5. Эффективное совещание

Основной элемент собрания или совещания - дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой - поиск истины.

Современный подход:

• введение специальной роли КООРДИНАТОРА, ответственного за ход групповой работы и нейтрального по отношению к обсуждаемым на совещании вопросам;

• разработка ПРОЦЕССА И ПРАВИЛ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ с учетом специфики решаемой задачи, целей совещания, особенностей группы и имеющегося времени;

• использование ГРУППОВОЙ ПАМЯТИ – особого способа наглядной регистрации хода и результатов совещания.

• Виды совещаний

По цели совещания подразделяются на:

Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении.

Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.

Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

По стилю проведения различают совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные. На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы. Автократическое совещание - разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников. Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего.

Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

Типичные ошибки в поведении ведущего совещание

3.1 Эмоциональная расторможенность со стороны ведущего. Ведущий подает такие сигналы, как: - громкий, резкий, часто неприятный голос; - хаотичная, суетливая жестикуляция; - фамильярное обращение к участникам совещания; - взгляд "в лоб" или "по волчьи".

3.2 Преобладание негативных оценок в речи: - ведущий называет участников негативными именами - ведущий акцентирует ТОЛЬКО негативный момент в информации со стороны участников ("говори о том, что не получилось", "опять план сорвали", "чего ждать дальше", "хватить пудрить мозги" и пр.). - описание только возможных бед в будущем ("надеюсь, мы НЕ развалимся").

3.3 Ориентация на провокацию негативных эмоций в группе участников: - стравливание участников между собой; - обвинение и наказание локальных руководителей на глазах их подчиненных; - делается ставка на тревогу и страх - как основные мотивационные состояния.

3.4 Изолированное использование стимулов: - ставка только на рациональные действия, запрет эмоций; - ставка только на личные эмоции, избегание "мозгового штурма"; - потеря контроля над событиями совещания (и как следствие, быструю утомляемость ведущего) через растворение внимания в периферийных стимулах.

3.5. Отсутствие обратной связи: - преобладает навязывание мнения ведущего; - ведущий избегает, и даже боится, мнения участников совещания; - неопределенность в целях совещания: участники не ознакомлены заранее с регламентом и повесткой; - ведущий и участники предоставляют друг другу информацию, которая потеряла актуальность или искажена.