- •Делопроизводство. Подготовка служебных документов
- •Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия
- •1.1. Понятие о документообороте предприятия
- •1.2. Особенности организации работы с входящими документами
- •1.3. Особенности организации работы с исходящими документами
- •1.4. Особенности организации работы с внутренними документами
- •1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению
- •Глава 2. Унификация текстов служебных документов
- •2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов
- •2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов
- •2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)
- •2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.6. Приказ. Распоряжение
- •2.2.7. Протокол
- •2.2.9. Доверенность
- •2.2.10. Справка*(42)
- •Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями госТа р6.30-2003
- •3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика госТа р6.30-2003
- •3.2. Требования к реквизитам служебных документов
- •Основные требования к оформлению реквизитов документов
- •3.3. Требования к бланкам служебных документов
- •Глава 4. Правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора
- •4.1. Правовой статус трудового договора
- •4.2. Порядок заключения трудового договора
- •4.3. Порядок изменения условий действующего трудового договора
- •4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора
- •Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек
- •5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек*(91)
- •5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией
- •5.2.1. Оформление трудовой книжки
- •Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении
- •Перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора
- •Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений
- •5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе
- •5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней
- •5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
- •Примерная форма доверенности на продажу дома Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение заработной платы Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение свидетельства о праве на наследство Доверенность
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в архиве предприятия
- •Справка
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов другого предприятия, хранящихся в архиве
- •Справка
- •Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов*(123)
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению*(124)
- •Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*(125)
- •Перечень типовых сроков исполнения документов*(126)
- •Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях*(127)
- •Стандартизованные термины с определениями*(128) Список литературы
3.3. Требования к бланкам служебных документов
ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 Ч 297 мм) или А5 (148 Ч 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований (см. табл. 3.2 и рис. 3.3), предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
в) размещение полей и разметок.
Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв.м, а белизна - не менее 90%) (подробнее см. ГОСТ 93-27.60).
Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения*(63).
Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм - с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Примеры оформления бланков в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 представлены на рис. 3.4-3.9.
Несмотря на то что из содержания ГОСТа Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. Уместно в этой связи напомнить уважаемым читателям о наиболее важных из них.
Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее - бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.
Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:
1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;
2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.
Отдельного рассмотрения в рамках настоящего пособия заслуживает порядок оформления и ведения документов по персоналу, важнейшими из которых, как известно, являются трудовой договор и трудовая книжка. Повышенный интерес к освещению данного вопроса обусловлен произошедшими в течение 2002-2003 гг. изменениями в трудовом законодательстве РФ.
"Рис. 3.4. Пример общего бланка организации"
"Рис. 3.5. Пример продольного бланка письма организации"
"Рис. 3.6. Пример углового бланка письма организации"
"Рис. 3.7. Пример бланка структурного подразделения организации"
"Рис. 3.8. Пример бланка должностного лица организации"
"Рис. 3.9. Пример бланка конкретного вида документа организации"
Прежде всего имеется в виду принятие и введение в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового кодекса РФ*(64) (далее - ТК РФ), раздел III которого (за исключением главы 14) целиком посвящен регламентации порядка заключения, изменения и прекращения действия трудового договора. Во-вторых, существенным с правовой точки зрения является принятие в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. Правил ведения и хранения трудовых книжек*(65). Кроме того, в соответствии с указанным постановлением с 1 января 2004 г. в действие введены и новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее*(66).
В-третьих, постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. утверждена и введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этот документ уточняет порядок заполнения трудовых книжек и, кроме того, устанавливает конкретные требования к совершению в них необходимых записей.
В связи с вышеизложенным рассмотрим в главе 4 настоящего пособия правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора в свете положений ТК РФ, а в главе 5 - правила ведения трудовых книжек, в полной мере учитывающие изменения, вызванные принятием упомянутого постановления. В указанных главах содержатся также необходимые примеры и образцы документов, позволяющие более глубоко усвоить излагаемый в них материал.