6. Поисковый аппарат

1. Поисковый аппарат БД представляет собой совокупность словарей, сформированных по всем полям библиографической записи:

• автор;

• заглавие;

• коллектив/мероприятие;

• вид/тип документа;

• заглавие - источник статьи;

• год издания;

• предметные рубрики;

• ключевые слова;

• индексы ББК;

• место хранения и другое.

7. Использование и сохранность базы данных

1. Доступ к БД обеспечивается в режиме реального времени в локальной сети.

2. Ввод информации и редактирование БД осуществляют сотрудники, имеющие право доступа к ней.

3. Ответственность за ведение БД несет главный библиотекарь сектора электронного каталога отдела каталогизации.

4. Сохранность БД обеспечивают сотрудники отдела автоматизации и информационных технологий созданием ежедневных страховых копий.

V. Инструкция по ведению генерального алфавитного каталога государственной библиотеки югры

1. Общие положения

1. Генеральный алфавитный каталог (ГАК) является частью справочно-библиографического аппарата Государственной библиотеки Югры.

2. ГАК полно информирует сотрудников и читателей библиотеки обо всех изданиях, имеющихся в ее фондах и используется для поиска по следующим типам запросов:

• имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес (местонахождение и шифр);

• какие произведения данного автора имеются в библиотеке;

• какие переиздания данного произведения имеются в фондах;

• в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора;

• какие выпуски входят в ту или иную серию;

• запрос на библиографическое уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано и дополнено и др.

1. Ведение и редактирование ГАК проводится на основе единых методических принципов.

2. Основными документами, регламентирующими организацию и ведение ГАК, являются:

• Положение о системе каталогов, картотек и баз данных Государственной библиотеки Югры;

• Положение о генеральном алфавитном каталоге;

• Паспорт на ГАК;

• ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание»;

• ГОСТ 7.80–2000 «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления»;

• ГОСТ 7.12–93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила»;

• ГОСТ 7.76–96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»;

• ГОСТ 7.51–98 «Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление»;

• Российские правила каталогизации [Электронный ресурс]. Ч. 1. – М., 2004;

• Российские правила каталогизации [Электронный ресурс]. Ч. 2. – М., 2005;

• методические решения Совета по каталогизации;

• настоящая Инструкция.

1. Организация, ведение и редактирование ГАК осуществляется сотрудниками зала каталогов отдела каталогизации и сотрудниками сектора обработки отдела комплектования и обработки.

2. Обязанности структурных подразделений по ведению и редактированию ГАК:

1. Сектор обработки отдела комплектования и обработки:

• оформление, тиражирование и предоставление каталожных карточек;

• внесение в ГАК сведений о повторных поступлениях изданий.

1. Зал каталогов отдела каталогизации:

• расстановка карточек в каталог;

• внесение исправлений в шифр документов;

• проставление в каталоге отметок о переводе и выбытии издания;

• изъятие карточек на списанные издания;

• редактирование каталога текущее (устранение заставок) и плановое (полное и выборочное);

• внешнее и внутреннее оформление каталога.

7. Сотрудники Зала каталогов отдела каталогизации ведут учет работы с ГАК (расстановка, изъятие, редакция и замена карточек и разделителей) в дневнике работы с каталогами. Сведения на основе дневника работы вносятся в паспорт каталога.