Методические указания по заполнению паспорта на каталог/картотеку

Паспорт заполняют отдельно на каждый каталог или картотеку. При первоначальном заполнении в паспорт переносят сведения из имеющихся в отделах документов (дневники работы с каталогом или картотекой и др.). При отсутствии документации, в паспорт включают сведения, полученные в результате анализа.

Все сведения заносят в паспорт в полной форме без сокращений, четким разборчивым почерком. Некоторые пункты паспорта заполняют подчеркиванием соответствующих сведений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение каталога/ картотеки.

При заполнении пунктов 10, 12, 15, 17, 20 необходимо иметь в виду следующее:

10*. Слева в столбик перечисляют все отделы-фондодержатели, сначала основных, затем подсобных фондов. Справа отдельным столбцом перечисляют все виды документов, которые присутствуют в данном каталоге/картотеке, например, для картотек указывают: «статьи из газет, журналов, продолжающихся изданий и сборников».

12*. Указывают способ группировки материала: основной ряд – алфавитный, систематический, хронологический, нумерационный, тематический. Сведения об организации материала в пределах каждого деления дают подробно, отражают исключения из общих правил, специфику организации карточек в каталоге.

15*. Элементы описания не указывают. Перечисляют все пометки служебного характера, в том числе регистрационный номер, индексы, справки о добавочных записях, принятые условные обозначения и т.п. если служебные пометки на карточках отсутствуют, то это отмечают в паспорте.

17*. Указывают особенности внутреннего и внешнего оформления. Внутреннее – разделители, их виды, принятые формы, размеры, цветовое решение. Внешнее – нумерация ящиков, оформление этикеток, цветовое решение этикеток.

20*. К средствам наглядной информации и пропаганды относят плакаты, объявления, справочные и информационные установки, листовки, буклеты и пр.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.

Приложение 3. Паспорт на бд

к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры

Паспорт

Название БД– «__________________________________________________________»

Автоматизированная система– ________________________________________________

Версия БД–____________________________

Дата создания– ____________________________

Владелец БД– ______________________________________________________________

Кем создается– ______________________________________________________________

Тип БД –______________________________________________________________

Вид БД–______________________________________________________________

Назначение БД – ______________________________________________________________

Тип документов(объектов) – ____________________________________________________

Тематика БД – ____________________________________________________________

Естественный язык– русский, __________________________________________________

Число записей – ____________________________________________________________

Период обновления– ежедневно, еженедельно, ежемесячно, другое ___________________

_{(подчеркнуть нужное)}

Интенсивность обновления– _________________ записей

Режим обновления– добавление / замена / удаление записей

_{(подчеркнуть нужное)}

Ежегодный прирост– _________________ записей

Операционная система– _____________________________________________________

Хронологические рамки – с ________ года по _______ год

Информационно-поисковые языки (ББК, предметные рубрики, ключевые слова) – ______

______________________________________________________________________________

Другие поисковые возможности – ________________________________________________

______________________________________________________________________________

Степень свертывания информации о документе(БО, реферат, аннотация, ключевое слово) – _______________________________________________________________________________

Дата составления паспорта– «____» __________________ 200 г.

Положение (дата утверждения) – «____» __________________ 200 г.

Ответственный за ведение БД (должность) – _________________________________________

Отметки о ежегодной проверке паспорта

№ п/п	Дата проверки	Число записей	ФИО ответственного лица	Подпись
1.