Порядок выполнения

1. Оформите выписку из приказа по основной деятельности:

А) по вопросу, касающегося главного бухгалтера:

ЗАО «АКРУС», об изменении графика работы в связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова В.И. от 05.11.06 г. По приказу: начальнику технического отдела Волкову М.И. необходимо организовать работу отдела в субботние дни в период с 15.11.06 г. по 15.12.06 г.; главному бухгалтеру Славину О.Б. – подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 17.11.06 г.; главному инженеру Зимину В.И. – организовать контроль за исполнением приказа. Подписал генеральный директор. Все недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

Б) по вопросу создания комиссии:

Директор общества с ограниченной ответственностью "Стрела", зарегистрированного в г. Тверь, В.М. Комаров 13 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе общества. Инвентаризация проводилась в связи с заключением договора с фирмой "Логистика" о полной реконструкции и современном оснащении склада готовой продукции. Директор распорядился о создании комиссии под председательством заместителя директора Ю.И. Токарева с участием главного бухгалтера Т.Ф. Бородкиной и начальника хозяйственного отдела В.С. Данилова. Директор поручил к 20 октября представить на утверждение отчеты о состоянии складского учета (на 1 октября), об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) и готовой продукции (по состоянию на 15 октября). Все недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

2. Оформите выписку из приказа по основной деятельности (практическая работа № 8, контрольный вопрос 2).

Контрольные вопросы

1. Сформулируйте общее и отличия в оформлениивыписок из приказов и приказов.

2. Для чего оформляются выписки из приказов? Приведите примеры их использования.

3. Секретарю генерального директора ЗАО "Салют" необходимо заверить копию приказа генерального директора для рассылки по подразделениям ЗАО. Какой из вариантов заверения копии будет правильным?

а) Верно

Секретарь Подпись Инициалы, фамилия

Дата Печать

б) С подлинным верно

Подпись Фамилия, инициалы

в) Копия верна

Секретарь Подпись Инициалы, фамилия

Дата

4. Копия приказа генерального директора ЗАО "Салют" необходима сотруднику одного из подразделений ЗАО для ведения переговоров с партнерами Общества. Как секретарь генерального директора должен заверить копию?

Практическая работа № 9

Оформление служебных писем

Цель выполнения работы: научиться составлять и оформлять служебные письма.

Перед началом выполнения работы необходимо знать:

понятия «документ», «реквизит документа», виды справочно-информационных документов, требования, предъявляемые к их оформлению.

После окончания выполнения работы необходимо уметь:

составлять и оформлять различные виды служебных писем.

Оборудование(приборы, материалы, дидактическое обеспечение):

[1] - § 6.1-6.8, [2] - § 5.5, [3] - § 5.3.

Теория

Письмо— обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Структура оформления письма:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	Адресат: Наименование организации-получателя (в именит. падеже) Наименование должности руководителя, которому адресован документ, И.О. Фамилия (в дат. падеже) Справочные данные об организации
Справочные данные об организации (адрес, телефон и др.)
Дата № _________ (заполняется организацией-отправителем)
На № ____________ от ___________ (заполняется организацией-получателем при получении ими письма, исключение: ответные письма, в которых организация-отправитель сама вносит дату и номер из документа, на который отвечает)
Заголовок к тексту (О чем?) Текст документа. Приложения: … Наименование должности __________ И.О. Фамилия (подпись)

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

Виды писем:

Сопроводительное письмоинформирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.

Письмо-запроссодержит просьбу о предоставлении какой-либо информации.

Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Гарантийное письмообеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Письма-ответы(отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа. Например:Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Кутузов» нет возможности из-за отсутствия свободных мест. или Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Договорное письмоявляется разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например:Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от...., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.

Письмо-предложение (оферта)представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретных ее условий. Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос или по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено­вание прелагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При ответе на оферту в случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Это письмо называется акцепт. Принятием предложения является выдача заказа или заключение договора.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (например, с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т.д.), он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

Пример оформления письма-предложения (оферты):

ОАО «Краснопресненский Директору ОАО «Красный октябрь» сахарорафинадный завод» Е.Н.Смирновой ул. Мантулинская, д. 7 Берсеневская наб., д.6 Москва, 116046 Москва, 119072 Тел. 256-05-30, факс 256-25-35 21.04.2008 № 47 На № _________ от __________ Уважаемая Елена Николаевна! Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием к нашему предыдущему посланию. ОАО «Краснопресненский сахарорафинадный завод» делает Вам предложение (оферту) о поставке сахара-песка на следующих условиях: Количество — от 10 тонн. Качество — соответствующее требованиям ОСТ 5682. Упаковка — п/э мешки весом 50 кг в стандартных контей­ нерах для ж/д или автотранспортом. Условия поставки - доставка ж/д транспортом (фрахт) или нашим автотранспортом. Цена - 11 100 руб. за тонну. Срок поставки — в течение 3 дней с момента получения или подтверждения об оплате. Условия оплаты - 100% предоплаты. Дополнительные условия — возврат тары (контейнеров), являющихся собственностью поставщика или перевозчика. Будем благодарны Вам за возможно более скорый ответ по существу данного предложения. Срок действия предложения — 30 дней со дня отправки. С уважением, Директор ОАО «Краснопресненский сахарорафинадный завод» __________ С.С. Светлов

Пример оформления ответа на письмо-предложение (акцепта):

ОАО «Красный октябрь» Директору ОАО «Краснопресненский Берсеневская наб., д.6 сахарорафинадный завод» С.С. Светлову Москва, 119072 ул. Мантулинская, д. 7 Тел./факс 200-55-99 Москва, 116046 14.05.2008 № 18 На № 47 от 21.04.2008 Уважаемый Сергей Сергеевич! Настоящим письмом подтверждаю наше согласие на закупку у Вас сахара-песка на следующих условиях: Количество — 100 тонн. Качество - соответствующее требованиям ОСТ 5682. Упаковка — п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д или автотранспортом. Условия поставки — самовывоз. Цена — 11 100 руб. за тонну. Срок поставки — в течение 3 дней с момента представления подтверждения об оплате. Условия оплаты - 100% предоплаты. Дополнительные условия — возврат тары (контейнеров), являющихся собственностью поставщика или перевозчика, при вывозе второй и последующей партий товара. При Вашем согласии прошу завизировать оба экземпляра прилагаемого проекта договора о поставках, после чего один экземпляр выслать в мой адрес. Приложение: проект договора о поставках на 4 л., в 2 экз. Директор ОАО «Красный октябрь» __________ Е.Н.Смирнова