Колонтитулы
Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхними и нижними. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.
Колонтитулы можно использовать для нумерации страниц, вывода названия раздела, лекции, имени и фамилии, названия организации, текущей даты или времени и т. д. Кроме того, в Word имеются элементы автотекста, специально предназначенные для колонтитулов. Эти элементы оформления позволяют быстрее ориентироваться в документе.
Создание колонтитулов
Чтобы создать колонтитулы, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы(рис. 7.6) на ленте. Выберите тип колонтитула в появившемся меню(рис. 7.67).
Рис. 7.6. Группа Колонтитулы
Рис. 7.7. Меню Колонтитулы
При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Будут созданы верхний и нижний колонтитулы, курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы.
Одновременно с этим на ленте появится вкладка Работа с колонтитулами- Конструктор (рис. 7.8). Она существенно облегчает работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.
Рис. 7.8. Вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор
Эта панель помогает делать следующее:
быстро изменять параметры оформления колонтитулов и устанавливать особый колонтитул для первой страницы;
быстро изменять параметры и номер страницы;
переходить от верхнего колонтитула к нижнему;
вставлять текущую дату и время;
добавлять дополнительные экспресс- блоки, например, имя автора документа, название организации, ключевые слова и пр. (рис. 7.9);
Рис. 7.9. Список вставки экспресс- блоков
сосредотачиваться на тексте колонтитула, убрав из поля зрения весь остальной документ.
Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется также, как основного текста в документе. Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Работа с колонтитулами- Конструктор. Если позже колонтитулы нужно будет отредактировать, то дважды щелкните левой кнопкой мыши на области колонтитулов — вкладка на ленте появится снова.
Чтобы удалить колонтитул, удалите весь находящийся в нем текст. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов нажатием кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте, так как если в области колонтитула остались пробелы или метки конца абзаца, то он удален не будет.
Работа в режимах Схема документа и Структура
Когда вы работаете с большим документом, вам наверняка часто приходится перемещаться из одной его части в другую. Одним из лучших решений проблемы навигации в большом документе является использование режима Схема документа. Перейти в него можно, установив флажок Схема документа в группе Показать или скрыть на вкладке Вид на ленте (рис. 7.10).
Рис. 7.10. Флажок Схема документа
Режим Схема документа дает возможность увидеть расположение заголовков в документе. Щелкните на нужном заголовке — и вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.
Для корректной работы режима Схема документа нужно, чтобы перед этим документ был правильно размечен при помощи стилей. Очень часто, работая с большими документами, пользователи делают не структурное форматирование (с помощью стилей), а визуальное (например, заголовки набирают большим размером шрифта и делают их подчеркнутыми). Если текст структурирован подобным образом, то режим Схема документа вам вряд ли покажется удобным, поэтому лучше пользуйтесь стилями. Вы можете определить их самостоятельно или воспользоваться заготовками Word, которые можно выбрать в раскрывающемся списке экспресс- стилей. Для это вызова нажмите кнопку Дополнительные параметры в группе Стили на вкладке Главная на ленте.
ПРИМЕЧАНИЕ. Подробнее о стилях рассказано в разд.4.8.
Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:
стиль Обычный — основной текст;
Заголовок 1 — названия глав;
Заголовок 2 — названия разделов;
Заголовок 3 — названия подразделов;
Сноска — текст сносок;
Рисунок — текст подписей под иллюстрациями и т. д.
Чтобы выключить режим Схема документа, снимите одноименный флажок в группе Показать или скрыть на вкладке Вид на ленте.
Режим Структура очень похож на режим Схема документа. Однако если предназначение режима Схема документа состоит в том, чтобы упростить перемещение пользователя по тексту, то в режиме Структура можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру. В режиме Структура можно перемещать заголовки вместе с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей.
Для перехода в режим Структура нужно нажать кнопку Структура в группе Режимы просмотра документа в вкладке Вид на ленте (рис. 7.11).
Рис. 7.11. Кнопка перехода в режим Структура
При переходе в режим Структура появится одноименная вкладка (рис. 7.12). С ее помощью можно быстро работать с текстом.
Рис. 7.12. Вкладка Структура
Используя эту панель, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (рис. 7.13).
Рис. 7.13. Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень
Если выбрать пункт Показать все уровни, то отобразится весь документ, включая не только подзаголовки, но и основной текст.
Зеленые кнопки с изображением стрелок служат для изменения уровня заголовка. Для выполнения этой операции необходимо предварительно выделить заголовок и относящийся к нему текст.
При нажатии кнопки Повысить уровень или Понизить уровень изменится уровень всех подзаголовков. Кнопка Понизить до обычного текста предназначена для начала ввода основного текста, а также для понижения уровня заголовка до основного текста. Кнопка Повысить до Заголовка 1 поможет быстро изменить заголовок текста на самый высокий.
Обратите внимание, что если воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до обычного текста и Повысить до Заголовка 1, когда требуемый заголовок не выделен (а на нем просто установлен курсор), то структура документа нарушится, поскольку будет изменен уровень только этого заголовка.
Чтобы выйти из режима Структура, нажмите кнопку Закрыть режим структуры на вкладке Структура или же выберите другой режим просмотра документа в группе Режимы просмотра документа на вкладке Вид.