Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных?

2. Что такое система управления базой данных?

3. Что собой представляет таблица?

4. Для чего служат запросы?

5. Для чего предназначены формы и отчеты?

6. Для чего нужна таблица?

7. Как описывается объект?

8. Какие типы данных поддерживает Access?

9. Какие возможности предоставляет Access по созданию запросов?

10. Можно ли сортировать данные в запросе?

11. Для чего служит Построитель выражений?

12. Для чего нужен отчет?

13. Какие режимы имеются для создания отчетов?

14. Какие возможности по выбору полей для отчета предоставляет Мастер отчетов?

15. Какие способы создания многотабличных отчетов есть в Access?

Лабораторная работа № 14

«Организационные работы с макросами в MS Office»

Цель работы: Целью проведения лабораторных занятий является ознакомление студентов со средствами автоматизации работы пользователя в среде MICROSOFT OFFICE, с процедурами создания, записи, выполнения и использования макросов.

В EXCEL встроен язык программирования макрокоманд Visual Basic, а в Word – WordBasic. Эти языки в отличие от интерпретатора языка Basic, который насчитывает несколько десятков операторов, состоит более чем из двух тысяч операторов. Однако обычному пользователю знать команды языков программирования макрокоманд необязательно. Каждое нажатие клавиши, перемещения и щелчки кнопками мыши автоматически регистрируются им, и в соответствие ставятся определенные операторы языков программирования. Таким образом, макрос создается автоматически. Пользователю необходимо знать лишь процедуры записи и выполнения макроса, которые достаточно полно изложены в данном методическом указании и подтверждены практическими примерами.

ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О МАКРОСАХ В MS OFFICE

Понятие макроса

Макрос – это записанная последовательность обычных команд, которая может быть воспроизведена для автоматизации часто повторяемых действий.

Макросы позволяют:

• выполнить стандартные операции редактирования и оформления документов (например, задание формата абзацев, типа шрифтов, установок табуляторов и т.п.);

• объединить несколько последовательно выполняемых команд в одну;

• использовать вызов диалоговых окон, обеспечить принцип умолчания для задания опций команд;

• производить интеграцию между различными программными продуктами;

• автоматизировать запуск и выполнение приложений (макрокоманда может включать в свою последовательность другие макрокоманды) и др.

Макросы пакета Microsoft Office делят на две категории:

• клавишные макрокоманды – последовательность нажатий клавиш, сохраненная под указанным именем;

• языковые макрокоманды – последовательность команд на языке программирования Visual Basic (диалектах языка для различных пакетов).

Что нужно знать о записи макроса

При записи макроса следует учитывать некоторые особые моменты. Например, правила, которые нужно соблюдать при присвоении имени макросу.

Имя макроса

В качестве имени макроса можно использовать предлагаемое программой имя (Макрос плюс номер) или задать другое имя. Рекомендуется указывать для макроса имя, которое давало бы представление о решаемой задаче. При задании имени нужно учитывать следующие правила:

• Имя макроса должно начинаться буквой.

• В имени макроса нельзя использовать символы пробела.

• Для разделения отдельных слов в имени макроса используйте символ подчеркивания( _ ).

• Имя не должно иметь вид, аналогичный ссылке на ячейку, например, имя «А1» или «R1C1» недопустимо.

• Имя макроса должно содержать не более 255 символов.

Сочетания клавиш

Запустить макрос можно с помощью назначенного сочетания клавиш.

При задании сочетании клавиш существуют следующие возможности:

• [Ctrl]+[буква] (для строчных букв)

• [Ctrl]+[Shift]+[буква] (для прописных букв)

Под [буква] понимают любую клавишу с буквой на клавиатуре. Цифры и специальные символы указывать нельзя. При назначении не следует указывать сочетания клавиш, уже используемого программой, поскольку новое назначение заменит старое, пока рабочая книга с макросом открыта.