- •Делопроизводство. Подготовка служебных документов
- •Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия
- •1.1. Понятие о документообороте предприятия
- •1.2. Особенности организации работы с входящими документами
- •1.3. Особенности организации работы с исходящими документами
- •1.4. Особенности организации работы с внутренними документами
- •1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению
- •Глава 2. Унификация текстов служебных документов
- •2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов
- •2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов
- •2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)
- •2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.6. Приказ. Распоряжение
- •2.2.7. Протокол
- •2.2.9. Доверенность
- •2.2.10. Справка*(42)
- •Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями госТа р6.30-2003
- •3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика госТа р6.30-2003
- •3.2. Требования к реквизитам служебных документов
- •Основные требования к оформлению реквизитов документов
- •3.3. Требования к бланкам служебных документов
- •Глава 4. Правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора
- •4.1. Правовой статус трудового договора
- •4.2. Порядок заключения трудового договора
- •4.3. Порядок изменения условий действующего трудового договора
- •4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора
- •Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек
- •5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек*(91)
- •5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией
- •5.2.1. Оформление трудовой книжки
- •Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении
- •Перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора
- •Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений
- •5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе
- •5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней
- •5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
- •Примерная форма доверенности на продажу дома Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение заработной платы Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение свидетельства о праве на наследство Доверенность
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в архиве предприятия
- •Справка
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов другого предприятия, хранящихся в архиве
- •Справка
- •Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов*(123)
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению*(124)
- •Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*(125)
- •Перечень типовых сроков исполнения документов*(126)
- •Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях*(127)
- •Стандартизованные термины с определениями*(128) Список литературы
1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению
В рамках заключительного параграфа данной главы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
В связи с последним замечанием - несколько слов о самом законе. Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений "в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности". Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие "хранению в силу значимости_ для граждан, общества и государства".
Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Отметим далее, что практическая организация работы с архивными документами, подлежащими государственному хранению, регламентируется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов*(9). Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).
В свою очередь, практическая организация работы с архивными документами, подлежащими - до передачи на постоянное хранение в государственные (ведомственные) архивы - временному хранению на предприятиях (в организациях и учреждениях), регламентируется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций*(10). Архив предприятия (организации, учреждения) создается в целях своевременного приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и надлежащего использования, а также для подготовки документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный (ведомственный) архив.
Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем - к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.
В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
е) научной документации - 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;
з) видео- и фонодокументов - 3 года.
Для организации экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК)*(11). Результаты работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов отражаются в описях дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (персоналу), а также в актах о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.
Подчеркнем, что описи (акты) подлежат утверждению руководителем предприятия только после того, как они будут утверждены экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Непосредственно после этого:
- дела (документы), подлежащие хранению в архиве предприятия, передаются на хранение в указанный архив, функционирующий, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения либо в составе службы ДОУ предприятия;
- дела (документы), подлежащие хранению в ведомственном (государственном) архиве, передаются на хранение в указанный архив;
- дела (документы), не подлежащие дальнейшему хранению, передаются на уничтожение посредством переработки (утилизации) на соответствующие специализированные предприятия (бумагоделательные комбинаты, обойные фабрики и т.п.).
Факт передачи документов во всех случаях удостоверяется документально (актом установленного образца). На основании актов осуществляется внесение необходимых записей в учетные документы предприятия. Организация последующего хранения документов в архиве предполагает осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих:
- рациональное размещение документов;
- систематический контроль за их движением и физическим состоянием;
- периодическое копирование наиболее ценных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
- в необходимых случаях - восстановление первоначальных свойств документов, подвергнувшихся повреждению (разрушению), а также проведение розыска в отношении недостающих (утраченных) документов.
Отметим в заключение, что организация повседневной работы архива предприятия организуется в соответствии с положением об архиве. Проект такого положения подписывается руководителем архива, согласовывается с соответствующим ведомственным (государственным) архивным учреждением, после чего утверждается руководителем предприятия. Примерный текст положения об архиве предприятия представлен в Приложении 2 к данной книге. Повседневная деятельность работников архива регламентируется должностными инструкциями*(12).