Posobie_MGU-1-pravka

С уважением … Всегда к Вашим услугам … Искренне Ваш …

В деловой переписке этика отношений проявляется также в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так

ик адресату. Так, составителям документов не рекомендуется:

–побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами

Срочно; Незамедлительно; В возможно более короткие сроки. Более приемлемыми являются формулы: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении;

–навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме во-

проса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру;

–намекать получателю письма на его предполагаемую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формули-

ровку: Предлагаю внимательно изучить…;

–начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием с точки зрения этических норм является оперативный и четкий ответ организации – отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений. Обычно ответ дается в течение недели – десяти дней.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки является форма ответа, при котором документ возвращается адресанту с размещенной на его обратной стороне ответной информацией, написанной к тому же от руки.

193

5BВопросы по теме

Внимание! При ответах на вопросы и выполнении заданий используйте структурно-логическую схему на с. 196.

1.Какие общие требования предъявляются к служебной информации во всех языковых культурах?

2.Какие функции документа относятся к а) общим? б) к специиальным?

3.Каковы особенности композиции документа?

4.Каковы особенности стиля документа?

4.Каковы особенности делового общения, общие для мирового опыта деловой переписки?

** *

Выскажите Ваше мнение!

1.Как Вы думаете, почему во всем мире к служебной информации предъявляются общие требования?

2.Чем, с Вашей точки зрения объясняется широкое употребление языковых формул в деловой речи?

3.Какие, по Вашему мнению, требования определяют интернациональные особенности делового общения?

Задания для самостоятельной работы

Сделайте сокращенную запись приведенных ниже словосочетаний:

•Смотрите раздел 2, страница 7; 20 экземпляров; Волгоградская область; Город Минск; 5 миллиардов; 40 тонн; заведующая кафедрой Семёнова Л.Е.; кандидат филологических наук Рыжова О.Н.; профессор Самойлова Е.Н.; государственный стандарт; 1990–2000 годы; научно-исследовательский институт.

2.Расшифруйте следующие аббревиатуры:

•МГУ; ООН; ЦБ; МВФ; ГИБДД

Полезные советы

194

1.Помните, что запятая после обращения придает документу будничный характер, а знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу (или затронутому вопросу) придается особое значение.

2.Если вы в обращении указали только имя и отчество, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа официальный оттенок.

Индивидуальная работа

UТемы для докладов

1.История формирования делового стиля.

2.Интернациональные свойства русской официально-деловой речи.

195

Структурно-логическая схема № 1 "Структурно-коммуникативные свойства официально-деловых документов"

Достоверность Аргументированность

Актуальность Лаконизм

Полнота информации

СТРУКТУРНО-КОММУНИКАТИВНЫЕ СВОЙСТВА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Структурно-логическая схема № 2 "Функции документа"

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

196

ТЕМА 16. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ИИНСТРУКТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.

КОММЕРЧЕСКАЯКОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

16.1.Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Какие требования предъявляются к языку и стилю, распорядительной документации? Основная задача документов такого вида – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложив-

шихся формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения…; назначить… на должность… и др. –

указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус. К распорядительным документам относятся решение, приказ, поста-

новление. Рассмотрим некоторые из этих документов.

Решение

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разреше-

197

ния наиболее важных вопросов их деятельности. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: "Кол-

легия РЕШИЛА…" или "Совет директоров РЕШИЛ…"

Образец решения

ОАО "АКЦЕПТ" РЕШЕНИЕ

общего собрания акционеров

27.07.2004 г. № 2

Общее ежегодное собрание акционеров ОАО "АКЦЕПТ" в связи с перерегистрацией акционерного общества

РЕШИЛО:

1.Утвердить новую редакцию Устава ОАО "АКЦЕПТ" со следующими измене-

ниями:

встатье 8 "Управление Обществом" исключить подп. 4 из п. 8.5.

2.Утвердить новую редакцию Учредительного договора ОАО "АКЦЕПТ" со следующими изменениями:

встатье 5 исключить подп. 4 из п. 5.1.

3.Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО "АКЦЕПТ" в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.08.2004.

Приказ

Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы 1) по организационным вопросам, 2) основной деятельности и 3) личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

198

Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: "Об организации Института современных технологий управления"; "Об увеличении уставного капитала общества".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части документа указывается обоснование или причина со-

ставления документа. Во второй части излагается решение руководителя.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст со-

держит только вторую (распорядительную) часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в соста-

ве…; 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

В качестве исполнителей могут быть указаны организации или струк-

турные подразделения. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директору Инсти-

тута современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления …; 2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Ин-

ститута … .

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется арабскими цифрами. Например: Срок представления – 25.03.06.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

199

Образец приказа

Закрытое акционерное общество "Технопромэкспорт"

ПРИКАЗ

27.04.06 № 131

Москва

О создании договорноправового управления

Для улучшения правового обеспечения деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Создать договорно-правовое управление акционерного общества "Технопром-

экспорт".

2.Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 2006 г.

3.Начальнику Управления по персоналу Акимову А.Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.

16.2.Инструктивно-методические документы

К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.

Служебная записка

Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

200

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Протокол

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуж-

даемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1.Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середине строки заглавными буквами.

2.Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

201

3.Дата заседания.

4.Вводная часть, где указываются:

1)фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих);

2)повестка дня с указанием докладчиков.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже. Например: Перспективы развития объеди-

нения "Стройинвест" до 2006 года. Доклад директора объединения "Стройинвест" П.К. Молотова;

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:

Образец выписки из протокола

Протокол № 10 заседания кафедры русского

языка от 16.05.06 г.

ПРИСУТСТВОВАЛИ: все члены кафедры.

СЛУШАЛИ:

1. О рекомендации к изданию внутривузовским способом учебно-методической разработки "Готовьтесь писать диктант по русскому языку" (выпуск II, часть 3).

Ответственный – доц. Круглова Е.Н.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Рекомендовать к изданию внутривузовским способом учебно-методическую разработку "Готовьтесь писать диктант по русскому языку" (выпуск II, часть 3).

202