3. Содержание базы данных

1. В БД отражаются фонды:

• сектора хранения периодики отдела хранения основного фонда;

• отдела краеведческой литературы и библиографии;

• зала текущей периодики;

• отдела абонемента;

• информационно-библиографического отдела;

• сектора отечественных региональных рукописных и печатных памятников;

• научно-методического отдела;

• сектора местной печати.

1. БД отражает следующие виды документов:

• статьи из периодических изданий;

• периодические издания.

4. Структура базы данных

1. БД структурирована по полям библиографических записей в соответствии с форматом UNIMARC, используемым системой ИРБИС, имеет регистрационную часть отдельных номеров журналов и газет и кумуляцию.

5. Организация, ведение и редактирование базы данных

1. БД организована на основе библиографических записей, составленных отделом комплектования и обработки литературы (ОКиОЛ), информационно-библиографическим отделом (ИБО), отделом краеведческой литературы и библиографии (ОКЛиБ), научно-методическим отделом (НМО), залом текущей периодики (ЗТП), отделом искусств (ОИ), сектором отечественных региональных рукописных и печатных памятников (СОРРиПП) и записей, заимствованных из библиотек округа и РКП, доработанных в соответствии с требованиями справочного аппарата ГБЮ.

2. Организация, ведение и редактирование БД осуществляются сотрудниками отдела каталогизации, ОКиОЛ, ИБО, ОКЛиБ, НМО, ЗТП, СОРРиПП при программном и техническом сопровождении отдела автоматизации и информационных технологий.

3. Обязанности структурных подразделений по организации БД:

   1. Отдел комплектования и обработки литературы:

• создание первоначальной библиографической записи на новые названия периодических изданий;

• регистрация текущих поступлений;

• редактирование библиографической записи при появлении уточненных данных о периодических изданиях;

• отметка о новом месте хранения периодических изданий;

• внесение информации об исключенных экземплярах периодических изданий постоянного хранения (с 2006 г. издания) из фонда библиотеки (при этом библиографическая запись и информация об исключенных экземплярах периодических изданий в БД остаются).

1. Информационно-библиографический отдел:

• создание аналитической записи из периодических изданий;

• редактирование библиографических записей, заимствованных из РКП;

• внесение информации «См. в папке …» в аналитические записи исключенных экземпляров периодических изданий.

1. Отдел краеведческой литературы и библиографии:

• создание аналитической записи из периодических изданий краеведческого характера;

• редактирование ретроспективных аналитических записей из периодических изданий краеведческого характера;

• внесение информации «См. в папке …» в аналитические записи исключенных экземпляров периодических изданий.

1. Научно-методический отдел:

• создание аналитической записи из периодических изданий по библиотечному делу.

1. Зал текущей периодики:

• создание аналитической записи из литературно-художественных журналов.

1. Сектор отечественных региональных рукописных и печатных памятников:

• создание аналитической записи из периодических изданий из фонда сектора.

1. Отдел каталогизации:

• редактирование аналитических записей из периодических изданий;

• редактирование словарей;

• удаление аналитических записей (без примечания «См. в папке …») из исключенных номеров периодических изданий временного хранения;

• удаление информации из БД об исключенных номерах периодических изданий временного хранения из фонда библиотеки по истечении сроков хранения;

• отбор и экспорт аналитических записей для отправки в библиотеки округа;

• снятие блокировок.