Разбивка текста на колонки

Колонки позволяют разбить полотно текста по ширине на вертикальные полосы, число которых может достигать 12. Минимальная ширина полосы – 1,25 см. Колонки могут быть одинаковой и различной ширины. Промежуток, или интервал, между колонками можно заказать любой, а по умолчанию Word предлагает 1,25 см. Для формирования многоколоночного текста предварительно выделяется фрагмент документа, а затем можно пользоваться инструментом Колонки панели Стандартная (в случае колонок одинаковой ширины), протянув мышкой нужное число ячеек (колонок). Однако доступ к управлению такими параметрами многоколоночного текста, как ширина и интервал между колонками, а также при создании колонок различной ширины, можно получить только после выполнения команды ФорматКолонки. (рис.12).

Рис. 12. Разбивка текста на колонки

Заметим, что в обычном режиме представления документа колонки не отображаются. На их наличие указывают только разрывы разделов.

Колонтитулы

Колонтитулы расположены вверху и/или внизу страницы и чаще всего используются для помещения поясняющей или ориентирующей информации. Колонтитулы создаются и отображаются только в режиме разметки страницы и просмотра. Для создания колонтитулов необходимо переместиться в начало документа и перейти в режим создания колонтитулов командой ВидКолонтитулы. При этом открывается окно редактирования колонтитулов. Его характерные признаки – штриховые рамки вокруг области размещения колонтитулов вверху и внизу страницы, отображение основного текста бледно-серым цветом и наличие панели Колонтитулы с инструментами (рис.13).

Рис. 13. Панель инструментов Колонтитулы

При вводе содержания колонтитулов можно пользоваться всевозможными инструментами форматирования, выбирая шрифт и его размер, эффекты начертания, способ выравнивания. При правке колонтитулов можно переходить в основной текст при помощи соответствующего инструмента панели колонтитулов или двойным щелчком мыши по основному тексту. Для очищения колонтитулов достаточно удалить текст и поля в различных колонтитулах.

Автоматизация правки

Для ускорения и облегчения процесса подготовки документа необходимо выбрать команду ПравкаПерейти. В появившемся окне в поле Введите номер страницы – любую цифру. В результате курсор переместится в начало указанной страницы.

Для перехода между строками, и для его наглядности сначала следует включить отображение нумерации строк на полях документа. Для этого вызывают команду ФайлПараметры страницы, затем активизируют вкладку Макет, на которой щелкают по кнопке Нумерация строк, открыв соответствующую панель (рис. 14).

Рис. 14. Отображение нумерации строк

Щелчком мыши установите флажок Добавить нумерацию строк и задайте сквозную нумерацию строк с единичным шагом во всем документе, выбрав переключатель непрерывно и соответствующую цифру в диалоге Шаг. Закрыв последовательно все окна Параметры страницы, на панели Переход выберите позицию Строка в списке Элементы перехода и напечатайте любую цифру в поле Введите номер строки.

Весьма эффективные средства работы Word предлагает в ситуации, когда в подготовке документа участвует не один автор, а, скажем двое: первый автор готовит основу, второй редактирует. В этом случае имеет смысл использовать режим работы с исправлениями. Тогда все изменения, внесенные вторым автором, особым образом помечаются, а первый автор имеет возможность не только просмотреть их, но и принять изменения либо отказаться от них. Для работы с исправлениями вначале можно установить параметры разметки исправлений. Это может сделать как первый автор, так и второй. Выполнив команду СервисПараметры, активизируем вкладку Исправления и установим, например, следующие параметры разметки исправлений: Добавленный текст будем помечать синим цветом с подчеркиванием, Удаленный текст – красным цветом с зачеркиванием, Цвет выделения – желтым цветом без пометки, Измененные строки – красным цветом с пометкой снаружи (рис. 15). Все установки подтверждаем щелчком по кнопке [Ок]. Затем устанавливается защита для файла с документом, выполнив команду СервисУстановить защиту и включив на панели Защита документа переключатель Запретить любые изменения, кроме Записи исправлений. После установки защиты необходимо сохранить все эти внесенные изменения.

Рис. 15. Настройка автоматизации исправлений

Следующий этап – это редактирование документа вторым автором. После работы второго автора документ опять сохраняется. Чтобы приступить к работе с исправлениями, следует предварительно снять установленную защиту, выбрав команду СервисСнять защиту. Далее выбираем команду СервисИсправленияВыделить исправления. В раскрывшемся диалоге необходимо выбрать варианты (в соответствии с флажками) для работы с документом: Записывать исправления (исправленный документ), Отображать исправления на экране (исходный документ с помеченными изменениями), Печатать исправления вместе с документом (документ в исходном виде), чтобы чисто визуально оценить вклад, внесенный другим автором (рис. 16).

Рис. 16. Настройка исправлений

В процессе правки документа можно отменять или возобновлять текущие действия, используя команды Отменить или Восстановить меню Правка.

Шаблон

Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда удачные стилевые настройки можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство – это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютер вместе с ней.

По своей сути шаблоны – это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Использование шаблона для создания документа. По команде Файл/Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержащихся в шаблоне.

Изменение шаблона готового документа. Эта достаточно редкая операция выполняется с помощью диалогового окна СервисШаблоны и настройки. Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке С:\Program Files\ Microsoft Office\ Шаблоны.

Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде ФайлСоздать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой ФайлОткрыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблоны документа в поле Тип файла.