5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней

Рассмотрим далее вопросы, связанные с оформлением, заполнением и ведением дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней. Их правовое регулирование осуществляется на основании разделов 3 и 5 Правил, а также раздела 7 Инструкции.

Уточним, что оформление дубликата трудовой книжки производится в случаях:

а) утраты работником трудовой книжки;

б) небрежного обращение работника с трудовой книжкой;

в) приведения трудовой книжки в негодность вследствие ненадлежащего (небрежного) хранения работодателем (уполномоченным им лицом);

г) утраты (в том числе массовой, см. далее) работодателем трудовых книжек работников вследствие обстоятельство неодолимой силы.

Рассмотрим перечисленные ситуации по порядку. При обнаружении утраты трудовой книжки (например, полученной работником от работодателя во временное пользование - для ознакомления с содержанием произведенных в ней записей и пр.) лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Как правило, соответствующее заявление делается работником в письменной форме. Работодатель вправе произвести проверку изложенных в письменном заявлении работника обстоятельств утраты трудовой книжки (допустим, назначив с этой целью служебное расследование). Заполнение дубликата трудовой книжки производится в соответствии с изложенными ранее в отношении трудовой книжки требованиями Инструкции, при этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице (титульном листе) старой трудовой книжки (в тех случаях, когда она сохранилась и подлежит замене в связи с износом) - надпись "Взамен выдан дубликат_" с указанием его серии и номера.

Подчеркнем, что работодатель, как это предусмотрено п. 31 Правил, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами*(113);

б) сведения о работе и награждении (поощрении) работника, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы;

в) сведения о работе владельца трудовой книжки по прежнему месту работы - при наличии документального подтверждения соответствующих сведений*(114).

При наличии в утраченной трудовой книжке записи об увольнении (переводе на другую работу), признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все ранее произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

После надлежащего оформления трудовая книжка выдается владельцу для ознакомления, а затем хранится в организации установленным порядком (см. далее). Аналогичным образом производится оформление дубликата трудовой книжки и в случаях, если она пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) вследствие небрежного хранения, допущенного работником или работодателем (уполномоченным им лицом).

В дубликат трудовой книжки переносятся записи, однозначность чтения и подлинность которых не вызывает сомнений. Внесение в дубликат трудовой книжки записей, прочитать которые не представляется возможным, производится на основании иных документов, имеющихся в распоряжении работника и работодателя.

Наконец, возможна ситуация, при которой вследствие обстоятельств неодолимой силы происходит массовая утрата работодателем трудовых книжек - например, в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф), стихийных бедствий, массовых беспорядков), а также иных чрезвычайных обстоятельств. В этом случае трудовой стаж работников, трудовые книжки которых оказались утраченными, устанавливается соответствующей комиссией (комиссией по установлению стажа), создаваемой по решению органов исполнительной власти субъектов РФ, на территории которых имело место то или иное чрезвычайное обстоятельство.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется указанной комиссией на основании документов, сохранившихся у работников (например, оформленные надлежащим образом справки, профсоюзные билеты или учетные карточки члена профсоюза, расчетные книжки и т.п.). В случае отсутствия каких-либо документов комиссия принимает решение об установлении трудового стажа на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации (предприятии, учреждении)*(115). Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

Итогом работы комиссии является акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работников, трудовые книжки которых были утрачены вследствие чрезвычайных обстоятельств. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Несколько слов - о порядке оформления и ведения вкладыша в трудовую книжку. Такой вкладыш вшивается в трудовую книжку в случае, если в ней заполнены все страницы хотя бы одного из разделов и дальнейшее ведение в документе записей не представляется возможным. Оформление и ведение вкладыша осуществляется работодателем с соблюдением правил, установленных для оформления и ведения трудовых книжек. При необходимости в трудовую книжку вшивается два и более вкладышей. О выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш серия _ номер _". Подчеркнем, что вкладыш без трудовой книжки - даже оформленный надлежащим образом - является недействительным (см. п. 39 Правил). Рассмотрим далее основные вопросы организации учета и хранения трудовых книжек.