Методические указания по заполнению паспорта на бд

Паспорт заполняют отдельно на каждую базу данных (далее БД).

Все сведения заносят в паспорт в автоматизированном формате в полной форме без сокращений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение БД.

В графе Название БДуказывают полное наименование БД.

При заполнении графы Автоматизированная системауказывают наименование автоматизированной системы, в составе которой функционирует описываемая БД.

В графе Версия БДуказывают номер версии БД в свободной форме.

При заполнении 5-8, 10,11, 13-16, 18, 21 граф необходимо иметь в виду следующее:

5*. Заносят сведения о юридическом лице, обладающем правами собственности на БД. Указывают полное наименование организации.

6*. Перечисляют все отделы, принимающие непосредственное участие в организации, ведении и редактировании БД, в скобках указать обязанности.

7*. Указывают тип БД. Перечень значений с пояснениями приведен в приложении ДГОСТа 7.70–96. «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик».

8*. Указываю вид БД, например, текущая, законсервированная и т.п.

10*. Для документальных БД указывают объекты, например: книги, статьи, брошюры, изоиздания, неопубликованные документы, патентные документы и др. Для остальных типов БД допускается запись в виде свободного текста, например: объектами в различных видах фактографических БД могут являться события, свойства, компьютерные программы, планы, расписания, информация для населения, словари, тезаурусы, номенклатуры, природные явления, технологические процессы и т.д.

11*. Раскрывают тематику БД: универсального содержания или это может быть область деятельности, отрасль народного хозяйства, научная дисциплина, к которым относится БД.

13*. Указывают число описанных в БД объектов, с указанием типа объекта (документов, статей и т.д.). Например, 102855 записей документов.

14*. Указывают период времени между очередными актами пополнения (обновления) БД. Например: ежемесячно; ежедневно; по мере поступления новых документов и т.д.

15*. Указывают объем изменения (пополнения) базы данных за какой-либо период.

Способ записи: абсолютное значение или процентное отношение к общему объему базы данных. Например: по количеству вновь поступивших документов; 200 записей в день; около 1300 записей в месяц и т.д.

16*. Указывают характер изменений, вносимых при обновлении данных в соответствии со следующим перечнем: полная замена данных; добавление записей; удаление записей; замена в отдельных полях записи; сохранение прежних версий.

18*. В свободной форме указывают полное или сокращенное наименование операционной системы, ее версию, граничные значения версии, диапазон версий.

21*. Раскрывают другие поисковые возможности: автор; организация/мероприятие; год издания; персоналии; заглавие; штрих-код/инвентарный номер и др.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.

Приложение 4. Положение о каталоге/картотеке

к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры