Вопросы для самоконтроля

1. Как запустить текстовый процессор Microsoft Word?

2. Какие пункты содержит меню Microsoft Word?

3. Какие панели инструментов необходимы для работы с текстом?

4. Для чего предназначено рабочее поле?

5. Какую информацию содержит строка состояния?

6. Какие режимы отображения документов поддерживает Microsoft Word?

7. Как можно просмотреть документ перед печатью?

3. Технология подготовки текстового документа

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре относятся: создание и сохранение документа; ввод текста; редактирование текста; форматирование текста; печать документа.

Создание и сохранение документа

Для создания документа необходимо в выбрать команду Файл Создать. В открывшемся диалоговом окне на вкладке Общие выбирается шаблон Обычный. Созданный документ приобретает имя Документ1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить с необходимым именем, выбрав команду Сохранить или Сохранить как. По умолчанию сохранение будет произведено в папке Мои документы, при необходимости сохранения в другой папке на диске в диалоговом окне Сохранение документа выбираются соответствующие папка и диск. Также можно сохранить созданный документ на Рабочем столе, но это не слишком удобно. Во-первых, ваш документ сможет просмотреть любой пользователь, работающий на данном ПК, и, во-вторых, Рабочий стол принято содержать в «чистоте» для удобства работы. Однако, есть два случая, когда Рабочий стол используют для хранения документов:

• если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;

• если документом предполагается пользоваться особенно часто (например, если это список телефонов коллег по работе).

Обратите внимание, все документы Word имеют расширение .doc, которое присваивается автоматически, если в поле Тип файла по умолчанию содержится запись Документ Word.

Окончить сеанс работы с Word можно несколькими способами. Наиболее быстрые – это нажать комбинацию клавиш Alt+F4, или команда Файл/Выход, или команда Закрыть системного меню.

Для того, чтобы работа пользователя программы была немного легче используются так называемые символы. В конце каждого абзаца появляется знак, который называется символом конца абзаца. Для того чтобы наблюдать непечатные символы на экране, нужно на Стандартной панели инструментов нажать кнопку ¶.

Специальные средства ввода текста

Средства отмены и возврата действий. Технология ввода текста и переключения языковых раскладок клавиатуры, применение регистровых клавиш и буфера обмена такое же, как и в стандартном приложении Блокнот. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста запоминаются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z или командой ПравкаОтменить действие, или кнопкой Отменить на панели инструментов Стандартная.

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда ПравкаВернуть действие или кнопка Вернуть на панели инструментов Стандартная.

Автотекст. Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER – так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка – это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (ВидПанели инструментовАвтотекст). Настройка словаря автотекста выполняется в диалоговом окне СервисАвтозаменаАвтотекст. Простейший способ наполнения словаря новым содержанием – выделить текст на экране, щелкнуть по кнопке Автотекст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.

Средства автозамены при вводе. Текстовый процессор позволяет эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно дает возможность заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «Белорусский институт правоведения», то его можно заменить коротким сочетанием «.бп». Точку перед символами ставят специально, чтобы отличить их от двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне СервисАвтозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию – в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком по кнопке Добавить.

Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно ВставкаСимвол. Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные символы (рис. 2).

На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов, таких как «длинное тире», «торговая марка» и др. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть по кнопке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации – они приведены в списке и их стоит запомнить. В этом же окне имеются кнопки Автозамена и Клавиша, позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов любых символьных наборов. Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта выполняют в раскрывшемся списке Шрифт. Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть по командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Клавиша) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной к нопки.

Рис. 2. Вставка символа