ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Ярославский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет путей сообщения»
РАССМОТРЕНО Цикловой комиссией «Дисциплин «Экономики и управления»» Протокол № __ от __.__.201_ г.		УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора филиала по учебно-методической работе _________ М.К. Лебедев «__» ___________ 201__ г.

Методическое пособие

для практических занятий по учебной дисциплине

Документационное обеспечение управления

3 Семестр

Специальность: 034702.51 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

2013

Практическая работа № 1

Изучение ГОСТ Р 6.30-2003

Цель выполнения работы: изучить состав и содержание ГОСТ Р 6.30-2003

Перед началом выполнения работы необходимо знать:

понятие стандарта, состав документов, регламентирующих документационное обеспечение управления

После окончания выполнения работы необходимо уметь:

свободно ориентироваться в составе и содержании ГОСТ Р 6.30-2003

Оборудование(приборы, материалы, дидактическое обеспечение):

[1] - § 3, [2] - § 5.2, [3] - § 4.2.

Теория

Нормативно-методическая база ДОУ– это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Вопросы ДОУ регулируются следующими нормативно-правовыми актами:

1) Конституция Российской Федерации (принята 12 декабря 1993 г.).

2) Кодексы и законы РФ:

• Гражданский кодекс Российской Федерации

• Трудовой кодекс Российской Федерации

• Уголовный кодекс Российской Федерации

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

• Федеральный закон «Об электронной подписи»

• Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

• Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках»

3) Государственные и отраслевые стандарты:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

• ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения

• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

• ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи

• Альбом унифицированных форм первичной учетной документации

4) Общероссийские классификаторы:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

5) Государственные инструкции по делопроизводству:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

6) Инструкции по делопроизводству конкретного предприятия

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях:

• сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов,

• типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач,

• снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов,

• достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унификация документов предполагает:

• установление номенклатуры (перечня) действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

• разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

• разработку структур документов;

• создание общих синтаксических правил построения документов.

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта (нормативного документа, устанавливающего единые правила, нормы, требования).

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Существует множество документов по стандартизации:

• международные стандарты,

• межрегиональные стандарты,

• государственные стандарты (ГОСТ),

• отраслевые стандарты (ОСТ),

• правила, нормы и рекомендации в области стандартизации,

• стандарты предприятий, организаций и учреждений (СТП, СТО, СТУ).

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительные документы.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;

• требования к оформлению реквизитов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.