104. Организация документооборота в органах местного самоуправления как функция управления.

Организационные документы являются правовой основой деятельности муниципалитета и содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационным документам относятся:

• Устав муниципалитета, Уставы муниципальных предприятий и учреждений, Уставы общинных организаций;

• Положения о структурных подразделениях исполнительных органов местного

• самоуправления, о постоянных комиссиях местного самоуправления, об общественных организациях и советах;

• Регламент работы;

• Структура, штатное расписание

• Доверенность.

Организационные документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В органах местного самоуправления в зависимости от изменений в национальном законодательстве и местных условий и специфики предоставления муниципальных услуг, организационные документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения решением распорядительными документами главы местного самоуправления. В случае реорганизации деятельности муниципалитета разрабатываются новые организационные документы и их утверждение.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационной формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность, зависят результаты работы организации.

Решения, принимаемые органами местного самоуправления и фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры муниципалитета, характера, содержания, средств и способов осуществления основной его деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, издаваемые в муниципалитете, издаются в условиях коллегиальности и единоличного принятия решения.

Планирование деятельности муниципалитета - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу муниципалитета максимально эффективной. Планируя деятельность, органы местного самоуправления достигают поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом (плановые документы).

К плановым документам относятся: Программа; План; Стратегический план; График. Справочно-информационные документы: Протокол; Докладная записка; Предложение; Служебная записка; Объяснительная записка; Пояснительная записка; Заявление; Представление; Переписка (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение).

Справочно-аналитическая документация: Акт, Справка; Сводка; Заключение; Отзыв; Перечень; Список.

105. Организация документооборота в государственных и муниципальных организациях, предприятиях и учреждениях, политических партиях, общественно-политических и некоммерческих организациях как функция управления.

Существующие системы организации делопроизводства можно разделить на три основных вида:

• централизованная (все операции по осуществлению делопроизводства сосредоточиваются в одном структурном подразделении);

• децентрализованная (все виды работ выполняются самостоятельно каждым структурным подразделением);

• смешанная (применяется в крупных учреждениях со значительным объемом документооборота).

Служба ДОУ (документационного обеспечения управления) – структурное подразделение предприятия, занимающееся вопросами организации и осуществления документооборота и делопроизводства в целом.

Стандартом документооборота определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Требования к документообороту:

• прямоточность движения документов;

• избирательность распределения документов между руководителями и исполнителями;

• прохождение документов кратчайшим путем, исключая или сводя к минимуму встречные и возвратные перемещения;

• обусловленность перемещения документов деловой необходимостью;

• единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов;

• однократность выполнения каждой операции;

• приспособленность к новым информационным технологиям.

Документооборот в некоммерческих организациях.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

• централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

• максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

• маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

• однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

• организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

• вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

• исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

• снижение уровня подписания документов.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

• поступающие (входящие) документы;

• отправляемые (исходящие) документы;

• внутренние документы.