Лабораторная работа № 13 «Создание и обработка баз данных в субд Access»

Цель работы: изучение основных принципов работы и способов создания баз данных в среде Microsoft Access.

Общие сведения

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Объекты MS Access:

Таблица - основной объект любой базы данных; в них хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства)

Запросы – объект, служащий для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы – объект, служащий для отображения и ввода данных с помощью специальных средств оформления.

Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатающее устройство.

Страницы – специальный объект базы данных, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули – эти категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования на языке Visual Basic.

Эти объекты хранятся в одном файле с расширением (.Mdb). Постановка задачи

Перед созданием реляционной базы данных Access пользователь должен спланировать очень подробно, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные автоматизируемой предметной области нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.

Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию об учебном процессе текущего семестра:

• Списки студентов групп;

• Перечень изучаемых предметов;

• Преподавательский состав кафедр, обеспечивающих учебный процесс;

• Сведения о лекционных и практических занятиях в каждой из групп;

• Результаты сдачи экзаменов (зачетов) по каждому из проведенных занятий.

Создание файла базы данных Прежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных.

Это окно появляется, если в окне Сервис|Параметры|Вид|Отображать установлен флажок Окно запуска.

УПРАЖНЕНИЕ 1

Алгоритм создания файла для новой базы данных:

1. В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных

2. Если диалоговое окно не выведено, выполните команду Файл|Создать

Access выведет окно Создание.

3. Выберите Общие|база данных.

4. В окне Файл новой базы данных выберите Папка, в которой требуется поместить файл.

5. Введите в поле Имя файла новое имя базы данных ДЕКАНАТ.

Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию - база данных Microsoft Access - (*.mdb).

Создание таблицы базы данных

Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.