Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
госы все вопросы 2003.doc
Скачиваний:
199
Добавлен:
16.03.2016
Размер:
876.03 Кб
Скачать

102. Организация документооборота в органах государственной власти Российской Федерации как функция управления.

Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и следующие операции с документами:

  • прием и первичная обработка поступающих документов;

  • предварительное рассмотрение;

  • распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

  • регистрация поступающих документов;

  • рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;

  • передача документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);

  • организация обработки и передачи отправляемых документов;

  • регистрация и прохождение внутренних документов;

  • учет и анализ объемов документооборота.

Организация документооборота должна основываться на следующих принципах:

  • централизация операций по приему и отправке документов;

  • организация предварительного рассмотрения поступивших документов;

  • исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

  • однократность регистрации поступивших и отправляемых документов;

  • устранение необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование;

  • регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

Организация работы с документами включает следующие этапы: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование дел, передача дел в архив.

Регистрация документов - это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа; дата документа; количество листов документа и приложений к нему; ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

103. Организация документооборота в органах государственной власти субъектов Российской Федерации как функция управления.

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.