5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен разделом 6 Правил. Учет трудовых книжек и вкладышей (оформленных на работников), бланков трудовых книжек и бланков вкладышей осуществляется в организации (предприятии, учреждении) посредством оформления и ведения соответствующей учетной документации - книг учета движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходных книг по учету бланков трудовых книжек и вкладышей*(116).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей ведется отделом кадров (другим подразделением, выполняющим функции отдела кадров) организации. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также вновь выданные работникам (взамен утраченных, испорченных и т.п.) трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера каждого документа.

При получении трудовой книжки на руки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также в личной карточке (форма Т-2).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей ведется бухгалтерией организации. В указанную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей, с указанием серии и номера бланка каждого документа.

Книги учета и приходно-расходные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение трудовых книжек и вкладышей, ведущихся на работников организации, осуществляется с соблюдением требований, предусмотренных для хранения документации, содержащей персональные данные*(117). Хранение указанных документов должно осуществляться в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) или в рабочих комнатах, доступ в которые имеют только уполномоченные лица (сотрудники отдела кадров организации, ответственные за учет и хранение документов).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки и вкладыши помещаются в сейфы (шкафы, ящики рабочих столов, снабженные надежными запорами и приспособлениями для опечатывания). Для обеспечения оперативного поиска трудовых книжек целесообразно располагать их в алфавитном порядке и снабжать полки, на которых они расположены в сейфах (шкафах, столах), пояснительными надписями с указанием на соответствующих полках букв алфавита.

Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей осуществляется, как правило, в бухгалтерии организации с соблюдением требований, предусмотренных для хранения документации строгой отчетности (см. выше). Выдача бланков документов производится уполномоченным сотрудником бухгалтерии сотруднику отдела кадров, ответственному за ведение трудовых книжек, на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, полученных в течение отчетного периода для оформления, и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы. Испорченные при заполнении бланки документов подлежат уничтожению по акту.

Хранение трудовых книжек (в том числе их дубликатов), не полученных работниками при увольнении (либо в случае смерти работника - его ближайшими родственниками), осуществляется в течение двух лет в отделе кадров (ином подразделении, выполняющем его функции) организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока, как следует из п. 43 Правил, "невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке" (табл. 5.4).

Следует также отдельно остановиться на вопросе обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей. Правила предписывают работодателю постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей. Поясним, что в данном случае под необходимым подразумевается количество бланков, обеспечивающее текущие потребности организации с учетом среднего количества трудовых книжек и вкладышей, оформляемых работникам предприятия в течение определенного периода времени. Кроме того, некоторое количество бланков должно находиться в резерве на случай каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Общий порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей установлен разделом 8 Правил. В соответствии с пунктом 46 Правил изготовление бланков указанных документов и обеспечение ими работодателей на платной основе "осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации". При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 и 48 Правил*(118).

Таблица 5.4

Основные требования к организации хранения трудовых книжек и вкладышей

┌─────┬───────────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐

│N п/п│ Наименование вида │ Режим хранения │ Примечание │

│ │ документа │ │ │

├─────┼───────────────────┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ Трудовые книжки и │ Соответствует режиму │ Хранение │

│ │вкладыши работников│ хранения документов, │осуществляется в │

│ │ организации │содержащих персональные│ отделе кадров │

│ │ │ данные │ организации │

├─────┼───────────────────┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 2 │ Бланки трудовых │ Соответствует режиму │ Хранение │

│ │книжек и вкладышей │ хранения документов │осуществляется в │

│ │ │ строгой отчетности │ бухгалтерии │

│ │ │ │ организации │

├─────┼───────────────────┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 3 │ Трудовые книжки и │Хранятся в течение двух│ По истечении │

│ │ вкладыши, не │ лет отдельно от │ срока хранения │

│ │ полученные │ трудовых книжек и │ подлежат │

│ │ работниками │ вкладышей работников │ уничтожению в │

│ │ организации (их │организации, а затем - │ установленном │

│ │родственниками) при│ в течение 50 лет в │ порядке │

│ │ увольнении │ архиве организации │ │

└─────┴───────────────────┴───────────────────────┴─────────────────┘

Работодатель несет ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей.

Ответственность за непосредственное ведение указанной работы возлагается на уполномоченное в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя лицо (как правило, сотрудник отдела кадров организации). За нарушение установленного Правилами порядка обращения с трудовыми книжками работодатель и уполномоченные им лица несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Примерные формулировки записей в трудовых книжках, совершенные на основании приказов по персоналу, соответствующие Трудовому кодексу РФ, представлены в Приложении 19 к данной книге.

Приложение 1

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи*(119)

Приложение 2

Примерное положение об архиве государственного предприятия (учреждения, организации)

Приложение 3

Примерная форма трудового договора со штатным сотрудником службы ДОУ*(120)

Примерная форма трудового договора с сотрудником службы ДОУ по совместительству

Приложение 4

Примерный текст положения о предприятии

Приложение 5

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

Приложение 6

Примерные тексты должностных инструкций различных категорий работников предприятия

Примерный текст должностной инструкции начальника отдела кадров

Примерный текст должностной инструкции заместителя начальника отдела по подготовке кадров

Примерный текст должностной инструкции начальника структурного подразделения отдела кадров

Примерный текст должностной инструкции инженера по подготовке кадров

Примерный текст должностной инструкции инспектора по кадрам

Примерный текст должностной инструкции специалиста по кадрам

Примерный текст должностной инструкции архивариуса

Примерный текст должностной инструкции делопроизводителя (делопроизводителя-оператора)

Примерный текст должностной инструкции машинистки (машинистки-оператора)

Приложение 7

Штатное расписание

Приложение 8

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 9

Образец оформления распоряжения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 10

Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 11

Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству

Приложение 12

Примерные тексты доверенностей

Примерная форма генеральной доверенности на управление имуществом

Доверенность

Город Астрахань,

Девятое сентября две тысячи третьего года.

Я, нижеподписавшийся, Николаев Николай Николаевич, проживающий в г. Астрахань, ул. Речная, д. 1, кв. 10, настоящей доверенностью уполномочиваю Михайлова Олега Олеговича, проживающего в г. Астрахань, Рыночная пл., д. 30, кв. 3, управлять и распоряжаться всем моим имуществом, в чем бы оно ни заключалось и где бы ни находилось, заключать все разрешенные законом сделки по управлению и распоряжению имуществом: покупать, продавать, дарить, принимать в дар, обменивать, закладывать и принимать в залог жилые дома и другое имущество, производить расчеты по заключенным сделкам; принимать наследство или отказываться от него; получать причитающееся мне имущество, деньги (вклады), ценные бумаги, а также документы от всех лиц, учреждений, предприятий, организаций, в том числе из отделений Сбербанка и других банков РФ; отделений связи и телеграфа по всем основаниям; распоряжаться счетами в Сбербанке и других банках РФ; получать почтовую, телеграфную и всякого рода корреспонденцию, в том числе денежную и посылочную, вести от моего имени дела во всех государственных учреждениях, кооперативных и общественных организациях, а также вести мои дела во всех судебных учреждениях со всеми правами, какие предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу и потерпевшему, в том числе с правом полного или частичного отказа от исковых требований, признания иска, изменения предмета иска, заключения мирового соглашения, обжалования решения суда, предъявления исполнительного листа ко взысканию, получения присужденного имущества или денег.

Доверенность выдана сроком на ТРИ года.

Подпись