Posobie_MGU-1-pravka

5.Какие две тенденции развитияразговорного стиля речи?

Выскажите Ваше мнение!

Какая, по Вашему мнению, тенденция в разговорном стиле одержит победу? Аргументируйте свой ответ.

Задания для самостоятельной работы

Используя структурно-логическую схему на с. 184, постарайтесь проанализировать и добавить еще дополнительные компоненты речи.

Полезные советы

1.Проанализируйте свою речь. Введите "мораторий" на слова-

паразиты: якобы, как бы, ну, это и т.д.

2.Запишите (наберите на компьютере) слова и выражения, от которых Вам хотелось бы избавиться.

3.Не бойтесь признавать и исправлять свои ошибки. Вспомните рус-

ские пословицы: "Ошибка красна поправкой", "И на солнце пятна есть", "Лишь та ошибка, что не может быть исправлена".

Индивидуальная работа

UТемы для докладов

1.Особенности разговорного стиля речи.

2.Тенденции развития разговорного стиля речи.

3.Русский речевой этикет.

** *

183

Структурно-логическая схема "Компоненты речевой ситуации, влияющие на построение разговорной речи"

184

РА З Д Е Л IV

ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

ТЕМА 15. СТРУКТУРНО-КОММУНИКАТИВНЫЕ СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

15.1. Общие требования, предъявляемые к документу

Служебный документ представляет собой текст, который управляет действиями людей и обладает юридической значимостью.

Составляются служебные документы в строгом соответствии офици- ально-деловому стилю речи, при этом все реквизиты документа организуются в определенной совокупности и последовательности.

Во всех языковых культурах официальная письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Документирование в первую очередь связано с необходимостью закреплять правовые отношения юридических и частных лицF1F.

Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.

Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служит инструментом де-

1Документированием во всем мире называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

185

лового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументированность; 4) полнота информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

1.Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.

2.Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – актуальны именно в данный момент и в данной ситуации.

3.Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. Умение убеждать в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.

Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства – то, что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.

4.Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.

5.Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким и написанным по существу.

186

15.2. Функции документа

Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.

Выделяют общие и специальные функции документа.

К общим функциям относятся:

1)информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2)социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3)коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4)культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции – это:

1)управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.

2)правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3)исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Названные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

15.3. Реквизиты документа

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. К основным (обязательным) реквизитам документа относятся:

– наименование автора документа;

187

–наименование адресата;

–подпись;

–дата;

–номер документа;

–гриф утверждения;

–печать.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например:

Образец бланка с угловым расположением реквизитов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

МОСКОВСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ "МАМИ"

Б. Семеновская ул., д. 38, Москва, 107023

Телефон: (095) 369-91-03 Факс 369-01-49

Телеграфный адрес: Москва 61 МАМИ

E-mail: HUKane@mami.ruUH

ОКПО 2068692. ОГРН 1027700140192 ИНН/КПП 77190114460/771901001

_____ № _____

На № _____ от __________

188

15.4. Композиция документа

В мировой практике делового письма общие требования предъявляются также и к композиции документа. Во всех документах присутствует сообщение о некоторой ситуации и оценка данной ситуации. Для их выражения используются определенные речевые модели. Последовательное размещение таких моделей (составных частей) называется композицией

(структурой) документа.

По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных документах рассматривается один вопрос, составляющий все его содержание, а в многоаспектных – сразу несколько вопросов. Например, одноаспектынми являются все личные деловые документы: заявление, доверенность, расписка (см. тему ). Одноаспектными могут быть деловые письма. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью: аспект состоит из двух частей: часть I содержит информацию об имевших место фактах, событиях; часть II называет желаемые или предполагаемые события, которые выражаются при помощи речевых действий, таких, как просьба, предложение, требование.

Например, вот как выглядит Uписьмо-просьбаU:

В настоящее время медицинская техника нашей районной больницы изношена на 80%. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

Просим предусмотреть в бюджете области на 2007 год 1,5 млн. рублей на приобретение новой техники и ремонта действующей.

или Uписьмо-отказU:

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль

идобавленную стоимость в фирме… рассмотрено дирекцией компании…

Всоответствии с законом… Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории… и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

189

Деловые письма бывают также многосапектными: многоаспектное деловое письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Последовательное расположение аспектов письма обязательно для соблюдения композиции документа.

Каждая новая мысль, тема или новый поворот мысли в таком документе выделяется красной строкой.

15.5.Языковые особенности стиля документа. Сокращение слов и словосочетаний.

Важная особенность стиля документа – широкое употребление языковых формул. Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Их наличие в деловой речи объясняется регламентированостью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи.

Задача составителя любого документа сегодня упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (Сообщаем,

что…; Просим Вас рассмотреть вопрос о…; Считаем целесообразным…).

Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в противном случае дело будет передано в арбитражный суд. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Вторая особенность стиля документа – сокращения.

В тексте документа допускаются общепринятые сокращения. В их числе:

190

2) ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы:

3) Различные сокращения (при названиях):

5) название единиц измерения (при цифрах):

191

7) буквенные аббревиатуры:

идр.

15.6.Интернациональные особенности делового общения

Каждая национальная школа делового письма имеет свою специфику и свои особенности. Но при этом неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически, и именно они определяют интернациональные особенности делового общения.

К интернациональным особенностям делового общения относится также соблюдение норм делового этикета. В документах этика и регламентированность отношений между адресантом (автором документа) и адресатом (получателем) выражается прежде всего с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Например:

192