2.2.7. Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту - протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

а) записей, произведенных во время совещания (заседания)*(29);

б) представленных тезисов докладов и выступлений;

в) справок;

г) проектов решений;

д) других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей (иными должностными лицами, несущими ответственность за подготовку). Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка, например, "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "слушали - выступили - постановили - решили". Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения)*(30).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - "Протокол" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) вид протокольного мероприятия (совещание, заседание и т.п.) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра

документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству*(31) приведен в Приложении 10 к настоящему пособию.

2.2.8. Акт

Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Так, в соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения)*(32).

В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т.п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца, например форму акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (см. форму Т-73, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1), а в отсутствие таковых - Методические рекомендации*(33).

В соответствии с параграфом 5.5 указанного документа текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:

а) наименования их должностей;

б) наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

в) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 11 к настоящему пособию.