Тема 5. Первичное наблюдение и инвентаризация

1. Понятие о первичном учёте. Документы и их классификация;

2. Организация документооборота в организации;

3. Инвентаризация, её виды, порядок проведения инвентаризации.

5.1. Понятие о первичном учёте. Документы и их классификация

Документ представляет собой оформленное в установленном порядке письменное или электронное свидетельство о совершении хозяйственной операции или о праве на её совершение.

Значение бухгалтерских документов:

1. Регистрационное. Бухгалтерские документы служат первичными учётными регистрами в виде оснований для последующих записей на счетах бухгалтерского учёта;

2. Правовое. На основании бухгалтерских документов устанавливается законченность и целесообразность тех или иных операций;

3. Контрольное. Бухгалтерские документы дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения;

4. Аналитическое. Информация, содержащаяся в бухгалтерских документах, используется в экономическом анализе предприятия;

5. Информационное. Бухгалтерские документы являются основой всей информационной системы организации.

Реквизиты документов

Показатели, характеризующие хозяйственные операции, отражающиеся в документе, называются реквизитами (рис. 2).

Рис. 2. Реквизиты документов

В денежных документах перечень обязательных реквизитов расширен:

1. Сумма операции цифрами и прописью;

2. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

3. Круглая печать и некоторые другие реквизиты.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Требования, предъявляемые к заполнению документов:

1. Документы должны составляться своевременно, т.е. в момент совершения хозяйственной операции;

2. В документах должны быть заполнены все реквизиты;

3. При заполнении документа используется шариковая ручка, чернила, химический карандаш, средства автоматизации;

4. Документ должен быть заполнен чётко, ясно. Простой карандаш не используется;

5. Свободные строки должны быть зачёркнуты;

6. Документ подписывает только лицо ответственное за его оформление;

7. Документы, которые содержат информацию денежного характера, подписывают два лица: руководитель и главный бухгалтер.

Классификация бухгалтерских документов:

1. По назначению:

   1. Распорядительные – содержат приказ на совершение хозяйственных операций, либо разрешают провести операцию;

   2. Оправдательные – подтверждают факт совершенной операции и служат основанием для её отражения в учёте;

   3. Бухгалтерские оформления – составляются работниками бухгалтерии, когда для записей операций других документов нет;

   4. Комбинированные – данные документы сочетают в себе признаки всех трёх групп;

2. По порядку составления:

   1. Первичный – составляется на каждую отдельную операцию в момент её совершения;

   2. Сводные документы – составляются на основе ранее оформленных первичных документов;

3. По способу отражения операции:

   1. Разовые – составляются один раз в момент проведения операции;

   2. Накопительные – составляются в течение определённого периода для отражения однородных повторяющихся операций;

4. По месту составления:

   1. Внутренние – составлены внутри компании;

   2. Внешние – составлены вне компании;

5. По способу заполнения:

   1. Вручную;

   2. Автоматизированные;

   3. Комбинированные.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в организацию документы подвергаются проверке и бухгалтерской обработке (рис. 3).

Рис. 3. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Проверка по существу – на данном этапе проверяется законность, правильность и целесообразность указанной в документе хозяйственной операции.

Проверка по форме – позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован план соответствующей формы, все цифры четко вписаны, все операции и реквизиты отражены.

Арифметическая проверка – включает проверку правильности вычислений, подсчета количественных и стоимостных показателей.

Группировка – на этом этапе производится подбор документов по однородности хозяйственных операций.

Контировка – заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой операции.