2.2.10. Справка*(42)

Согласно одному из наиболее распространенных определений, справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.). Вместе с тем функциональное назначение справок весьма обширно, что, в конечном счете, налагает определенные особенности на порядок их оформления и содержания. Так, в соответствии с Методическими рекомендациями*(43) справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

а) фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);

б) должность указанного лица;

в) указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.

В свою очередь, особенностью содержания справок описательного характера, в том числе составленных по запросам вышестоящих органов управления (например, при подготовке проектов нормативно-правовых актов), является их жесткое структурирование (рубрикация) по разделам в соответствии с количеством освещаемых в них вопросов. При этом разделы нумеруются арабскими цифрами и снабжаются заголовками.

Что касается справок, текст которых включает значительное количество цифровых показателей (статистических данных), то специфической чертой их оформления является табличная форма представления показателей (данных). Более подробно порядок оформления различных видов справок рассматривается далее.

Начнем с рассмотрения порядка подготовки справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение. Порядок и правила подготовки подобных документов установлен параграфом 3.3.9 Типовой инструкции по делопроизводству*(44).

Отметим, что подготовка указанных справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в организации, учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

Справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках предприятия (стандартных листах бумаги формата А4) и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа - печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) заголовок - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка;

3) текст - отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается 13 кеглем через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте справки, как правило, кратко излагаются:

- мотивы внесения проекта акта (документа) на подпись (утверждение);

- обоснование и суть проекта акта (документа);

- наличие разногласий;

- результаты проработки и экспертизы представляемого на подпись проекта акта (документа);

4) подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи.

Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа приведен в Приложении 13 к настоящему пособию.

Рассмотрим далее вопросы, связанные с подготовкой справок о документообороте предприятия (организации, учреждения) в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве*(45).

Напомним уважаемым читателям, что необходимость в подготовке подобных справок ежемесячно возникает в процессе работы по сокращению на предприятии объемов деловой переписки. Для указанной цели применяются справки двух видов:

а) справка об объеме документооборота;

б) справка о состоянии исполнения документов.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку указанных справок несет служба ДОУ предприятия. Основу справок составляют статистические данные, отражающие количество исполненных документов, а также состояние исполнительской дисциплины как по предприятию в целом, так и по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы*(46).

Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно - их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Образцы оформления справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве приведены в Приложениях 14 и 15 к настоящему пособию.

Отдельного рассмотрения требует организация справочной работы по персоналу, предполагающая сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия (организации, учреждения) в виде различных справок. Общие вопросы ведения справочной работы по персоналу, включая выдачу справок о персональных данных, регулируются в соответствии с положениями главы 14 Трудового кодекса РФ, а также некоторых организационно-методических документов, в частности, Методических рекомендаций Мосгорархива*(47).

Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива предприятия (организации, учреждения) при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным в установленном порядке.

Поступившие от обратившихся сторон письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов*(48). Указанный выше срок может быть увеличен (но не более чем на месяц) в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:

а) получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны (по запросу предприятия, на которое она обратилась);

б) проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;

в) осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны.

Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:

а) о трудовом стаже;

б) о заработной плате;

в) об избрании на выборные должности;

г) о членстве в общественных организациях;

д) об образовании.

В отдельных случаях гражданам могут выдаваться и справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших.

Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления, например в случае, если заявитель занимал руководящую должность. Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов*(49):

а) личные карточки работников;

б) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);

в) списки персонала с анкетными данными;

г) лицевые счета работников;

д) расчетные ведомости.

В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).

В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т.п.).

Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.

Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образцы справок по персоналу, оформленные в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива*(50), приведены в Приложении 16 к настоящему пособию.