Вопросы для самоконтроля

1. Какие списки можно создать с помощью Word?

2. Что такое стиль оформления?

3. Как можно оформить первую букву текста?

4. Как можно разбить текст на колонки?

5. Для чего применяются колонтитулы?

6. Что такое режим работы с исправлениями и для чего он используется?

7. Что такое шаблон?

5. Технология создания и редактирования таблицы

Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. Таблицы всегда были неотъемлемым атрибутом научной и отчетной документации. Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты.

Имеются три основных средства создания таблиц:

• кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;

• диалоговое окно Вставка таблицы (ТаблицаДобавить таблицу);

• средство рисования таблиц Таблицы и границы (ТаблицаНарисовать таблицу).

Кнопку Добавить таблицу используют для создания простейших таблиц небольшого размера – назовем их базовыми. Базовые таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню ТаблицаДобавить строки или ТаблицаДобавить столбцы.

Команда ТаблицаДобавить таблицу используется для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов. Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включается режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут форматироваться в соответствии с имеющимся содержанием.

Таблицы еще более сложной структуры удобно создавать методом «рисования». Необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы.

Редактирование таблиц предполагает не редактирование их содержимого, а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами (как при работе с обычным текстом). Редактирование структуры таблицы сводится к следующим операциям:

• добавление заданного количества строк;

• добавление заданного количества столбцов;

• удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

• слияние выделенных ячеек;

• разбивка выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на основе базовых таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

Форматирование таблиц. При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов), а во втором – управление размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно осуществлять с помощью команд, имеющихся в меню Таблица, а также, используя манипулятор ввода мышь.

Выделение нужной ячейки для ввода текста выполняется с помощью мыши. Отдельную ячейку выделяют тройным щелчком левой кнопки. Перемещение между ячейками осущесвляют клавишей ТАВ (к следующей ячейке) или комбинацией SHIFT+TAB (к предыдущей ячейке). Для навигации по ячейкам таблицы можно также использовать клавиши управления курсором. Внутри текстовых фрагментов курсорные клавиши выполняют перемещение курсора, но по достижении границы текста они позволяют переходить к соседним ячейкам.

Все команды форматирования текста относятся к выделенному элементу. Выделенным элементом может быть любая ячейка, строка (группа строк), столбец (группа столбцов) или вся таблица в целом. Группы ячеек выделяют методом протягивания мыши. Большинство команд, связанных с форматированием элементов таблицы и содержащихся в них объектов, можно выполнить с помощью панели инструментов Форматирование.

Автоматическое форматирование таблицы выполняется с помощью встроенного средства Автоформат, которое запускается командой ТаблицаАвтоформат. Набор предлагаемых форматов представлен в списке Форматы, а результат, который получается при их использовании, – в поле Образец.

Для работы с большими таблицами можно сделать автоматический перенос заголовков столбцов. Для этого предназначена команда ТаблицыЗаголовки.

Вставка формул. Для вставки формулы следует указать место расположения формулы, затем командой ТаблицаФормула вставить необходимую формулу. При этом в качестве операндов можно использовать как числа, так и ссылки или адреса ячеек таблицы. При адресации ячеек строка обозначается латинской буквой, столбец арабской цифрой. Адрес отдельной ячейки записывается буквой столбца и цифрой строки, на пересечении которых находится ячейка. Значительно облегчают задачу функции из диалога Вставить функцию, для которых можно задавать указанные выше операнды, а также использовать английские слова Left, Right, Above в вычислениях для ячеек соответственно левее, правее, выше ячейки с формулой. Значения после вычисления подтемнены серым цветом. Это визуально напоминает, что данный результат получен при помощи расчетных полей, а не просто набран с клавиатуры. При печати это затемнение не передается.

Необходимо запомнить, что ссылки на ячейки в Word всегда являются абсолютными. Это означает, что формулы, использующие непосредственно адреса ячеек таблицы, в отличие от формул, содержащих ссылки типа Left, Right, Above, не подлежат копированию или переносу.

Сортировка в таблице. Сортировка в таблицах может выполняться в алфавитном, цифровом порядке и по датам. Для сортировки следует выделить необходимый столбец или строку, затем, используя команду, Таблица/Сортировка, выбрать в поле диалога Сортировать переключатель По возрастанию или По убыванию, а в поле Список – переключатель Без строки заголовка. Можно задать сортировку по этапам, используя поля Затем. Возможно также выполнять сортировку по любому столбцу, если выбрать соответствующий элемент списка в поле Сортировать.