ОЕФ

351

Додаток 9.2

КОРОТКІ ВКАЗІВКИ по застосуванню і заповненню спеціалізованих (внутрішньовідомчих)

форм первинного управлінського обліку

Штамп приймання (форма № АП-1)

При прийманні товарів, що доставляються централізованим шляхом чи в порядку кільцевого завезення, матеріально відповідальні особи на всіх примірниках накладної, що повертаються водію чи експедитору, проставляють штамп аптечного закладу і своїм підписом (при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності не менша двох членів бригади) підтверджують факт приймання товарів. У цих документах указуються також розбіжності (якщо вони мали місце) між фактичною наявністю товарів і даними накладних.

На примірнику супровідного документа, що залишається у матеріально відповідальної особи і надалі додається до товарного звіту, проставляється штамп приймання, що зберігається у завідувача аптечним закладом.

Акт про встановлену розбіжність у кількості і якості при прийманні товару (форма № АП-2)

Акт про встановлену розбіжність у кількості і якості при прийманні товару складається приймальною комісією в тих випадках, коли встановлено нестачу, бій, брак і псування товарів. Акт повинен затверджуватися керівником аптечного закладу.

Для участі в прийманні товарів і складанні акта запрошується представник аптечного складу чи постачальника, незацікавленої організації чи громадськості аптеки. Посвідчення представника додається до акта.

Усіреквізитиактаповиннібутизаповненічіткоірозбірливо,томущовінєдокументом,напідставіякоговисуваютьпретензіїіпозовипровідшкодування зайво сплачених сум.

Акт складається в трьох примірниках. Перший примірник подається в організацію, якій підпорядкована аптека чи господарський суд як документ, що обґрунтовує позов, другий примірник додається до приймального акта і разом з реєстром прибуткових документів передається в бухгалтерію для облікових записів і наступного збереження в архіві, а третій примірник призначений для постачальника і вручається його представнику (якщо він брав участь у прийманні) чи пересилається поштою як додаток до претензійного листа.

Реєстр прибуткових накладних (форма № АП-3)

Заповнюється в двох примірниках бухгалтером аптечного закладу на підставі накладних, отриманих з аптечного складу.

352

Акт приймання лікарської сировини

(форма № АП-4)

Застосовується в аптечних закладах для обліку і розрахунків за прийняту від населення лікарську рослинну сировину.

Квитанція виписується матеріально відповідальною особою в трьох примірниках. Перший примірник є підставою для видачі грошей з каси і додається до видаткового касового ордера, другий додається до звіту матеріально відповідальної особи, третій — видається заготівнику.

Журнал реєстрації надходження товарів за групами (форма № АП-5)

У журналі проводиться облік товару, що надійшов у аптеку по груповому асортименту (мінеральна вода, медикаменти і хімтовари, перев’язувальні матеріали та предмети догляду за хворими, мило туалетне, парфумерія, окулярна оптика ін.).

Зобов’язання на прийняті напрокат медичні товари (форма № АП-6)

Зобов’язання заповнюється у двох примірниках. Перший примірник залишається в аптечному закладі разом із пробитим чеком, другий передається хворому. Про продовження терміну прокату на зобов’язанні робиться дозвільний напис.

Журнал видачі медичних товарів напрокат (форма № АП-7)

Журнал ведеться керівником (його заступником) аптечного закладу чи керівником бригади при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності.

Записи в журнал проводяться відразу по мірі відпуску предметів на прокат чи при їхньому поверненні. Продовження прокату записується окремим рядком.

Реєстр рецептів на пільговий відпуск медикаментів (форма № АП-9)

Реєстр передається лікувально-профілактичним закладам для оплати виписаних ними рецептів на безкоштовний чи зі знижкою відпуск медикаментів хворим. Використовується як супровідний документ.

Реєстри на безкоштовний відпуск медикаментів і на відпуск їх зі знижкою складаються окремо.

Реєстр складається в двох примірниках і підписується керівником аптечного закладу і бухгалтером. Перший примірник реєстру вручається посадовій особі лікувально-профілактичного закладу під розписку на другому примірнику, що залишається в бухгалтерії.

353

Журнал обліку лабораторних і фасувальних робіт (форма № АП-11)

У журналі облік лабораторних і фасувальних робіт ведеться окремо.

Журнал використовується в аптечних закладах для обліку і контролю за виконанням лабораторних і фасувальних робіт. У журналі визначений порядок обліку і контролю за:

–виконанням лабораторних і фасувальних робіт;

–оприбуткуванням чи списанням сум за різницею вартості медикаментів, використованих для виготовлення продукції з них;

–результатами округлення цін за одиницю фасовки.

Усі записи в журналі проводяться негайно після закінчення відповідної роботи.

При лабораторних роботах у графі 4 показуються всі отримані інгредієнти, що входять до складу внутрішньоаптечної заготовки. У графі 7 показується роздрібна ціна товару (сировини) і посуду, виданих для фасовки, а в графі 14 — фактична роздрібна ціна за одиницю фасовки готової продукції, виходячи з роздрібної вартості медикаментів (сировини) і упакування.

Наприкінці місяця підраховуються суми по графах 8 і 15, а різниця — результат округлення — показується в графах 20 і 21 по кожній лабораторній роботі чи виду фасовки. У журналі враховується вартість і кількість відпущеного населенню за рецептами спирту в чистому вигляді.

Журнал лабораторних і фасувальних робіт повинний бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою і підписом керівника вищестоячої організації.

Довідка про дооцінку та уцінку по лабораторних і фасувальних роботах, реалізації робіт і послуг (форма № АП-12)

Довідка складається наприкінці місяця на підставі даних, підрахованих наприкінці місяця в журналі обліку лабораторних і фасувальних робіт (форма № АП-11) та у журналі видачі медичних товарів напрокат (форма № АП-7), зі зведених документів по послугах ремонту й інших видів зроблених послуг.

Довідка складається в одному примірнику і включається в товарний звіт аптечного закладу у роздрібних цінах.

Акт про списання засобів на господарські потреби (форма № АП-13)

Акт складається на видачу медичних товарів для витрат на господарські потреби. Записи проводяться матеріально відповідальними особами. Акт складається щомісяця у двох примірниках. Перший примірник акта передається до централізованої бухгалтерії. Другий примірник залишається в аптечному закладі і додається до звіту.

354

Журнал обліку медичних товарів, витрачених

для надання першої медичної допомоги (форма № АП-14)

Журнал ведеться всіма аптечними закладами. До початку записів книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена печаткою і підписом керівника організації, якій підпорядкована аптека.

Записи до журналу проводяться відразу ж після надання допомоги.

Довідка про використання товарів на надання першої медичної допомоги (форма № АП-15)

Довідка складається щомісяця в двох примірниках на підставі записів про поточні витрати підсумками даних форми № АП-14. Довідка складається в розрізі відділів (матеріально відповідальних осіб) і включається в товарний звіт.

Накладна-вимога (форма № АП-16)

Накладні-вимоги нумеруються порядковими номерами з початку року і виписуються в трьох примірниках лікувально-профілактичними закладами з заповненням граф 1, 3, 4, 5, інші графи заповнює аптечний заклад. Лікувально-профілактичний заклад встановлює особу, відповідальну за підпис у накладній-вимозі самостійно і повідомляє про це аптечний заклад.

Перший примірник віддається представнику лікувально-профілактичного закладу, другий залишається у матеріально відповідальної особи, третій примірник передається разом з товарним звітом в бухгалтерію аптечного закладу.

Витратно-прибуткова накладна (форма № АП-17)

Витратно-прибутковими накладними в аптеці оформлюють передачу іншим організаціям товарно-матеріальних цінностей.

Реєстр виписаних покупцям накладних-вимог (рахунків) (форма № АП-18)

Реєстр складається аптечними закладами, які відпускають медикаменти лікувально-профілактичним закладам та іншим покупцям за безготівковим розрахунком. В ньому відображається загальна сума оптового товарообігу за місяць.

Акт на переведення у товар лікарської рослинної сировини (форма № АП-19)

Матеріально відповідальними особами оприбуткування лікарської рослинної сировини як товару оформляється актом після одержання задовільного аналізу.

Акт складається у двох примірниках комісією, до складу якої входять: керівник аптечного закладу, матеріально відповідальна особа. Перший примірник акта служить підставою для оприбуткування лікарської рослинної сировини як товару і разом з іншими прибутковими документами додається до товарного звіту. Другий примірник залишається в аптечному закладі.

355

Акт про псування товарно-матеріальних цінностей

(форма № АП-20)

Акт про псування товарно-матеріальних цінностей складається в трьох примірниках окремо по кожній групі цінностей (медикаменти, тара і т. д.) у момент виявлення факту псування чи при інвентаризації спеціально призначеною інвентаризаційною комісією з установленням причин псування і винних осіб.

В акті непридатні товари і тара вказуються в оптових та роздрібних цінах. До акта повинні бути прикладені пояснення винних у псуванні цінностей. Два примірники акта подаються на затвердження згідно з Постановою КМ України за № 116 від 22.01.96 р. «Про затвердження порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» і Інструкції № 69. Третій примірник зберігається у матеріально відповідальної особи і додається до товарного звіту при списанні цінностей. Визначення розміру збитків від псування матеріальних цінностей проводиться на підставі вищезазначених документів.

Акт про переоцінку товарів (форма № АП-21)

Застосовується для оформлення переоцінки товарів. Акт складається в двох примірниках комісією з обов’язковою участю представника організації, якій підпорядкована аптека.

Товарний звіт дрібнороздрібної мережі

(форма № АП-24)

Товарний звіт складається матеріально відповідальними особами дрібнороздрібної мережі (аптечних пунктів, кіосків) у двох примірниках не рідше одного разу на місяць.

В прибутковій частині звіту робиться запис документів, якими оформляється надходження товарів (рахунка, накладної чи товарно-транс- портної накладної і т. д.).

У видатковій частині звіту сума реалізації вказується на підставі суми реалізації по РРО та розрахункових квитанціях, інші види витрат (відпуск в порядку внутрішнього переміщення, відпуск лікувальним установам, включаючи і безкоштовний чи частково оплачуваний відпуск ліків хворим деяких категорій, уцінка, списання по актах, довідках і т. п.) відображаються на підставі відповідних документів по кожному документу окремо.

Товарний звіт (форма № АП-25)

Заповнюється відділом аптечного закладу в двох примірниках щомісячно.

356

Акт про перевірку наявності коштів у касі (форма № АП-29)

Акт форми № АП-29 заповнюється при проведенні інвентаризації грошових коштів у касі з заповненням фактичної суми залишку коштів на місці проведення розрахунків з покупцями, а також різниці між фактичними даними і даними лічильників РРО (суми розрахункових квитанцій).

Посвідчення (форма № АП-33)

Посвідчення видається працівникам аптечних закладів, яким як представникам громадськості доручено брати участь при прийманні товарів, що надійшли від постачальників.

Список осіб, що можуть бути притягнуті до участі в прийманні товарів, визначається рішенням профкому (номер протоколу і дата вказуються в посвідченні). Кожен представник громадськості може брати участь у прийманні товарів не більш двох разів на місяць. Посвідчення не може бути видане матеріально відповідальним і підлеглим їм особам, а також працівникам, зв’язаним з обліком, збереженням, прийманням і відпуском матеріальних цінностей.

Представник громадськості призначається в тих випадках, коли в прийманні не беруть участь представники постачальника чи незацікавленої організації.

Рахунок (форма № АП-37)

Рахунок виписується аптечним закладом при відпуску товару й інших матеріальних цінностей, а також за надання послуг разовим покупцям і іншим організаціям.

Рахунок виписується у двох примірниках. Перший примірник рахунку вручається покупцю для оплати, другий — залишається в аптечному закладі.

Накладна (форма № АП-38)

Виписується аптечним закладом стороннім покупцям у трьох примірниках.

Зведений опис інвентаризаційних аркушів

відділу аптеки (форма № АП-45)

Зведений опис інвентаризаційних аркушів складається для полегшення підрахунку підсумків інвентаризаційних описів по аркушах. Підсумок зведеного опису повинен дорівнювати заключним даним інвентаризаційного опису.

Зведена інвентаризаційна відомість

по аптеці (форма № АП-46)

Зведена інвентаризаційна відомість по аптеці складається для полегшення підрахунку результатів інвентаризації по аптеці в цілому.

357

Розрахунок природних втрат товарів

(форма № АП-47)

Розрахунок природних втрат товарів складається в роздрібних аптечних закладах за встановленими нормами тільки при виявленні нестачі цінностей.

У графі 3 вказується оборот за роздрібними цінами за міжінвентаризаційний період по товарах, для яких установлені норми втрати. У графі 4 проставляється нормативна сума природних втрат за роздрібними цінами.

Розрахунок складається по кожній матеріально відповідальній особі окремо за кожен міжінвентаризаційний період. Дані розрахунку включаються в акт результатів інвентаризації.

Оборот включається в розрахунок за даними бухгалтерського обліку. Розрахунок підписує бухгалтер, що склав його. Право затвердження розрахунку надається керівнику аптечного закладу.

Акт результатів інвентаризації

(роздрібно-аптечної установи) (форма № АП-48)

Акт результатів інвентаризації складається в цілому по аптечному закладу. У ньому визначаються результати по кожному відділу (у необхідних випадках по кожній матеріально відповідальній особі).

Акт результатів інвентаризації складається за даними бухгалтерського обліку (графа «Числиться за даними обліку»), на підставі інвентаризаційних описів (графа «Фактичні залишки по опису»), розрахунків природних втрат (графа «Нараховано природних втрат за нормами»). Інші показники визначаються інвентаризаційною комісією разом із працівниками бухгалтерської служби.

До акта додаються розрахунки природних втрат, у необхідних випадках пояснення матеріально відповідальних осіб. Після складання і підписання акт з усіма документами, що його обґрунтовують, подається на затвердження керівнику.

Акт про списання допоміжних матеріалів (форма № АП-53)

Акт про списання допоміжних матеріалів складається матеріально відповідальними особами і надається в бухгалтерію один раз на місяць. Він є підставою для списання допоміжних матеріалів.

Акт на списання використаного палива (форма № АП-55)

Акт призначений для оформлення витраченого за місяць палива. Акт складається в двох примірниках: один передається в централізовану бухгалтерію, другий залишається в аптечному закладі.

В акті вказується, з якою метою було витрачене паливо (на опалення аптеки, на виготовлення дистильованої води і т. д.) і проводиться розподіл вартості витраченого палива.

358

Акт про списання матеріалів на поточний ремонт

(форма № АП-58)

Акт призначений для оформлення витрачених за місяць матеріалів на поточний ремонт. Акт складається в двох примірниках, перший передається в централізовану бухгалтерію, а другий залишається в аптечному закладі.

Акт складається за видами матеріалів із зазначенням обсягу виконаних робіт.

Квитанція на замовлені ліки (форма № АП-59)

Квитанція заповнюється при прийомі рецепта на індивідуальне виготовлення лікарського засобу в одному примірнику.

Корінець квитанції служить підставою для обліку лікарських засобів, виготовлених екстемпорально. Квитанції комплектуються по 50– 100 штук у книжку.

Акт про списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № АП-60)

Акт складається при списанні малоцінних і швидкозношуваних предметів після завершення періоду їхнього фактичного використання. Після завершення періоду експлуатації комісія визначає причину списання. При необхідності до акта додається висновок фахівців сторонньої організації (списання електронних та електромеханічних приладів).

Вибірковий лист для обліку пільгових рецептів (форма № АП-64)

Журнал ведеться в аптечних закладах, які мають ліцензію на виготовлення лікарських засобів і дозвіл на пільговий відпуск ліків. Наприкінці робочого дня робиться підсумок за видами захворювань (графа 6).

Рецептурний журнал (форма № АП-65)

Журнал ведеться в аптечних закладах, які мають ліцензію на виготовлення лікарських засобів для обліку індивідуально виготовлених лікарських засобів (аналог квитанції на замовлені ліки, який може використовуватися аптеками з незначними обсягами робіт).

У графі 2 «Номер рецепта» проставляється нумерація рецептів один за одним з початку робочого дня (зміни). Наприкінці робочого дня (зміни) підраховується кількість рецептів по графі 2 і робиться підсумок по графі 10 «Вартість ліків».

Журнал обліку рецептури (форма № АП-71)

Журнал складається аптечним закладом на підставі підрахунку корінців квитанцій на замовлені ліки, підсумків рецептурного журналу

ікасових чеків на готові лікарські засоби наприкінці робочого дня (зміни) одним рядком.

Ужурналі щомісяця підраховуються підсумки і скріплюються підписами керівника та головного бухгалтера аптечного закладу (або

359

Стелажна картка (форма № АП-73)

Картка складається у відділах збереження складу, аптечному закладі в одному примірнику на кожну партію медичних товарів, що надійшла, і служить контрольним документом за реалізацією лікарських засобів по термінах придатності.

360

Журнал реєстрації прийомних актів (форма № АП-86)

Журнал реєстрації ведеться окремо для прийомних актів і служить контрольним журналом за рухом документів по приходу товарів. Журнали заводяться на рік у всіх відділах аптечних складів.

Реєстр прибуткових (видаткових) документів (форма № АП-87)

Реєстри складаються по приходу і витраті товарів по кожному відділу складу щомісячно.

Реєстри складаються у двох примірниках, один примірник реєстру разом з копіями прийомних і видаткових документів передається у відповідні відділи складу, другий разом із прибутковими і видатковими документами здається в бухгалтерію.

Реєстр накладних по відділу (форма № АП-88)

Реєстр складається за накладними з відпуску товарів відділами аптеки (за роздрібними цінами) щомісячно. В кінці місяця підраховується сума відпущених товарів за місяць.

Акт відобору зразків лікарських засобів для лабораторної перевірки їх якості (форма № АП-104)

Форма № АП-104 застосовується при здійсненні відобору зразків лікарських засобів для лабораторної перевірки їх якості в контрольноаналітичній лабораторії. В акті вказуються всі препарати, взяті для аналізу, їх кількість та вартість.

Акт приймання (форма № АП-105)

Акт приймання направляється постачальнику у випадку виставляння претензій. Комісія в присутності представника громадськості чи представника постачальника складає акт з обов’язковим заповненням усіх реквізитів п.п. 1–15. У таблиці (п. 13) робиться розрахунок нестачі, надлишків, бою чи браку. У п. 15 комісія визначає суму збитку згідно з фактичними даними та договірними зобов’язаннями.

Поворотна накладна (форма № АП-110)

Поворотна накладна застосовується у випадках, коли аптека повертає товар, оприбуткований згідно з діючим законодавством.