Контрольные вопросы:
Какие функции может выполнять инструмент Сводная таблица?
Перечислите средства настройки сводной таблицы (Параметры сводной таблицы).
Из каких данных состоит поле Данные сводной таблицы?
Можно ли на основе одной сводной таблицы построить другую?
Что собой представляет диалоговое окно Отобразить детали?
Лабораторная работа № 11
«Создание серийных документов»
Цель работы: Создание серии документов, в которых часть содержимого является неизменной и одинаковой для всех документов, а другая часть должна содержать данные, различные для каждого документа.
Задание 1. Этапы создания серийных документов.
Серийные документы – это документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми данными, взятыми из таблиц.
Предположим, нам требуется разослать уведомления задолжникам по летней сессии. Для этого выделим содержательную часть таблицы (диапазон A1:G16) и присвоим ей имя DOLG.
Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, для этого:
Ввести текст уведомления без конкретных данных. Назовем этот документ – Уведомление.doc. Текст документа приведен на рис. 15
рис. 15 Файл Уведомление.doc
Через меню Word Сервис \ Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомление с данными из таблицы. В окне Слияние формируются 3 объекта:
Основной документ – у нас файл Уведомление. Doc
Источник данных – таблица Excel, с данными о сдаче сессии студентами из файла Сводные таблицы.xls
Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными студента – задолжника.
Формируем Основной документ. Для этого из меню Создать выберем пункт Документы на бланке, т.к. это официальные письма. В последующем диалоге выберем Активное окно, т.к. документ Уведомление.doc нами уже открыт.
Задаем Источник данных. Открыв меню Получить данные, мы выберем пункт Открыть источник данных. В ответ операционная система предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel: Книги MS Excel после чего найти и открыть файл Сводные таблицы.xls.
Далее выбираем из двух возможных вариантов область по имени DOLG. Перед нами возникнет окно, где мы выберем Правка основного документа.
Возвратившись в Word мы обнаружим изменение его интерфейса
С помощью кнопки Добавить поле Word можно предусмотреть к мужчинам обращение словом «Уважаемый», а к женщинам «Уважаемая». Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий IF…THEN…ELSE.
Кнопка Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста необходимые поля - Ф.И.О. Студента, Вид дисциплины. Содержание основного документа со всеми полями можно отобразить с помощью клавиш Alt+F9. Обратный переход повторное нажатие. Смотрите рисунок 16.
Кнопка Поля /Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными. Нажимая стрелку вперед или назад, мы можем перемещаться внутри диапазона DOLG.
Рис.16 Заполненный шаблон (поля раскрыты)
Для завершения процесса генерации серийных документов, вернемся к меню Сервис/Слияние. Поскольку уведомление нужно посылать не всем студентам, а только тем, кто не сдал экзамен, нам нужно выполнить отбор записей. Для этого, в разделе Объединение нажмем на кнопку Отбор записей, куда введем критерий отбора
Теперь нужно нажать кнопку Объединить, в окне Слияние выбрать Новый документ в результате сформируется файл с именем Формы1.doc, где на каждом листе (их будет 3) будет представлено одно уведомление.
Рис. 17 Сформированный серийный документ.