Тема 6. Организация первичного наблюдения и документация

1. Первичное наблюдение, понятие о документах

Особенностью бухгалтерского учета является то, что он осуществляется посредством беспрерывного наблюдения за изменением в состоянии объектов учёта. В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция, которая вызывает такое изменение, должна быть подтверждена документально, т.е. определенным документом. При отсутствии определенных документов нет информации о том, что данные операции имели место на предприятии или, иными словами, такая информация является неподтвержденной. В связи с этим наблюдение за изменениями в состоянии объектов учёта происходит посредством получения и подтверждения информации о совершении определенных хозяйственных операций, которые вызвали такие изменения. Получение бухгалтером подтвержденной соответствующими документами информации о совершении определенных хозяйственных операций называется первичным наблюдением.

Хозяйственные операции, которые подтверждены документами, должны быть зарегистрированы в журнале регистрации хозяйственных операций и отражены на соответствующих счетах бухучета посредством бухгалтерских записей (проводок). Формирование бухгалтерией такой информации посредством регистрации хозяйственных операций и осуществление бухгалтерских записей называется вторичным наблюдением.

В конечном итоге в конце каждого отчетного периода любое заинтересованное лицо может получить информацию об изменениях в состоянии объектов учёта предприятия, которые произошли на протяжении этого отчетного периода ( баланс ). Формирование бухгалтером такой информации называется третичным наблюдением.

Первичные документы- это письменные свидетельства, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Первичные документы являются юридическим доказательством совершения хозяйственной операции и должны составляться в процессе ее осуществления или сразу после ее завершения (бухгалтерские документы). Письменные документы имеют юридическую силу в случаях, если он оформлен надлежащим образом.

Документация является важным источником получения информации о хозяйственной деятельности предприятия, а также является средством контроля за работой материально-ответственных лиц, за сохранностью имущества предприятия.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы, на бумажных и машинных носителях информации

2.Требования, предъявляемые к оформлению документов

Основным атрибутом первичных документов являются реквизиты таких документов. Документам предъявляются основные требования (эти требования прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учёте и ПБУ):

• своевременность;

• полнота заполнения;

• качественное заполнение документа;

• точность оформления содержания операции.

Любой документ имеет основные и дополнительные реквизиты или показатели. Документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1. Название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ;

2. Название документа (формы);

3. Код формы, дата и место составления (в качестве места составления обычно указывается название города или другого населенного пункта, в котором находится предприятие);

4. Содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и стоимостном выражении

5. Должности, фамилии, подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа

Дополнительные реквизиты дополняют основную информацию об объекте учета и о характере операции.