Раздел VIII Учет и операционная техника в банках

Учет в банках

Организацию и функционирование банковской системы Российской Федерации, и правовое регулирование банковской деятельности определяет Конституция Российской Федерации, Федеральные законы, а также ряд нормативных актов Банка России. Эти документы определяют построение банковской системы Российской Федерации, которая состоит из Банка России и кредитных организаций. В нее также включаются филиалы и представительства иностранных банков. Банк России составляет первый уровень банковской системы Российской Федерации. Кредитные организации включаются во второй уровень банковской системы Российской Федерации. Для расширения сферы своей деятельности кредитные организации могут создавать филиалы и представительства.

Операционная техника в банках непосредственно связана с организацией и осуществлением учета в процессе проведения банковских операций. Учет является непременным условием нормального функционирования любого банка и банковской системы в целом.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование детальной, достоверной и содержательной информации о деятельности кредитной организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

- ведение подробного, полного и достоверного бухгалтерского учета всех банковских операций, наличия и движения требований и обязательств, использования кредитной организацией материальных и финансовых ресурсов;

- выявление внутрихозяйственных резервов для обеспечения финансовой устойчивости кредитной организации, предотвращения отрицательных результатов ее деятельности;

- использование бухгалтерского учета для принятия управленческих решений.

Кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета и иными нормативными актами Банка России.

Подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета в кредитной организации и ее подразделениях, основанный на Плане счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Федеральной службы государственной статистики типовые формы первичных учетных документов;

- порядок расчетов со своими филиалами (структурными подразделениями);

- порядок проведения отдельных учетных операций, не противоречащих законодательству Российской Федерации, в том числе нормативным актам Банка России;

- порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

- порядок и случаи изменения стоимости объектов основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (переоценка, модернизация, реконструкция и так далее);

- лимит стоимости предметов для принятия к бухгалтерскому учету в составе основных средств;

- способы начисления амортизации по объектам основных средств и нематериальных активов;

- порядок отнесения на расходы стоимости материальных запасов;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации, включая филиалы (структурные подразделения);

- порядок контроля за совершаемыми внутрибанковскими операциями;

- порядок и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета. При этом ежедневно распечатываются баланс, лицевые счета, по которым были проведены операции (проведена операция), а также выписки (вторые экземпляры лицевых счетов) по счетам клиентов;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства Российской Федерации при выполнении банковских операций ответственность несет руководитель кредитной организации.

За формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главный бухгалтер кредитной организации.

Бухгалтерский учет совершаемых операций по счетам клиентов, имущества, требований, обязательств и хозяйственных операций кредитных организаций ведется в валюте Российской Федерации.

Бухгалтерский учет ведется кредитной организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Кредитная организация ведет бухгалтерский учет имущества, банковских и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Все операции и результаты инвентаризации подлежат своевременному отражению на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

В бухгалтерском учете кредитных организаций текущие внутрибанковские операции и операции по учету затрат капитального характера учитываются раздельно.

План счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях и Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, основаны на принципах и качественных характеристиках бухгалтерского учета.

Принципы бухгалтерского учета:

- Непрерывность деятельности.

Этот принцип предполагает, что кредитная организация будет непрерывно осуществлять свою деятельность в будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации, существенного сокращения деятельности или осуществления операций на невыгодных условиях.

- Отражение доходов и расходов по методу "начисления".

Этот принцип означает, что финансовые результаты операций (доходы и расходы) отражаются в бухгалтерском учете по факту их совершения, а не по факту получения или уплаты денежных средств (их эквивалентов).

Доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете в том периоде, к которому они относятся.

- Постоянство правил бухгалтерского учета.

Кредитная организация должна постоянно руководствоваться одними и теми же правилами бухгалтерского учета, кроме случаев существенных перемен в своей деятельности или законодательстве Российской Федерации, касающихся деятельности кредитной организации. В противном случае должна быть обеспечена сопоставимость данных за отчетный и предшествующий ему период.

- Осторожность.

Активы и пассивы, доходы и расходы должны быть оценены и отражены в учете разумно, с достаточной степенью осторожности, чтобы не переносить уже существующие, потенциально угрожающие финансовому положению кредитной организации риски на следующие периоды.

При этом учетная политика кредитной организации должна обеспечивать большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (намеренное занижение активов или доходов и намеренное завышение обязательств или расходов).

- Своевременность отражения операций.

Операции отражаются в бухгалтерском учете в день их совершения (поступления документов), если иное не предусмотрено нормативными актами Банка России.

- Раздельное отражение активов и пассивов.

В соответствии с этим принципом счета активов и пассивов оцениваются отдельно и отражаются в развернутом виде.

- Преемственность входящего баланса.

Остатки на балансовых и внебалансовых счетах на начало текущего отчетного периода должны соответствовать остаткам на конец предшествующего периода.

- Приоритет содержания над формой.

Операции отражаются в соответствии с их экономической сущностью, а не с их юридической формой.

- Открытость.

Отчеты должны достоверно отражать операции кредитной организации, быть понятными информированному пользователю и избегать двусмысленности в отражении позиции кредитной организации.

- Кредитная организация должна составлять сводный баланс и отчетность в целом по кредитной организации. Используемые в работе кредитной организации ежедневные бухгалтерские балансы составляются по счетам второго порядка.

- Оценка активов и обязательств.

Активы принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости.

В дальнейшем, активы кредитной организации оцениваются (переоцениваются) по текущей (справедливой) стоимости либо путем создания резервов на возможные потери.

В бухгалтерском учете результаты оценки (переоценки) активов отражаются с применением дополнительных счетов, корректирующих первоначальную стоимость актива, учитываемую на основном счете, либо содержащих информацию об оценке (переоценке) активов, учитываемых на основном счете по текущей (справедливой) стоимости (далее - контрсчет).

Контрсчета предназначены для отражения в бухгалтерском учете изменений первоначальной стоимости активов в результате переоценки по текущей (справедливой) стоимости, создания резервов при наличии рисков возможных потерь, а также начисления амортизации в процессе эксплуатации.

Первичные учетные документы и первичный учет

В соответствии с требованиями организации сплошного и непрерывного бухгалтерского учета в банках все операции подлежат своевременной регистрации в первичных учетных документах без каких-либо пропусков или изъятий. Первичные учетные документы (далее первичные документы) - это документы, составленные в момент или непосредственно после завершения банковских или хозяйственных операций и являющиеся первым свидетельством их совершения.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Формы первичных документов, применяемых для оформления операций, по которым не предусмотрены типовые формы, могут разрабатываться банком самостоятельно, но обязательно должны найти отражение в его учетной политике.

Несмотря на разнообразие форм первичных документов, они должны удовлетворять ряду общих требований, одно из которых - реквизитный состав этих документов. В Федеральном законе “О бухгалтерском учете” приводится следующий перечень обязательных реквизитов, который надо предусматривать при самостоятельной разработке банком форм первичных документов:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы должны обеспечить своевременное и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. В связи с тем, что электронная цифровая подпись (ЭЦП) в настоящее время получила юридическую силу, в АБС можно хранить электронные первичные документы без их распечатки при наличии у каждого из них такой подписи. Однако, банк обязан изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичный учет в банке представляет собой систему, обеспечивающую сбор и регистрацию в первичных документах информации о банковских или хозяйственных операциях. В такой системе прорабатываются методы и технология проведения первичного учета, определяется набор первичных документов, количество экземпляров, порядок их заполнения и движения, т.е. документооборот. Использование АБС позволяет автоматизировать этот процесс, но несмотря даже на полную автоматизацию всех операций первичного учета в банке, всегда есть вероятность, что клиентские документы и документы других кредитных учреждений поступят в банк на бумажном носителе, что потребует для последующего учетного процесса ввод информации с этого документа в компьютер с клавиатуры.

С целью повышения контроля за движением первичных документов и правильности отражения их содержания в учете могут составляться сводные учетные документы. Каждый сводный учетный документ формируется на основании группы первичных документов. При этом могут быть использованы возможности компьютерной техники для автоматизации его получения. Например, сводное платежное поручение, сопровождающее группу платежных поручений, передаваемых банком в РКЦ, может быть составлено на компьютере автоматически путем обработки находящихся в его памяти и подготовленных к отправке платежных поручений.

Учетные регистры

Учетные регистры - это карточки, ведомости, журналы, бухгалтерские книги, предназначенные для учетных записей. Они используются для накопления, обработки и отражения в систематизированном виде учетной информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Первоначально информация в учетные регистры попадает с первичных документов. Учетные регистры могут быть представлены как на бумажном носителе, а также в памяти компьютера или на любом техническом носителе, а также отображены на экране дисплея.

Записи с первичных документов отражаются в учетных регистрах в хронологической последовательности с возможностью их группировки по счетам бухгалтерского учета.

Для ведения учетных регистров должны быть назначены ответственные лица. Они отвечают за правильность составления регистров и заверяют их своей подписью. При отсутствии электронной подписи регистры должны быть распечатаны и заверены подписью на бумажном носителе.

Все вносимые изменения в учетные регистры должны быть документированы. Они также должны быть обоснованы и подтверждены подписью лица, внесшего изменения с указанием даты изменения. Но не во всех АБС обеспечивается возможность регистрации вносимых изменений. В большинстве случаев такие изменения могут свободно вноситься в учетные регистры ответственными лицами в течение операционного дня, но при его закрытии внесение изменений уже не допускается и требует специальной процедуры под контролем главного бухгалтера и администратора системы.

В Федеральном законе “О бухгалтерском учете” отмечается, что содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Счета бухгалтерского учета

Банк ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета. Счет представляет собой учетную позицию в бухгалтерском учете, предназначенную для постоянного учета движения каждой однородной группы принадлежащих банку средств и источников их образования, состояния расчетов с другими лицами.

Счета в банковском бухгалтерском учете образуют некоторую иерархию, в которой можно выделить два уровня:

• счета аналитического учета,

• счета синтетического учета.

Счета аналитического учета - это счета, на которых ведется аналитический учет с целью конкретизации показателей сложного синтетического счета. Счета, на которых ведется синтетический учет, являются счетами синтетического учета. Перечень счетов синтетического учета составляет план счетов, в котором они имеют свой номер.

Помимо выделения этих уровней иерархии счета можно классифицировать и по другим признакам.

Например, по отношению к формируемому в банке балансу счета можно подразделить на:

• балансовые,

• внебалансовые.

Сальдо по балансовым счетам участвуют в формировании балансов банка. При занесении оборотов по этим счетам всегда используют метод двойной записи. Для каждой проводки по счетам сумма записанная по дебету одних счетов должна быть равна сумме, записанной по кредиту других счетов.

Среди балансовых счетов можно выделить:

• счета первого порядка и

• счета второго порядка.

Счета первого порядка представляют собой группировку нескольких счетов второго порядка. Они занимают самый верхний уровень иерархии счетов. При этом счета первого и второго порядка, а также внебалансовые счета подразделяются в соответствии с разделами плана счетов. В основу построения разделов плана счетов положено их экономическое содержание.

По валюте, в которой совершаются те или иные операции и в которой ведется аналитический учет можно выделять:

• счета в национальной валюте (рублевые) и

• счета в иностранной валюте (валютные).

Ведение на счетах аналитического учета записей в иностранной валюте требует параллельного ведения тех же записей в национальной валюте. По синтетическим счетам записи делаются в национальной валюте.

По назначению счета можно подразделить на:

• расчетные;

• текущие;

• бюджетные;

• корреспондентские;

• ссудные;

• специальные ссудные;

• депозитные.

Аналитический учет

В Федеральном законе “О бухгалтерском учете“ аналитический учет определяется как учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. В Правилах ведения бухгалтерского учета в коммерческих организациях уточняется, что аналитический бухгалтерский учет ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца.

Все открываемые лицевые счета клиентов должны регистрироваться в книге стандартной формы, которая ведется в разрезе балансовых счетов второго порядка, причем для каждого номера и наименования этого счета открываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу. В Правилах отмечается, что ведение книги открытых счетов в компьютере нецелесообразно, но для облегчения поиска можно организовать справочник, где по имени клиента и номеру его счета можно определить страницу книги регистрации. В книге присутствуют следующие данные:

• дата открытия счета;

• дата и номер договора об открытии счета;

• наименование клиента;

• наименование (цель) счета;

• номер лицевого счета;

• порядок и периодичность выдачи выписок счета;

• дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;

• дата закрытия счета;

• примечание.

Во время регистрации в этой книге каждому клиенту присваивается порядковый номер, который целесообразно использовать для нумерации всех лицевых счетов, открываемых данному клиенту. Номера закрытых счетов могут присваиваться новым клиентам по истечении не менее двух лет после даты их закрытия.

В книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям регистрируются лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.

Процесс открытия нового лицевого счета на компьютере сопровождается вводом конкретных значений всех необходимых реквизитов лицевого счета, которые были рассмотрены выше. Ввод происходит через специально подготовленную экранную форму, которая может отличаться в зависимости от принадлежности счета к той или иной группе счетов.

В открытых лицевых счетах аналитический учет ведется путем отражения операций, зарегистрированных в первичных документах. Варианты ввода информации в компьютер с первичных документов были рассмотрены выше. Помимо отражения информации в лицевых счетах, она отражается в специальных журналах операций. Ведение подобных журналов обеспечивается компьютером.

Каждый документ, введенный в АБС проходит несколько стадий, пока не будет разнесен по лицевым счетам. Многостадийность обработки обеспечивает необходимый уровень контроля и предотвращает случайные и преднамеренные искажения информации.

Характерные стадии для следующих основных документов, обрабатываемых в АБС:

• внутреннее платежное поручение;

• дебетовое платежное поручение;

• кредитовое платежное поручение;

• мемориальный ордер;

• объявление на взнос наличными;

• приходный кассовый ордер;

• расходный кассовый ордер;

• кассовый чек;

• приходный внебалансовый ордер;

• расходный внебалансовый ордер.

Все перечисленные документы до разнесения по лицевым счетам проходят стадии, показанные на рисунке.

Стадии прохождения документов в АБС

Синтетический учет

В Федеральном законе “О бухгалтерском учете” синтетический учет определяется как учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета. Более подробно сущность и особенность синтетического учета в банках раскрывается в Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях. В них отмечается, что документами синтетического учета являются бухгалтерские журналы, ежедневные оборотные ведомости, ежедневные балансы (сводки оборотов и остатков), ведомости остатков по счетам

Бухгалтерский журнал предназначен для регистрации всех операций, проведенных за день по балансу банка. В нем выводятся итоги оборотов по балансовым счетам. В Правилах ведения бухгалтерского учета определена форма журнала. Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам. При формировании оборотной ведомости за каждый день внутри месяца обороты показываются за день. По окончании месяца на 1-е число составляется оборотная ведомость за месяц. Ежеквартально также составляется оборотная ведомость, которая содержит остатки на начало года, обороты с начала года и остатки на конец отчетного периода.

Помимо ежедневной оборотной ведомости составляется ежедневный баланс. Как отмечается в Правилах ведения бухгалтерского учета, ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитной организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией.

При ведении синтетического учета должно быть уделено особое внимание соответствию данных аналитического и синтетического учета. Ответственность за согласованность учетных данных возлагается на главного бухгалтера, поэтому, как отмечается в Правилах, перед подписанием баланса он или по его поручению работник банка должен сверить:

• соответствие оборотов по итогу, отраженным в бухгалтерском журнале, оборотам, показанным в оборотной ведомости;

• соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам;

• соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.

О произведенной проверке делается запись в балансе, которая визируется работником, ее выполнившим. Если в процессе проверки выявлены расхождения, принимаются меры к выявлению их причин и устранению этого расхождения. При этом ошибки исправляются в момент их обнаружения, а если необходимо, выполняют исправительные проводки.

Обязательства отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с условиями договора в целях обеспечения контроля за полнотой и своевременностью их исполнения.

В Плане счетов бухгалтерского учета балансовые счета второго порядка определены, как только активные или как только пассивные либо без признака счета.

В аналитическом учете на счетах второго порядка, определенных "Списком парных счетов, по которым может изменяться сальдо на противоположное", открываются парные лицевые счета. Допускается наличие остатка только на одном лицевом счете из открытой пары: активном или пассивном. В начале операционного дня операции начинаются по лицевому счету, имеющему сальдо (остаток), а при отсутствии остатка - со счета, соответствующего характеру операции. Если в конце рабочего дня на лицевом счете образуется сальдо (остаток), противоположное признаку счета, то есть на пассивном счете - дебетовое или на активном - кредитовое, то оно должно быть перенесено бухгалтерской записью на основании мемориального ордера на соответствующий парный лицевой счет по учету средств.

Если по каким-либо причинам образовались сальдо (остатки) на обоих парных лицевых счетах, то необходимо в конце рабочего дня перечислить бухгалтерской записью на основании мемориального ордера меньшее сальдо на счет с большим сальдо, имея в виду, что на конец рабочего дня должно быть только одно сальдо: либо дебетовое, либо кредитовое на одном из парных лицевых счетов.

Счета, не имеющие признака счета, введены для контроля за своевременным отражением операций, подлежащих завершению в течение операционного дня. По состоянию на конец дня в ежедневном балансе остатков по счетам без указания признака счета быть не должно.

Образование в конце дня в учете дебетового сальдо по пассивному счету или кредитового по активному счету не допускается.

Если, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, кредитная организация принимает документы от клиентов для списания средств с их банковских счетов сверх имеющихся на них средств, то документы оплачиваются с этих счетов. Поскольку в этом случае возникает операция кредитования счета клиента (далее - "овердрафт"), то образовавшееся дебетовое сальдо в конце дня перечисляется с банковских счетов на счета по учету кредитов, предоставленных клиентам. Такие операции проводятся, если это предусматривается в договоре банковского счета.

План счетов бухгалтерского учета

План счетов бухгалтерского учета в коммерческих банках является систематизированным перечнем синтетических счетов бухгалтерского учета. Он разрабатывается ЦБ РФ и сопровождается инструкциями по его применению.

В Плане счетов бухгалтерского учета принята следующая структура: главы, разделы, подразделы, счета первого порядка, счета второго порядка

План счетов включает пять глав:

• А. БАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА;

• Б. СЧЕТА ДОВЕРИТЕЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ;

• В. ВНЕБАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА;

• Г. СРОЧНЫЕ СДЕЛКИ

• Д. СЧЕТА ДЕПО.

Балансовые счета имеют пятизначное кодовое обозначение, при этом счета первого порядка обозначаются тремя цифрами, первая из которых соответствует номеру раздела, если он присутствует в данной главе, а при обозначении счетов второго порядка добавляются еще две цифры. Все счета плана объединяются в разделы, носящие экономически однородное содержание. В главе балансовых счетов семь разделов и они имеют следующее наименование: