Классификация документов
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Различают следующие виды документов:
1. по видам деятельности:
- научно-технические,
- проектно-сметные,
- нормативные,
- финансово-расчетные,
- организационно-распорядительные,
- отчетно-статистические,
- учебно-методические,
- бухгалтерские и др.
2. по наименованию:
- чертежи,
- схемы,
- приказы,
- распоряжения,
- заявления,
- протоколы,
- инструкции,
- письма и др.
3. по способу документирования:
- рукописные,
- электронные,
- графические,
- типографские,
- кино-, фото-, фонодокументы
4. по месту составления:
- внешние:
- входящие – поступившие в организацию,
- исходящие – отправляемые из организации,
- внутренние – составленные и используемые в организации
5. по происхождению:
- официальные – созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке,
- личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
6. по юридической значимости:
- подлинный – сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения,
- подложный (фальсифицированный) – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ с частично измененными реквизитами
7. по времени создания:
- подлинник – первый или единственный экземпляр документа,
- дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу,
- копия – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (не имеет юридической силы),
- заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость
8. по срокам хранения:
- постоянного хранения (вечное хранение документов без права их уничтожения),
- долговременного хранения (свыше 10 лет),
- временного хранения (до 10 лет)
Документирование управленческой деятельности Оформление реквизитов документов Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Оформление реквизитов УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- требования к оформлению реквизитов;
- требования к бланкам и оформлению документов;
- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к стандарту приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Рассмотрим подробнее правила оформления реквизитов документов.
01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).
К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РФ, Конституционный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центральный Банк РФ, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства РФ за границей, органы государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
02 - Герб субъекта Российской Федерации является его символом как равноправного субъекта и неделимой части Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы, утверждаемые указами Президента РФ. В качестве эмблемы предприятия, как правило, используется товарный знак. Законом признаётся исключительное право на товарный знак, удостоверяемое свидетельством на товарный знак. Правообладатель товарного знака имеет право его использовать, им распоряжаться и запрещать его использование другими лицами.
Реквизиты 01-03 располагаются выше реквизита "Наименование организации" по центру относительно наименования организации. В одном документе не может быть нескольких таких реквизитов: если присутствует один, два других не указываются.
04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
ОКПО содержит восьми- или десятизначный номер юридического лица. Изменения к ОКПО вносятся Росстатом в составе Статистического регистра хозяйствующих субъектов с использованием информационно-вычислительной сети Росстата.
Например, у Ярославского филиала МИИТ - ОКПО 01107697, у Министерства образования и науки Российской Федерации - ОКОГУ 1322500.
05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) - государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических лиц» сведений о юридическом лице, зарегистрированном до введения в действие указанного Закона. Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр.
Например, у Ярославского филиала МИИТ - ОГРН 1027739733922.
06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Например, у Ярославского филиала МИИТ - ИНН/КПП 7715027733/760443001.
07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Например, у устава - ОКУД 0211231, у приказа по основной деятельности - ОКУД 0251151.
Реквизиты 04-06 в основном указываются или на бланках писем, или в унифицированных формах документов.
08 - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации может состоять из нескольких частей:
А) сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
Б) полное наименование организации указывается обязательно и должно соответствовать учредительным документам;
В) сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации, указывается в скобках;
Г) наименование структурного подразделения или должности (не является частью наименования организации в соответствии с учредительными документами и указывается в бланках документов при необходимости уточнения автора документа).
Каждая из частей наименования организации оформляется с нового абзаца. В оформлении реквизита не допускаются переносы по слогам.
Пример:
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
Ярославский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет путей сообщения»
(Ярославский филиал МИИТ)
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
В соответствии с Правилами оформления почтовых отправленийреквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
То есть на бланке документа реквизит 09 может выглядеть следующим образом:
ул. Ильинка, д. 5/2,109012, Москва
Тел.: (495) 621-5224
Факс: (495) 621-5675, 628-8412
E-mail: mailto:info@soex.ru
http://www.soex.ru/
10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Этот реквизит оформляется прописными (заглавными) буквами. Например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Если в наименовании вида документа меньше 15 символов, он оформляется в разрядку. Пример:
П Р И К А З
Реквизит 10 оформляется в одну строку.
Реквизит 10 в письмах не оформляется.
11 - Дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Этот реквизит обязательно должен быть в любом документе.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без пробелов).
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003 г. или 05.06.2003 (оба варианта равнозначны).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2003.06.05 (в данном способе оформления сокращение года "г." не указывается).
12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Реквизит 12 указывается во всех документах, требующих учета (регистрации).
Например, № 48/03-07
48 - порядковый номер документа,
03 - номер структурного подразделения, в котором хранится документ (в соответствии со Штатным расписанием),
07 - номер дела, в которое подшит документ (в соответствии с Номенклатурой дел).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (например, № 14/65).
Порядковая нумерация документов производится внутри календарного года (с 1 января до 31 декабря). Исключения могут составлять документы, создаваемые коллегиальными органами, деятельность которых производится не по календарным годам (например, по учебному году).
13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит 13 оформляется только в письмах.
При этом может быть два способа оформления:
а) если это инициативное письмо, реквизит 13 оформляется без заполнения даты и номера:
На № ___________ от ____________
б) если это ответное письмо, дата и номер документа выписываются из поступившего письма, на который оформляется ответ:
На № ____74_____ от _05.11.2008 г._
14 - Место составления или издания документа - реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. Этот реквизит указывают только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Этот реквизит указывает на административно-территориальную единицу, в которой зарегистрирована организация (например, город, поселок и т.д.).
Наименование города указывается следующим образом:
г. Ярославль
Исключение составляют только города федерального значения (у них сокращение "г." не пишется), например:
Москва
15 - Адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Реквизит 15 оформляется в правом верхнем углу документа с отступом от левого поля на расстояние половины рабочей ширины страницы (выравнивание по левому краю или по центру). Структурная схема элементов реквизита:
Наименование организации
Должность И.О.Фамилия
Справочные данные об организации
(зависят от способа отправки:
почтовый адрес, факс, e-mail)
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Закрытое акционерное общество
"Волна"
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
ЗАО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: