми композициями и затем переносить их в зал.

Так вот, бывает такое, когда флористы, закончив оформление, разворачиваются и уезжают. И кто в этом случае будет переносить вазы остаётся загадкой.

Как ты понимаешь, сам перенос ваз дело не смертельное, если бы не ряд возникающих с этим проблем.

Во-первых, у тебя после церемонии появляется множество своих дел и обязанностей.

Во-вторых, важно знать, где именно должны располагаться вазы, согласись, что это тоже не самое простое дело. И заниматься им должны профессионалы. Те, кто изначально работал над созданием целостной картинки.

Инаконец, композиции могут рассыпаться при переносе или разбиться. Такое тоже бывает.

Иответственность в этом случае будет только на тебе.

Поэтому заранее уточняй все подобные нюансы и следи за тем, чтобы флористы доводили свою работу до конца. Если они отказываются, просто не плати им денег. Но я уверена, что до таких крайних мер у тебя не дойдёт.

Обязательно уточни у невесты, собирается ли она увозить цветочные композиции домой. Если да, то нужно заранее выяснить, кто этим займётся.

Так же выясни у флористов, какие позиции являются прокатными. Например, очень часто невеста считает, что все вазы, в которых стоят цветочные композиции, она купила. Иногда, гости пытаются снять декоративный бант со стула и забрать себе на память. А текстиль практически всегда сдаётся в аренду. В общем, ты изначально должна располагать всей информацией, чтобы потом не попадать в пикантные ситуации.

Т.к. в последствие виноватой во всём сделают тебя. Раз уже ты взялась распоряжаться праздником, будь добра предугадать любые ситуации.

На столе невесты всегда должна быть приготовлена отдельная небольшая вазочка для её букета. Чтобы когда она садилась на своё место, вопрос, куда деть букет автоматически отпадал.

Накануне обязательно уточни о букете для бросания. Очень часто невесты не желают отдавать свой свадебный букет, но отказываться от традиции не собираются.

Именно для таких случаев, флористы и придумали букет для бросания. Это букет, внешне очень напоминающий букет невесты. Но на самом деле он несколько меньше, легче и дешевле.

Обычно такой букет скромненько стоит в вазочке в укромном уголке и ожидает, когда его позовут совершить свой коронный номер – перелететь через весь зал и под замирание женских сердец попасть в самые цепкие ручонки.

Так вот, твоя задача, знать о существовании такого букета и если он есть, нужно обязательно уточнить, где именно он будет находиться.

Поверь, не самое приятное занятие за несколько минут до бросания букета судорожно пытаться догадаться, куда такой маленький букетик могли спрятать любимые флористы.

Так что, лучше проработай этот вопрос заранее.

Ресторан

В ресторане очень важно сразу же начать работать с конкретным администратором. Не пытайся управлять официантами и барменами. Запомни, тебе никто и ничего не должен.

Гораздо проще найти капитана судна, а в нашем случае, это администратор ресторана.

Накануне свадьбы ты обязательно должна передать или отправить ресторану схему рассадки столов с указанием количества располагающихся гостей за каждым из них.

В день свадьбы предоставь тайминг план и согласуй вынос холодных и горячих блюд.

Если тебе потребуется дополнительное оборудование для музыкантов или других услуг – это могут быть столы, стулья, скажи об этом администратору тоже сразу же по приезду на площадку.

Уточни наличие ваз для цветов и попроси выделить стол для подарков.

Так же не забывай о том, что тебе понадобится гримёрное помещение, где ты сможешь расположить всех музыкантов и артистов. Об этом пункте нужно говорить заранее, т.к. многие рестораны не предоставляют такую услугу бесплатно. Согласись, что звонить невесте в день свадьбы и говорить, что у тебя возникли проблемы такого рода, не особо приятно.

Поэтому лучше сделать это заранее.

Обязательно, уточни и согласуй с рестораном время и место для кормления персонала, если такой пункт у тебя предусмотрен и оговорен с заказчиком.

Фото и видео

Какой потом увидит свою свадьбу твоя невеста, во многом зависит и от тебя.

Какими бы талантливыми не были операторы, знать, обо всех красивых моментах и элементах декора они просто не могут. Поэтому координатор – это главный проводник операторов на площадке. На выездной церемонии координатор подскажет, откуда будет выходить невеста. Перед началом банкета проведёт в красиво украшенный зал, чтобы операторы сняли все самые красивые элементы, многие из которых потеряют свою первозданную красоту после того, как за столы сядут гости.

Задача координатора очень чётко взаимодействовать с операторами, заранее сообщая им о первом танце или выносе торта.

Перед тем как удалиться с площадки на перекур, оператор должен точно знать, что ближайшие пять десять минут он не понадобится и не пропустит никаких особенно важных моментов.

Поэтому с фото и видео операторами тебе так же нужно будет установить хорошие взаимоотношения, чтобы вы работали вместе и все, включая невесту, остались довольны результатом вашего сотрудничества.

Обязательно уточни, до какого времени работают операторы. Например, моя команда всегда работает 12 часов. Чаще всего с 10 до 22 00. Со своей стороны, я стараюсь расписать тайминг план таким образом, что мы успели снять всё самое интересное и важное. Если программа очень большая, значит, мы обсуждаем с невестой доплату за работу фото и видео. Очень грустно, когда на фото и видео нельзя увидеть ни ритуал разрезания свадебного торта, ни салют.

Хотя очень многие команды работают до первого танца. Для меня это понятие слишком загадочное. Ведь первый танец может быть и в два часа и в десять вечера. Поэтому обязательно уточняй все детали и обсуждай их с невестой. Вполне вероятно, что она таких тонкостей даже не касалась.

Так же, операторам не лишним будет предоставить заранее тайминг-план, чтобы они сразу же понимали, что будет происходить на свадьбе.

Свадебная полиграфия

Многие невесты до сих пор так и не поняли, зачем нужны банкетные карточки и схема рассадки. Если твоя невеста, говорит, что ей это не нужно и полагается в этом вопросе на тебя, сопротивляйся до последнего.

Объясни, как ужасно выглядят растерянные толпы людей, не знающие за какой стол им присесть. Лучшая подруга невесты вдруг оказывается за одним столом с бабушкой жениха, родители невесты занимают места рядом с институтскими друзьями жениха. В результате неразбериха и дискомфорт.

Банкетные карточки и схему рассадки придумали не столько для красоты, сколько для удобства, поэтому их обязательно необходимо использовать на свадьбе.

Итак, в твою задачу входит получить список гостей, с расписанной рассадкой по столам. Взять банкетные карточки и заранее разложить их по данному списку.

Позже, во время подготовки зала, карточки нужно будет расставить по столам.

Расставляй карточки уже после того, как официанты закончили сервировать столы и установили салфетки.

Схема рассадки устанавливается на специальную подставку у входа в зал. Обычно у схемы стоит девушка хостес, которая помогает найти гостям свои места.

Как правило, пригласительные невеста заказывает гораздо раньше, чем бронирует свадебного координатора. Но, если вдруг, у тебя нестандартный случай, ты можешь предложить невесте дополнительную услугу.

Она может указать твой номер телефона в пригласительном и написать, что любые возникающие вопросы можно решать именно по указанному телефону.

Как правило, гости звонят тебе и подтверждают своё присутствие, спрашивают о том, как лучше добраться до нужного ресторана. Некоторые интересуются, что подарить молодым, какого цвета платье выбрать или просят забронировать номер в отеле.

В общем – то, это услуга автоматически поднимает уровень всего мероприятия. Так что ты тоже должна иметь её в своём арсенале. Естественно за отдельную доплату.

Торт

Если невеста заказала торт в ресторане, то особых проблем у тебя не возникнет. Если же торт доставляют кондитеры, ты должна будешь заранее найти прохладное место для хранения торта и обязательно проверить его целостность.

Доставлять торт должна исключительно та кондитерская, в которой его и заказывали. Никогда не бери это на себя. Потому что торт нужно транспортировать при правильной температуре и делать это очень аккуратно.

Желательно, чтобы торт доставляли тебе не раньше, чем за час до его выноса в зал.

Обычно перед тем, как торт выносится, для него нужно приготовить красивый стол, а так же лопатку и нож.

Если торт планируется вносить со свечами, в зале нужно будет выключить свет, если нет – торт выносится при свете.

Обычно церемония разрезания свадебного торта выглядит следующим образом. Включается торжественная музыка и на середину зала вывозится торт. Когда свечи догорают, официант аккуратно их снимает. Если на торте есть верхушка, её тоже снимают. Невеста берёт в руку нож, а жених поддерживает её руку своей и они разрезают верхний ярус. Отрезают небольшой кусочек, кладут его на тарелку и одной десертной вилкой и ложечкой кормят друг друга.

После этого торт увозят и разрезают, а затем разносят каждому гостю.

На первый взгляд, кажется, что нет ничего сложного в этом простом деле. Но когда ты попытаешься провернуть весь этот кубик рубик на реальной свадьбе, ты очень удивишься.

Пусть это будет для тебя приятным сюрпризом.

Как ты понимаешь, каждый раз на банкетной площадке будет находиться огромное количество различных служб и компаний, с каждой из которых ты не только должна уметь взаимодействовать, но и чётко понимать, какой результат тебе нужно получить и главное, как это сделать.

Не всё будет получаться сразу. После каждой свадьбы я рекомендую тебе записывать все ситуации, к которым ты была не готова и стараться находить возможность в следующий раз их избежать.

Поэтому свадебную координацию мы и называем профессией.

Ей нужно учиться и осваивать постепенно. Уверена что у тебя всё получится. Просто верь и иди.

Когда платить деньги

Когда организатором свадьбы выступает свадебное агентство, то все расчёты на площадке ведутся только через его руки. В случае, если ты только координируешь свадьбу вполне возможно, что денег тебе никто и не даст. И если так случится, не огорчайся. Потому что с

большой суммой денег на площадке не так и комфортно. Тем более, что отдать их всем и сразу не получится.

Ведь каждый должен будет получить деньги только после того, как выполнит свою работу.

Итак, давай по порядку.

Изначально ты получаешь от клиента смету, в которой должны быть прописаны все, с кем тебе предстоит расплачиваться. А так же указаны суммы, которые тебе нужно будет отдать.

Следи за тем, чтобы деньги тебе не передавались в закрытых конвертах. Обязательно пересчитай каждую сумму и в конце попроси клиента подписать смету.

Обязательно уточни, оговаривала ли невеста деньги на транспортные расходы. Чтобы не получилось, что подрядчики начнут эти деньги требовать с себя.

Если таких разговора не было, ещё раз прозвони всех и выясни, какую сумму заказчик остался должен с учётом транспортных расходов. Деньги на транспорт особенно актуальны, если свадьба находится вне черты города.

Когда все деньги получены, разложи их в конверты и подпиши. При передаче следи за тем, чтобы подрядчик пересчитывал их при себе и ставил свою подпись в смете. Чтобы потом не возникло каких-то недоразумений.

Теперь переходим непосредственно к расчёту.

Визаж и причёска

Лучше всего попросить невесту рассчитаться за данные услуги самостоятельно. Деньги ей возить никуда не нужно и тебе приезжать домой, если это не оговорено заранее, тоже ни к чему.

Авто

Деньги выдаются по приезду на площадку. Т.е. тогда, когда автомобиль уже выполнил свою работу. В случае переработки, нужно будет сделать доплату. Этот момент тоже лучше заранее оговорить с клиентами.

Флористика

Обычно оплачивается после окончания всего оговоренного оформления. Ты проверяешь, чтобы всё было, так как нужно и после этого передаёшь конверт с деньгами. В случае, если зал не оформляется, а флористы привозят только букет и бутоньерку, будет уместно, чтобы

невеста или жених рассчитались также самостоятельно.

Всем остальным подрядчикам деньги выдаются по окончании их работы.

Если ты сделаешь это заранее, то утратишь рычаг управления, которым для каждого из них являются деньги.

К сожалению, бывают такие случаи, когда ты просто не можешь себе позволить заплатить людям. Потому что их работа оказалась полным провалом. Такое тоже бывает. Хоть и редко.

Например, один из самых рискованных моментов на свадьбе – это запуск наземных феерверков.

Это когда на земле устанавливаются конструкции с именами молодых, ставится ряд различных пиротехнических установок и некоторые из них просто не загораются. В результате расстроенные лица молодых и ужасное состояние координатора. Конечно, при таких обстоятельствах ты должна вернуть деньги молодым и пусть они уже самостоятельно решают вопрос, отдавать деньги пиротехникам или нет.

Признаюсь, что я тоже переживала подобную ситуацию, и мне было очень стыдно и неудобно перед парой. Хотя я и понимала, что это чисто технические моменты, которые никто не может предсказать. Все деньги я возвращала, и никто из пиротехников не высказывал мне претензий. Потому что все понимали, что такое бывает и нести за это ответственность должны мы вместе.

После такой ситуации я отказалась предоставлять клиентам этот вид услуги и теперь делаю это только под их ответственность, сразу предупреждая, что такой финал возможен, и никто не в силах его предугадать.

Исключение из правил составляют артисты. Я уже рассказывала в части, посвященной свадебным организаторам, о таком понятии как райдер.

Так вот именно в райдере звезды прописано, что первая часть гонорара выдаётся при бронировании артиста, а вторая непосредственно перед выходом на сцену и никак иначе.

Вначале деньги, затем мастерство.

Когда я сама была участницей женской группы и выступала на сцене, у нас случилась такая история.

Перед выходом на сцену с нами, как всегда, должны были рассчитаться. Вернее не с нами конкретно, а с нашим директором. И вот, мы уже готовы выходить на сцену, слышим, как нас объявляет ведущий, а денег так никто до сих пор и не дал. И как оказалось позже, и давать не собирался.

Организатор концерта слёзно просил нас выйти на сцену и обещал, что деньги сейчас привезут. Но наш директор настаивал на оплате. В результате мы не выступили и денег так никто и не привёз.

Поэтому я очень хорошо понимаю требования артистов и всегда слежу за тем, чтобы они чётко были соблюдены.

Вообще, не забывай главных правил связанных с деньгами.

Деньги любят счёт, внимание и бережное отношение.

Исключаем панику Клиенту

В свадебный день волнение невесты достигает критической точки. Она так долго готовилась к этому дню, что сегодня ей очень хочется, чтобы всё было идеально. Нет, ещё даже лучше, чем идеально.

И как ты понимаешь, всё это волнение отражается на тебе.

Первый звонок раздаётся в 7 утра с вопросом о том, где же визажист. Ты спокойно улыбаешься и сообщаешь, что он должен приехать только в 8. Невеста сопротивляется и говорит, что ты говорила ей совершенно другую информацию. Но ты уверена, что речь шла именно о 8 утра.

Ты, конечно, понимаешь, что всё дело в повышенном эмоциональном состоянии невесты, но начинаешь сама заводиться.

Для того, чтобы подобных ситуаций не возникало, наше агентство всегда составляет невесте её личный тайминг план.

Что же включает в себя данный документ.

Вначале мы прописываем всех творцов, которых невеста ожидает с самого утра.

Это визажист, стилист по причёске, фото и видео операторы. Напротив каждого указывается время и адрес его прибытия. Для того, чтобы не возникало путаниц, невеста должна ещё проверить, верно, ли указан адрес.

Следующим пунктом является приезд жениха и выкуп, если таковой имеется.

Затем мы указываем точное время и место доставки букета невесты и бутоньерки жениха.

Приезд и оформление цветами свадебного эскорта.

Если в этот день планируется роспись в ЗАГСе или венчание мы так же добавляем его в наш план.

И последним пунктом является время прибытия невесты на банкет. Обычно это время начала выездной церемонии. Т.е. жених и невеста появляются уже после того, как на праздник прибыли все гости.

Если ты заранее пропишешь и согласуешь с невестой её личный тайминг план, ты не только поможешь ей более спокойно пережить этот день, но и сама будешь чувствовать себя значительно лучше.

Обычно, составляя такой план, я распечатываю его и отдаю невесте, чтобы он мог находиться у неё перед глазами и ещё один экземпляр отправляю на почту.

Зачем я это делаю?

Расскажу одну историю.

В этом году я проводила одну очень большую и красивую свадьбу. Невеста очень нервничала, хотя я внедрила уже все самые сильные приёмы по успокоению.

И вот, в какой-то момент я слышу вызов и вижу, что звонит моя невеста. Она с криками возмущения кричит, что автомобиль ожидает её свидетельницу не возле того дома.

Я была очень взволнована и рассержена. Когда я позвонила водителю, он сказал, что ожидает по тому адресу, который мы ему указали. И когда я всё проверила, то оказалось, что перепутала сама невеста, указав нам неверный адрес. И подтверждением этому была её смс, отправленная на мой номер.

Как ты понимаешь, мы быстро исправили эту оплошность. Но то, что в этом были виноваты не мы, всё-таки согревало. Да, и невесте пришлось извиниться.

Так что всегда старайся предугадать неприятные моменты и делай всё для того, чтобы их было как можно меньше.

Спокойствие, или как организовать себя

Вспоминая свой первый год работы на свадебном рынке, я всегда улыбаюсь. Накануне каждой свадьбы ко мне приходила бессонница, и я в сотый раз прокручивала в своей голове, что куда нужно поставить, как лучше расставить карточки и куда установить шоколадный фонтан. Я ужасно волновалась, потому что очень хотела, чтобы невеста осталась довольна и никогда не пожалела о том, что пришла именно ко мне.

Со временем, когда у меня появился персонал, я поняла, что пришло время структурировать всю наработанную информацию, для того чтобы работать было проще и легче.

И сейчас я хочу немного рассказать тебе о том, как лучше всего организовать себя накануне свадьбы, чтобы лишний раз не переживать о том, сделала ли ты что-то или забыла.

Лично я, с недавних пор стала большой любительницей таблиц. Этот замечательный инструмент позволяет мне всё систематизировать и, главное, делать это очень оперативно.

Итак, накануне свадьбы я создаю табличку, в которой подробно расписываю следующие пункты

Вначале в колонке позиции я указываю всех, с кем мне предстоит работать в этот день.

Например, ведущий, музыканты, флористы. Перечисляю абсолютно всех.

В колонке подробно пишу, какие-то нюансы. Например, не забыть перезвонить или что-то напомнить.

Затем я прописываю время прибытия подрядчика на площадку, чтобы иметь возможность контролировать его появление. И в случае, если в указанное время его всё еще нет, быстро на это отреагировать позвонить ему и выяснить, в чём дело.

Разные подрядчики могут прибывать по разным адресам. Автомобиль может приезжать к дому жениха, а букет невесты могут привезти к отелю, где располагается невеста. Поэтому, чтобы не было недоразумений, я указываю точные адреса приезда для каждого, с кем в этот день планирую работать.

Даже, если ты точно знаешь, как добраться до ресторана, в котором будет проходить свадьба, обязательно пропиши точный адрес. Вполне вероятно, что тебе будут звонить подрядчики и просить тебя назвать конкретный адрес.

В комментариях я обычно прописываю дресс код и другие детали. Поверь, в процессе они обязательно у тебя появятся.

Так же я фиксирую сумму денег, которую должна буду отдать подрядчику, после проделанной работы и в самом конце указываю все контактные номера телефонов.

Не особо полагайся на свой мобильный – он может выключиться, разрядиться и даже разбиться.

Кстати, во время свадеб я разбила не один телефон, поэтому рекомендую тебе носить его на

шнурке или в защитном корпусе. Дело в том, что в твоих руках в этот день будет находиться ещё масса вещей и вечно выскальзывающий телефон – настоящая проблема.