- •Делопроизводство. Подготовка служебных документов
- •Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия
- •1.1. Понятие о документообороте предприятия
- •1.2. Особенности организации работы с входящими документами
- •1.3. Особенности организации работы с исходящими документами
- •1.4. Особенности организации работы с внутренними документами
- •1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению
- •Глава 2. Унификация текстов служебных документов
- •2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов
- •2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов
- •2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)
- •2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)
- •2.2.6. Приказ. Распоряжение
- •2.2.7. Протокол
- •2.2.9. Доверенность
- •2.2.10. Справка*(42)
- •Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями госТа р6.30-2003
- •3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика госТа р6.30-2003
- •3.2. Требования к реквизитам служебных документов
- •Основные требования к оформлению реквизитов документов
- •3.3. Требования к бланкам служебных документов
- •Глава 4. Правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора
- •4.1. Правовой статус трудового договора
- •4.2. Порядок заключения трудового договора
- •4.3. Порядок изменения условий действующего трудового договора
- •4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора
- •Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек
- •5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек*(91)
- •5.2. Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией
- •5.2.1. Оформление трудовой книжки
- •Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении
- •Перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора
- •Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений
- •5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе
- •5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней
- •5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек
- •Примерная форма доверенности на продажу дома Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение заработной платы Доверенность
- •Примерная форма доверенности на получение свидетельства о праве на наследство Доверенность
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в архиве предприятия
- •Справка
- •Образец справки о трудовом стаже на основании документов другого предприятия, хранящихся в архиве
- •Справка
- •Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов*(123)
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению*(124)
- •Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*(125)
- •Перечень типовых сроков исполнения документов*(126)
- •Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях*(127)
- •Стандартизованные термины с определениями*(128) Список литературы
1.2. Особенности организации работы с входящими документами
Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает*(1):
а) доставку и прием документов;
б) первичную обработку документов;
в) предварительное рассмотрение документов;
г) рассмотрение документов руководством предприятия;
д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);
е) осуществление контроля за исполнением документов;
ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;
з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.
Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.
Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает*(2):
-
- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;
-
- проверку правильности ее адресования;
-
- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей)*(3);
-
- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;
-
- простановку штампов с отметкой "Входящий N __" на документах, подлежащих регистрации (учет документов);
-
- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).
После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.
По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных)*(4), или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.
Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Прием документов по техническим каналам связи имеет ряд особенностей, суть которых отражена в Приложении 1 к настоящему пособию.
По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.
Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.
После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.
Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым*(5).
Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.