Порядок выполнения

1. Оформите распоряжениефирмы «Эталон» о проведении ремонтных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3 директор предприятия Попов Л.Б. обязывает провести ремонтные работы в цехе № 3, ответственный – начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И., срок исполнения – 15.11.06 г.; контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.

2. Оформите указание: фирмы «Эталон» о графике отпусков на 2007 г. Для составления графика отпусков на 2007 г. заместитель директора фирмы Абрамов П.И. предложил руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2007 г., срок представления списков – 14.12.06 г.; отделу кадров составить сводный график отпусков работников фирмы на 2007 г. и представить его на утверждение в дирекцию фирмы, ответственный – начальник отдела кадров Панкратов О.Ю., срок представления графика – 20.12.06 г.

Контрольные вопросы

1. В чем особенность формулировки вводной (констатирующей) части указаний и распоряжений?

2. Сформулируйте общее и отличия в оформленииуказаний и распоряжений.

3. В чем особенность оформления подписи указаний и распоряжений?

4. Приведите примеры глаголов-связок указаний и распоряжений.

Практическая работа № 8

Оформление приказов

Цель выполнения работы: научиться составлять и оформлять приказы по основной деятельности

Перед началом выполнения работы необходимо знать:

понятия «документ», «реквизит документа», виды распорядительных документов, требования, предъявляемые к их оформлению.

После окончания выполнения работы необходимо уметь:

составлять и оформлять приказы по основной деятельности.

Оборудование(приборы, материалы, дидактическое обеспечение):

[1] - § 5.3.1, 5.4, [2] - § 5.4, 6.2, [3] - § 5.2.

Теория

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Констатирующая и распорядительная часть отделяются друг от друга логической связкой – ключевым словом приказываю.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Как правило, при создании документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставле­ния на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме. Копии бывают следующих видов:

• полная копия;

• выписка;

• отпуск.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

• в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

• воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

• из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

• воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

• проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите 22 «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати.

Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного пись­ма, направляется адресату. На втором экземпляре документа простав­ляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшиф­ровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

Структура выписки из приказа по основной деятельности:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ выписка из приказа Дата (приказа) № (приказа) Место издания Заголовок к тексту (О чем?) Констатирующая(вводная) часть переписывается полностью приказываю: 1. Из распорядительнойчасти выписываются нужные пункты (нумерация пунктов должна соответствовать приказу вне зависимости от того, каким по счету пункт будет в выписке). Наименование должности руководителя организации И.О. Фамилия Верно Наименование должности лица, заверяющего выписку _______________ И.О. Фамилия Дата (подписания выписки) (подпись)