Словарь синонимов
Редактирование текстового документа — это не только исправление орфографических ошибок в словах и правильное построение предложений. Очень важным является также благозвучность текста. Если в одном предложении вы три раза употребили одно слово, то ваши деловые партнеры, которые будут читать этот документ, могут счесть вас человеком, имеющим ограниченный словарный запас. Чтобы этого не произошло, нужно всегда стараться находить для слов синонимы и делать язык как можно более разнообразным.
Word может помочь даже в таком сложном деле, как подбор синонимов.Чтобы воспользоваться словарем синонимов, сделайте следующее.
Выделите слово, для которого нужно подобрать синоним, или просто установите в нем курсор.
Воспользуйтесь кнопкой Тезаурус в группе Правописание на вкладке Рецензирование на ленте (рис. 3.40) или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F7.
Рис. 3.40. Выполнение команды Рецензирование-Тезаурус
Выберите подходящий синоним в области задач Справочные материалы (рис. 3.41), щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Вставить (рис. 3.42). Слово будет заменено синонимом.
Рис. 3.41. Область задач с предложенными синонимами
Рис. 3.42. Замена исходного слова синонимом
Форматирование данных
Что такое форматирование
Когда вы набираете и редактируете текст, необходимо следить не только за содержанием документа и отсутствием в нем ошибок, но и за его удобочитаемостью. Один и тот же текст в документе может быть представлен по-разному. На рисунках 4.1 и 4.2 представлен документ,содержащий один и тот же текст, но на рисунке 4.1 он просто набран, а на рисунке 4.2 красиво оформлен.
Рис. 4.1. Текст без форматирования
Рис. 4.2. Текст с форматированием
Естественно, во втором случае текст читается гораздо легче, так как сразу видны заголовки, маркеры списка, можно быстро найти нужную информацию. Оформление может включать в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивание по центру страницы. Все эти и другие параметры оформления текста принято называть форматированием.
Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить внешний вид документов на экране и при печати. Правильно оформленный документ облегчит зрительное восприятие пользователю, а выделенные должным образом участки текста укажут, на чем нужно сосредоточиться. В то же время неудачно подобранное форматирование может стать причиной неправильного понимания содержимого документа. Перегруженный элементами форматирования документ только затруднит чтение, поэтому при оформлении нужно всегда придерживаться "золотой середины". Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при выборе параметров форматирования:
подбирайте такую гарнитуру шрифта, чтобы она сочеталась со стилевыми особенностями текста;
не используйте в одном документе более трех гарнитур и четырех начертаний;
не выбирайте для одного документа более четырех размеров шрифта.