Сохранение документа
При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст — это полдела. Главное — сохранить вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы. Чтобы иметь возможность использовать ее впоследствии, необходимо записать данные в файл и сохранить на жесткий диск.
Сохранять работу можно разными способами:
при помощи кнопки Сохранить на панели инструментов быстрого доступа (рис. 2.17);
Рис. 2.17. Кнопка Сохранить на панели инструментов быстрого запуска
нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить в меню;
воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+S.
ПРИМЕЧАНИЕ. Сохранять работу каждые несколько минут, используя эту комбинацию клавиш — очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйте файлы как можно чаще, иначе вы рискуете потерять выполненную работу.
При первом сохранении документа нужно указать его имя, а также выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла. Необходимые параметры указываются в диалоговом окне Сохранение документа (рис. 2.18), которое появляется при выполнении одной из указанных выше команд.
Рис. 2.18. Окно Сохранение документа
Это окно напоминает окно Открытие документа: слева находится панель адресов, содержащая ссылки на папки, которые чаще всего используются для сохранения документов, вверху — список дисков и папок, а также кнопки перехода, внизу — поле Имя файла и список Тип файла.
Для сохранения документа сделайте следующее.
При помощи панели адресов или списка перехода между папками выберите папку, в которую вы хотите сохранить документ. Вы также можете создать новую папку, воспользовавшись кнопкой Создать папку или сочетанием клавиш Alt+4 (рис. 2.19).
Рис. 2.19. Кнопка Создать папку на панели инструментов окна Сохранение документа
Введите имя файла в соответствующем поле. По умолчанию программа назовет файл Документ1 (порядковый номер может быть другим).
Выберите тип файла. Чаще всего для документов Microsoft Word используется формат Open XML, который установлен по умолчанию.
Нажмите кнопку Сохранить. Файл сохранен.
В Office 2007 представлен новый формат сохранения документов -Microsoft Office Open XML. Файлы, сохраненные в этом формате, имеют расширение DOCX. Его особенности – улучшенное восстановление файлов после повреждения и наличие встроенной поддержки сжатия файлов в формате ZIP, которая дает возможность уменьшить размер до пятидесяти процентов. Однако этот формат несовместим с более ранними версиями Word, поэтому если ваши партнеры еще не успели перейти на новую версию офисного пакета, вам придется отказаться от сохранения документов в этом формате.
Для сохранения файлов в формат, совместимый с более ранними версиями программы, выберите вариант Документ Word 1997-2003 в списке Тип файла. Значки файлов, которые сохраняются в Word 2007 в формат, совместимый с Word 2003, отличаются от значков документов, сохранных в формате Open XML (рис. 2.20).
Рис. 2.20. Значок файла Word, сохраненного в формате, совместимым с Word 1997-2003
Если вы обычно сохраняете файлы не в формате Open XML, а в каком-нибудь другом (например, RTF или DOC), то заметите, что каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемый по умолчанию для сохранения. Например, RTF-файлы часто используются, когда предполагается, что с документом будут работать на компьютерах с разным программным обеспечением. Этот формат более универсальный, чем Open XML.
Упражнение. Основные операции с файлами
Чтобы научиться быстро выполнять основные операции с файлами Word, выполните следующее упражнение.
Запустите программу Word, выполнив команду Пуск-Программы-Microsoft Office-Microsoft Word 2007. Вы увидите, что программа автоматически создала документ с названием Документ1. Создадим еще один документ.
Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать в меню (см. рис. 2.2).
В открывшемся окне Создание документа щелкните на ссылке Новый документ. При этом окно Создание документа исчезнет, и откроется новое окно документа с названием Документ2.
Введите произвольный текст и нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого запуска.
В появившемся окне Сохранение документа при помощи панели адресов перейдите на Рабочий стол.
В поле Имя файла введите название документа (например, Мой первый документ). Убедитесь, что в списке Тип файла выбран тип Документ Word.
Рис.
2.21.
Окно Сохранение документа
Нажмите кнопку Сохранить.
Убедитесь, что в строке заголовка окна Word вместо названия Документ2 появилось название вашего файла (рис. 2.22).
Рис. 2.22. Документ Word сохранен
Закройте окно программы, щелкнув на кнопке Закрыть в области заголовка.
Перейдите на Рабочий стол, найдите среди других файлов созданный вами и, щелкнув на его значке правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Открыть (рис. 2.23). Вы увидите, что загрузилась программа Word, и в ней открыт ваш файл.
Рис. 2.23. Открытие документа Word с Рабочего стола
Чтобы лучше закрепить основные операции с файлами, попробуйте проделать те же действия, выполняя их другими способами: создавая файл при помощи сочетания клавиш Ctrl+N, сохраняя его, используя команду Сохранить в меню Office, открывая из окна программы при помощи команды Открыть в меню Office и т. д. Умение быстро работать с документами вам еще очень пригодится.
Автоматическое сохранение
В Word есть много возможностей, которые помогают пользователям не забывать сохранять свою работу. Одна из них — автоматическое сохранение документа. С его помощью можно задать интервал времени, через который программа будет автоматически сохранять все внесенные в документ изменения. При этом в случае сбоя программы будет шанс, что последние введенные, но не сохраненные вручную данные сохранятся.
По умолчанию функция автоматического сохранения включена, и данные сохраняются каждые 10 минут.
Свойства документа
Работая с документами Word, часто необходимо сохранить их свойства, то есть указать, что представляет собой данный документ, кто его создал и редактирует, вынести ключевые слова и заметки. Это особенно актуально для документов, которые содержат большое количество данных на многих страницах. Если кто-то захочет посмотреть вашу работу, то свойства документа позволят быстро определить, какие данные особенно важны.
Чтобы произвести необходимые записи, сделайте следующее.
Нажмите кнопку Office и выберите команду Подготовить в меню
Выберите команду Свойства в подменю (рис. 2.24)
Рис. 2.24. Выбор команды Свойства в подменю Подготовить
Под лентой появится область Свойства документа (рис. 2.25). Она состоит из обязательного поля, в котором указано название документа и его расположение, а также ряда необязательных полей. Значение обязательного поля изменить нельзя, зато все остальные поля можно заполнить. Для перемещения между ними используйте клавишу Tab.
Рис. 2.25. Область Свойства документа
ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые из этих полей заполнены по умолчанию. Например, в поле Название записано первое предложение документа, в поле Автор — имя пользователя, которое было введено при установке Microsoft Office. При необходимости данные можно изменить.
Чтобы получить доступ к дополнительным свойствам документа, щелкните по ссылке Свойства документа и выберите пункт Дополнительные свойства (рис. 2.26).
Рис. 2.26. Вызов окна с дополнительными свойствами
Откроется окно Свойства, которое содержит пять вкладок.
Все данные, которые вы внесли в области Свойства документа, отображаются на вкладке Документ (рис. 2.27). Если установить флажок Создать рисунок для предварительного просмотра, то программа создаст изображение того листа документа, который в момент сохранения был виден на экране. Это изображение и все введенные на вкладке Документ данные будут показаны в окне папки (рис. 2.28).
Рис. 2.27. Окно Свойства, вкладка Документ
Рис. 2.28. Вид файла, для которого был создан рисунок предварительного просмотра, в окне папки
Вкладка Общие (рис. 2.29) содержит информацию, которая автоматически записывается при сохранении файла: путь к папке, в которой он хранится, размер, формат, даты создания и последнего изменения.
Рис. 2.29. Окно Свойства, вкладка Общие
На вкладке Статистика (рис. 2.30) представлена информация о том, кем и когда в документ были внесены изменения, а также сколько времени заняла его правка.
Рис. 2.30. Окно Свойства, вкладка Статистика
На вкладке Состав (рис. 2.31) можно просмотреть структуру документа.
Рис. 2.31. Окно Свойства, вкладка Состав
На вкладке Прочие (рис. 2.32) можно задать дополнительные свойства: рабочую группу, имя редактора и др.
Рис. 2.32. Окно Свойства, вкладка Прочие
Для ввода дополнительных пользовательских свойств выполните следующие действия:
выберите свойство из списка Название;
выберите тип значения свойства из списка Тип;
введите значение в поле Значение;
нажмите кнопку Добавить.
Завершив работу над свойствами документа, закройте окно Свойства, нажав кнопку OK, а затем нажмите кнопку Закрыть область сведений о документе, чтобы закрыть область Статистика документа (рис. 2.33).
Рис. 2.33. Закрытие области Статистика документа