- •Делопроизводство. Подготовка служебных документов
- •Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия
- •1.1. Понятие о документообороте предприятия
- •1.2. Особенности организации работы с входящими документами
- •1.3. Особенности организации работы с исходящими документами
- •1.4. Особенности организации работы с внутренними документами
- •1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению
- •Глава 2. Унификация текстов служебных документов
- •2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов
- •2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов
- •2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)
- •2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.6. Приказ. Распоряжение
- •2.2.7. Протокол
- •2.2.9. Доверенность
- •2.2.10. Справка*(42)
- •Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями госТа р6.30-2003
- •3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика госТа р6.30-2003
- •3.2. Требования к реквизитам служебных документов
- •Основные требования к оформлению реквизитов документов
- •3.3. Требования к бланкам служебных документов
- •Глава 4. Правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора
- •4.1. Правовой статус трудового договора
- •4.2. Порядок заключения трудового договора
- •4.3. Порядок изменения условий действующего трудового договора
- •4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора
- •Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек
- •5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек*(91)
- •5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией
- •5.2.1. Оформление трудовой книжки
- •Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении
- •Перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора
- •Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений
- •5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе
- •5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней
- •5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
- •Примерная форма доверенности на продажу дома Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение заработной платы Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение свидетельства о праве на наследство Доверенность
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в архиве предприятия
- •Справка
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов другого предприятия, хранящихся в архиве
- •Справка
- •Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов*(123)
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению*(124)
- •Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*(125)
- •Перечень типовых сроков исполнения документов*(126)
- •Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях*(127)
- •Стандартизованные термины с определениями*(128) Список литературы
5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией
5.2.1. Оформление трудовой книжки
Вопросам ведения трудовых книжек отведен самостоятельный (второй по нумерации) раздел Правил и практически весь текст Инструкции. Это обстоятельство побуждает нас к возможно более тщательному изучения их содержания.
Прежде всего обратим внимание читателей на порядок оформления трудовой книжки. Необходимость в оформлении трудовой книжки (не дубликата) возникает в тех случаях, когда работник трудоустраивается впервые.
Оформление трудовой книжки является прямой обязанностью работодателя, как это следует, в частности, из содержания ст. 66 ТК РФ. Пункт 8 новых Правил уточняет это требование, предписывая работодателю производить оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, "в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу".
Подчеркнем, что новая Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке аккуратно, используя для этой цели перьевую или гелевую ручку либо ручку-роллер (шариковую) со световодостойкими чернилами (гелем, пастой) черного (синего, фиолетового) цвета. Производимые в трудовой книжке записи не должны иметь сокращений, как то: "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
Состав сведений о работнике, вносимых, в соответствии с п. 9 Правил, в трудовую книжку при ее оформлении, включает:
а) личные сведения - фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - вносимые в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) сведения об образовательной и профессиональной подготовке - образование, профессия, специальность, - вносимые на основании документов об образовании, о квалификации.
При этом, как следует из Инструкции, фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Дата рождения работника также должна указываться полностью - число, месяц, год.
Основанием для совершения указанных выше записей служат личные документы работника - паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность. Записи об образовании работника производится на основании надлежащим образом заверенных документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома и др.)*(96).
Отметим также, что при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, соискатель должен представить в дополнение к перечисленным сведения о наличии у него специальных знаний. Данное положение Правил в точности соответствует требованиям ст. 65 ТК РФ.
На практике сказанное означает, что соискатель должен документально подтвердить наличие у него соответствующих знаний. К примеру, переводчик должен при заключении трудового договора предъявить уполномоченному представителю работодателя (как правило, сотруднику отдела кадров) диплом или свидетельство о квалификации, и т.п.*(97)
Что касается записей о профессии (специальности) работника, то они производятся в трудовой книжке на основании вышеперечисленных документов об образовании, квалификации и (или) наличии специальных знаний, а также иных надлежащим образом заверенных документов.
Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении, представлен в табл. 5.1, а перечень соответствующих документов - в табл. 5.2.
Не исключено, что в дальнейшем у работодателя может возникнуть необходимость во внесении изменений в ранее совершенные в данном разделе записи трудовой книжки. Делать это следует в соответствии с Инструкцией (раздел 2), соблюдая следующие основные требования:
- для изменения записей о фамилии, имени, отчестве и (или) дате рождения работника прежние сведения зачеркиваются одной чертой. После этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих, что в персональных данных работника произошли те или иные изменения, как то - паспорт, свидетельство и др. - производится новая запись. Произведенная запись в обязательном порядке дополняется ссылкой на название документа, его номер и дату. Затем новая запись заверяется подписью работодателя (уполномоченного им лица) и оттиском соответствующей печати (например, кадровой службы предприятия);
Таблица 5.1