Учет расчетов с подотчетными лицами

Наличные средства выдают под отчет:

• для осуществления расходов, связанных с производственными (хозяйственными) потребностями предприятия;

• на закупку сельс­кохозяйственной продукции, вторсырья, металлолома;

• на командировки.

Во всех этих случаях подотчетное лицо обязано заполнить отчет об использовании средств, предоставленных на коман­дировку или под отчет и приложить оправдательные документы, подтверждающие использование средств. Сроки предоставления отчета установлены Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 15.12.2004г. № 637 и Налоговым Кодексом Украины от 02.12.2010г. № 2755-IV и представлены на рис. 4.4.

Цели выдачи наличных средств под отчет

Сроки предоставления отчета

на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья, кроме металлолома

до истечения пятого банковского дня, следующего за днем закупки, но не позднее 10 рабочих дней со дня выдачи наличных

на другие производственные (хозяйственные) потребности

на следующий день после получения средств под отчет

на командировку (средства выданы из кассы или перечислены на платежную карточку и сняты с нее)

до истечения третьего банковского дня, следующего за днем окончания командировки

не позднее 10 дней банковских дней, следующих за днем окончания командировки, при наличии уважительных причин, сроки могут быть продлены до 20 банковских дней

на командировку (средства были перечислены на платежную карточку и расчеты проводились только в безналичной форме)

Рисунок 4.4 – Предельные сроки предоставления отчета об использовании средств, выданных в командировку или под отчет

При нарушении сроков предоставления отчета (возврата неиспользованных средств) предусмотрены такие санкции:

• для работника – сумма выданных под отчет или своевременно не возвращенных денежных средств, увеличенная на натуральный коэффициент, облагается налогом с доходов физических лиц;

• для предприятия – штраф за нарушение норм обращения наличности в размере 25% от суммы выданных наличных, по которой не отчитались;

• для должностных лиц предприятия – административная ответственность в виде штрафа.

Основными нормативными актами, которые регламентируют служебные командировки, являются Постановление Кабинета Министров Украины «О сумме и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011г. № 98 и «Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж» от 17.03.2011г. № 362.

Основанием для направления работника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя предприятия. Предприятие, командирующее работника, регистрирует лицо, которое убывает в командировку в специальном журнале. Работнику выдают аванс, знакомят со сметой расходов. После возвращения из командировки работник составляет отчет об использовании средств, предоставленных на коман­дировку или под отчет.

Отчет и прилагаемые к нему доку­менты проверяются в бухгалтерии относительно полноты, правильности оформления и заполне­ния реквизитов, соблюдения законности, целесо­образности произведенных расходов. Информация из отчетов переносится в регистры учета, а далее в отчетность.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные и возмещаются документально подтвержденные расходы на:

• проезд к месту командировки, обратно и по месту командировки;

• проживание в гостиницах или наем жилого помещения, включенные в эти счета расходы на питание или бытовые услуги, с учетом ограничений, установленным постановлением Кабинета Министров Украины № 98;

• оплату служебных телефонных переговоров (в размерах, согласованных с руководителем);

• оформление загранпаспорта, виз, обязательное страхование, переводы, уплату налогов и сборов и других расходов, связанных с правилами въезда и нахождения в месте командировки (при командировках за границу);

• оплату горюче-смазочных материалов (по нормам согласно утвержденному маршруту), стоянок, парковок и других сборов (при поездке в командировку на служебном автомобиле).

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в командировке (включая день выбытия (отъезда) и день прибытия (приезда)).

Срок пребывания работника в командировке определяется в случае командировки:

• в пределах Украины и страны, въезд на территорию которых не требует наличия визы у командированного лица, – согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

• в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, – согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте подотчетного лица или документе, который его заменяет.

Размер суточных устанавливается руководителем предприятия в приказе на командировку или в коллективном договоре. Для целей налогообложения в состав расходов на командировки, согласно норм Налогового Кодекса Украины, включают суточные расходы в пределах не более 0,2 и 0,75 размеров минимальной заработной платы, установленной на 1 января отчетного налогового года за каждый день пребывания в командировке для командировок по Украине и за рубеж соответственно.

Для государственных служащих и работников предприятий, которые полностью или частично финансируются из бюджета, предельные суммы и состав расходов на командировку, а также нормы суточных устанавливаются Кабинетом Министров Украины (Постановление № 98).

За командированным работником в течение времени служебной командировки сохраняют место работы и средний заработок.

При командировках часто используются корпоративные пластиковые карточки, для чего предприятие открывает специальный счет в банке. В этом случае деньги будут считаться выданными под отчет на дату списания средств с карточного счета. Учет пластиковых карточек по стоимости эмиссии ведется на субсчете 209 «Прочие материалы».

Общая схема бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 4.5, а в прил. 5 – образцы заполнения первичных документов.

Приказ (распоряжение) руководителя

Журнал

регистрации командировок

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

(с приложенными документами: накладные, счета, чеки, транспортные билеты, акты выполненных работ, закупочный акт, квитанции)

Кассовая книга (форма № КО-4)

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)

Приобретение необоротных активов

Ведомость 4.1

(дебет счета 15)

Отчет кассира

Приобретение запасов

Ведомость 5.1

(дебет счетов 20, 22, 28)

Журнал 1

(кредит счета 30)

Ведомость 1.1

(дебет счета 30)

Осуществление расходов

Журнал 5 (5А)

(дебет счетов 23, 91, 92, 93, 94 и т.д.)

сверка

Ведомость 3.2 (дебет счета 37)

Журнал 3 (кредит счета 37)

сверка

Главная книга, финансовая отчетность

Рисунок 4.5 – Общая схема бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Согласно П(С)БУ21 дебиторская задолженность по выданным авансам в иностранной валюте будет немонетарной. Поэтому в случае командировок за рубеж понесенные подотчетным лицом расходы в иностранной валюте следует отражать по курсу НБУ на дату выдачи аванса. Если же суммы аванса будет недостаточно, то к суммам в части превышения необходимо применять курс НБУ на дату утверждения отчета.

Отражение в системе счетов хозяйственных операций с подотчетными лицами представлено в табл. 4.8.

Таблица 4.8