Posobie_MGU-1-pravka

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел "ВЫСТУПИЛИ" и оформляются по той же схеме.

6. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секретарь совещания, собрания или заседания.

Помните, что протокол – один из наиболее распространенных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, по существу характеризующую ход обсуждения вопросов.

16.3.Коммерческая корреспонденция

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческоеписьмо, зависит в конечномитогеуспех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору за-

203

проса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные языковые выражения: Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам…

(см. также таблицу на с. 86).

Образец письма-запроса

Уважаемый господин Логвинов Е.П.!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.05, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки… с поставкой в течение I квартала 2006 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях __________________________

________________________________________________________________________

Если продавец может сразу удовлетворитьF1F просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта)

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…; Качество товара соответствует об-

1Если продавец не может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выслать ему товар, он присылает ответ на запрос, который содержит информацию об отказе, об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.).

204

разцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др.

Образец оферты (трафаретное письмо)

Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам _______________________________________ в количестве

(наименование товара)

Качество – Упаковка – Цена – Срок поставки –

Условия платежа – Настоящее предложение действительно до ______________

С уважением Подпись

Ответ на предложение (оферту)

Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Образец № 1 ответа на предложение

Уважаемый___________________________________________. С благо-

дарностью подтверждаем получение Вашего предложения от

________________ __ на ____________________________________________

(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

205

Образец № 2 ответа на предложение

Уважаемый________________________________________

Благодарим за Ваше предложение от ________________________

на_____________________________________________________________________

(наименование товара)

и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.

Вопросы и задания

Внимание! При ответах на вопросы и выполнении заданий пользуйтесь таблицей на с. 207–208.

1.Какова основная задача распорядительных документов?

2.Назовите основные типы распорядительных и инструктивно-методи- ческих документов.

3.Каковы ключевые слова решения, приказа, протокола?

4.Перечислите основные виды служебных записок.

5.Какие разновидности коммерческих писем вам известны и каковы стандартные языковые модели, используемые при их составлении?

** *

Выскажите Ваше мнение!

1.В каком объеме, на ваш взгляд, современный человек, специалист XXI века, должен владеть навыками составления и оформления, языком и стилем деловых бумаг?

2.С вашей точки зрения, каких правил должен придерживаться пишущий деловые письма, чтобы достичь желаемые результаты?

Задания для самостоятельной работы

1.Составьте по одному (любому, на ваш выбор) распорядительному и инструктивно-методическому документу и одно коммерческое письмо.

206

2.Составьте список "магических" слов, обеспечивающих успех в бизнесе, т.е. слов, делающих деловые письма более убедительными и привлекающими больше внимания.

Полезные советы

1.Для того чтобы грамотно составлять деловые бумаги, приобретите для своей домашней библиотеки следующие книги: Кондратьева С.И., Маслов Е.Л. Деловая переписка. Учебное пособие. 2-е изд. М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002; Демин Ю.М. Деловая переписка. Образцы писем, служебных записок, отчетов, заявлений. М.: Бератор-Пресс, 2003.

2.Будьте внимательны при использовании образцов деловых бумаг, предлагаемых Интернетом, т.к. в некоторых из них возможны ошибки.

Индивидуальная работа

UТемы для докладов

1.Деловое письмо в России и за рубежом.

2.Формулы эффективности делового письма.

** *

207

208

ТЕМА 17. ЛИЧНЫЕ(ОФИЦИАЛЬНЫЕ) ДОКУМЕНТЫ И ИХ ВИДЫ

17.1.Виды управленческих документов

Слово документ происходит от лат. documentum, что означает "доказательство, свидетельство". В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функционально-

3) административно-организационные – устав, положение, должностная ин-

струкция; 4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-

отказ и др.; 6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости.

Каждый человек, поступая в учебное заведение или устраиваясь на работу, должен представить ряд личных документов, в частности: заявление, автобиографию, резюме. Как правильно их написать? Какова форма составления этих личных документов? Какие конструкции следует предпочесть? Рассмотрим образцы некоторых личных документов.

17.2.Заявление

Общая характеристика заявления

Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

209

Заявление пишется по следующей форме:

1.Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.

2.Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).

3.Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес.

4.Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.

Внимание! Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ставятся.

5.Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.

6.Подпись заявителя ставится внизу справа.

7.Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи

ислева.

Внимание! Подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой.

Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается сло-

вами (10 октября 2006 г.).

Взаявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому

иподобные.

210

32BТипичные языковые конструкции заявления

1.Для выражения причины в заявлении используются конструкции

спроизводными предлогами:

В конструкции с предлогом согласно нормой является употребление дательного падежа: согласно (чему?) – согласно приказу, согласно догово-

ру, согласно расписанию. Ошибочным является использование родитель-

ного падежа, т.е. *согласно расписания, плана и т.д.

2. Для того чтобы стиль заявления был кратким, необходимо уметь выразить мысль с помощью простого предложения, например:

3. В заявлении следует указывать точные и конкретные данные, на-

пример: предоставить академический отпуск с 1.10.07 г. сроком на 1 год; принять на работу с 1.02.07.; справка из поликлиники № 164 г. Москвы прилагается.

211

Образцы заявлений

Президенту фирмы "Сокол" г-ну Широкову А.Н. Варнавского А.В.,

проживающего по адресу: 103009, Москва, ул. Горького, д. 3/1,

кв. 245, тел.: 107-28-32

33BЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас принять меня на работу в фирму "Сокол" с 01.12.07 г. на должность бухгалтера расчетной части.

Варнавский А. В. (подпись)

12 ноября 2007 г.

Ректору Московской финансовоюридической академии проф. Борисову Е.А.

студентки II курса Института финансов группы ФII-1 Ивановой Г.Н.

34BЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас разрешить мне перевод на вечернее отделение II курса по специальности "Финансы" в связи с устройством на работу в филиал банка "Восток" на должность технического секретаря и невозможностью продолжать учебу в дневное время.

Иванова Г.Н. (подпись)

15 ноября 2007 г.

212