Контрольные вопросы

1. Что такое WORD?

2. С каким расширением по умолчанию создается файл в WORDe?

3. Как можно поместить выделенный фрагмент документа в буфер обмена при работе с текстовым редактором WORD?

4. Какая команда используется для пересохранения файла на магнитном диске в текстовом редакторе WORD?

5. В каком пункте главного меню WORD можно установить параметры страницы документа?

6. Какие существуют начертания шрифтов в WORD?

7. Какой командой можно установить цвет шрифта в документе WORD?

8. Какой командой можно создать таблицу стандартного формата в WORD?

9. Какой командой можно вызвать редактор формул в WORD?

10. Как вставить файл в текущий документ WORD?

11. Как можно в документ WORD разместить диаграмму из ЕXCEL?

12. Какая команда используется для установки альбомного листа в WORD?

13. Какая команда используется для вставки сноски в WORD?

14. Какая команда используется для разбивки выделенного текста на колонки в WORD?

15. Как отменить существующую нумерацию в списке?

16. Команда ВИД/МАСШТАБ.

17. Какая команда используется для установки размеров символов в тексте?

18. Можно ли изменить формат сохраненного документа?

19. Что такое колонтитул. Для чего он предназначен?

20. Как колонтитул из панели инструментов выводится на экран? Какую функцию он выполняет?

21. Что такое буквица? Опишите процесс его вставки. Можно ли убрать буквицу?

22. Для каких элементов текста создается стиль? Как он применяется и как его можно убрать?

23. Для чего предназначен стиль библиотеки?

24. Из каких элементов состоит таблица? Как можно вставить таблицу в текст?

25. Как можно скрыть сетку? Для чего его применяют?

Лабораторная работа № 7 «Освоение табличного процессора»

Цель работы: освоение студентами возможностей табличного процессора "Excel"; приобретение практических навыков по созданию, редактированию, хранению, печати, аннотированию табличных документов; оформление таблицы шрифтом любой доступной гарнитуры, любого начертания и кегля, форматирование таблицы; создание и редактирование диаграмм; работа с пользовательскими списками (рядами данных) табличного процессора "Excel".

Основные сведения о табличном процессоре"excel"

1. Основные понятия Excel

Рабочая книга – это основной документ, используемый для хранения и обработки данных. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные. По умолчанию каждая созданная книга содержит 3 рабочих листа, но их количество можно изменять. Кроме рабочих листов можно создавать диаграммы, макросы и листы диалога.

Каждый рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы обозначены буквами от A до Z и далее двухбуквенными символами. Строки пронумерованы вниз от 1 до 65536 с левой стороны окна документа.

Ячейка является основной единицей хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес (ссылку на ячейку). Например, D6 – это адрес ячейки на пересечении столбца D и строки 6.

Ярлычки листов расположены внизу окна рабочей книги, они позволяют выбирать необходимые листы в книге. В процессе работы листы можно переименовывать, добавлять, удалять, копировать, перемещать.

2. Ввод данных

Данные, набираемые с клавиатуры, появляются в активной ячейке и отображаются в строке формул. Строка формул включается командой Вид/Строка формул или командой Сервис/Параметры/Вид, флажок Строка формул.

В ячейку можно ввести:

• текст,

• число,

• дату/время

• формулу.

Текст – последовательность алфавитно-цифровых символов (буквы, цифры, спец. символы). В одну ячейку можно ввести до 32000 символов. Данные могут не полностью отображаться, если ширина ячейки мала и справа от ячейки есть данный. Чтобы число отображалось (воспринималось программой) как текст, ввод надо начать со знака апострофа, например, ’34578. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки.

В Excel допустим ввод чисел в одном из следующих форматов:

• целые (356, -75, 0),

• с десятичным разделителем (356.00),

• дробные (число 2 3/5),

• в экспоненциальном виде (1.25Е+4).

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки.

Данные типа Дата можно вводить в одном из следующих форматов:

• 3/22/97,

• 22-Mar-97,

• Mar-22,

• 22- Mar.

Над датами можно производить различные вычисления.

2.1 Создание ряда текстовых записей

Excel распознает некоторые часто встречающиеся значения, такие как дни недели, числа, даты, время, месяцы, и их сокращения. Можно создавать пользовательские списки. Для создания пользовательских списков необходимо:

1. Выбрать команду Сервис/Параметры/Списки. В появившемся диалоговом окне в поле Списки перечислены имеющиеся встроенные списки. По умолчанию выделен элемент Новый список.

2. В поле Элемент списка ввести элементы создаваемого списка (Астана, Алматы, Караганда, Темиртау), разделяя их нажатием клавиши ENTER.

3. Нажать кнопку Добавить. Новый список будет добавлен в поле Список.

Чтобы заполнить диапазон текстовыми записями необходимо:

1. Ввести первый элемент списка.

2. Перетащить маркер Автозаполнения через диапазон смежных ячеек, которые следует заполнить.

3. Отпустить кнопку мыши. Excel заполнит диапазон выделенных ячеек подходящими записями.

Существует также Автоввод. Включить/отключить этот режим можно командой Сервис/Параметры/Правка флажок Автозаполнение значений ячеек. При вводе данных Excel запоминает каждое значение. Если начать вводить значение, которое ранее вводилось, Excel автоматически завершит ввод. Можно принять предложенное значение или продолжать вводить новые данные. Например, если ранее было введено слово “Алматы”, то при повторном наборе после ввода первой буквы появится все слово.

2.2 Создание ряда чисел

Ряд данных – это регулярные последовательности – ряд дат, чисел, текста. Excel облегчает ввод ряда, предлагая средство Автозаполнение, которое позволяет быстро заполнять диапазоны ячеек последовательными значениями.

Создавать ряды можно двумя способами:

1. Используя мышь, чтобы перетащить маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в нижнем правом углу активной клетки):

   • Ввести начальное значение в первую ячейку диапазона. Если требуется увеличивать числа на определенную величину, ввести первые два значения в смежные ячейки.

   • Выделить диапазон, содержащий введенные числа

   • Перетащить маркер Автозаполнения через диапазон смежных ячеек, который требуется заполнить.

2. Используя команду ПРАВКА/Заполнить/Прогрессия:

   • Ввести начальное число или дату в первую ячейку диапазона, который требуется заполнить.

   • Выделить этот диапазон и выбрать команду ПРАВКА/ Заполнить/ Прогрессия.

   • В диалоговом окне Прогрессия указать, нужно ли ряд заполнить ряд “По строкам” или “По столбцам”.

   • Определить “Тип” создаваемого ряда.

   • Если создается ряд дат, определить “Единицы”.

   • Ввести “Шаг”. Это значение представляет собой величину, с которой будет изменяться значения от ячейки к ячейке.

   • Ввести “Предельное значение”. Это значение является последним значением в ряду. Нажать ОК.

2.3 Ввод формул

Чтобы ввести формулу введите сначала знак =, а затем саму формулу. При вводе формул в качестве аргументов обычно используются адреса ячеек. Адреса ячеек могут быть относительными (например, А4) и абсолютными (например, $A$4).

При копировании формул относительные адреса ячеек модифицируются, т.е. преобразуются так, чтобы соответствовать новому расположению формулы. Например, в ячейку D1 введена формула: =A1+B1-C1. При копировании формулы из ячейки D1 в ячейки D2 и D3 формула преобразуются соответственно в вид: =A2+B2-C2 и =A3+B3-C3.

При копировании формул абсолютные адреса ячеек не меняются. Например, в ячейку D2 введена формула: =(A2+B2)*$C$1. При копировании формулы из ячейки D2 в ячейки D3 и D4 формула преобразуются соответственно в вид: =(A3+B3)*$C$1 и =(A4+B4)*$C$1.

Для преобразования относительного адреса ячейки в абсолютный используется функциональная клавиша F4.

3. Редактирование данных

Редактировать содержимое ячейки можно в строке формул или непосредственно в ячейке. Для редактирования в строке формул выделите ячейку, а затем щелкните по строке формул. Для редактирования на месте сделайте двойной щелчок на ячейке или, выделив ее, нажмите клавишу <F2>.

Для удаления данных из ячейки выделите ее и нажмите клавишу <Delete>. При использовании клавиши <Delete> очищается только содержимое ячейки, форматирование ее не изменяется. Команда Правка/Очистить позволяет выбрать, что именно очистить:

• Все – очистить все в ячейке, включая форматирование и примечания.

• Форматы – очистить формат выделенных ячеек, т.е. заменить формат на Общий.

• Содержимое – очистить только содержимое ячеек, без изменения формата и примечаний

• Примечания – очистить примечания выделенных ячеек.

4. Копирование данных

Для копирования с помощью мыши необходимо:

1. Выделить диапазон ячеек, который требуется скопировать.

2. Поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.

3. Удерживая клавишу Ctrl, нажать левую кнопку мыши и перетащить выделенный диапазон в новую область рабочего листа, при этом отображается контур, указывающий размер и позицию копируемых данных.

Для копирования с помощью команд Копировать/Вставить необходимо:

1. Выделить диапазон ячеек, который требуется скопировать и выбрать команду Правка/Копировать.

2. Поместить указатель мыши в место копирования и выбрать команду Правка/Вставить.

Средство копирования формата позволяет несколько раз применять одно и то же форматирование, не создавая для этого пользовательский стиль. Чтобы скопировать формат из одного диапазона в другой необходимо:

1. Выделить диапазон ячеек, содержащий желаемые форматы. Нажать кнопку Формат по образцу на стандартной панели инструментов, при этом курсор примет форму кисточки.

2. Выделить ячейку или диапазон, который нужно отформатировать. Как только кнопка мыши будет отпущена, Excel применит скопированное форматирование.

3. Чтобы применить форматирование более чем к одному диапазону, дважды щелкните по кнопке Формат по образцу. Для выхода из этого режима снова щелкните по кнопке Формат по образцу или нажмите клавишу Esc.

5. Перемещение данных

Для перемещения с помощью мыши необходимо:

1. Выделить диапазон ячеек, который требуется скопировать и поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.

2. Удерживая клавишу Shift, нажать левую кнопку мыши и перетащить выделенный диапазон в новую область рабочего листа, при этом отображается контур, указывающий размер и позицию копируемых данных.