Оформление бланков документов Бланк документа, виды бланков

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

По автору документа
бланк организации	содержит наименование организации
бланк структурного подразделения	содержит наименование организации и наименование структурного подразделения
бланк должностного лица	содержит наименование организации и наименование должности
По виду документа
общий бланк	содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 14, отметки для проставления даты (11) и регистрационного номера документа (12)
бланк письма	содержит реквизиты 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, отметки для проставления даты (11), регистрационного номера документа (12) и ссылки на регистрационный номер и дату документа (13)
бланк конкретного вида документа (кроме письма)	содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 10, 14, отметки для проставления даты (11) и регистрационного номера документа (12)
По расположению реквизитов
продольный	реквизиты располагаются по центру относительно всей ширины рабочей области страницы
угловой флаговый	реквизиты располагаются в зоне углового штампа (слева сверху) по левому краю
угловой центрованный	реквизиты располагаются в зоне углового штампа (слева сверху) по центру относительно половины рабочей области страницы

Оформление бланков документов

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с продольным расположением реквизитов, бланк акта организации с угловым флаговым расположением реквизитов и т.д.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

- какие документы будут создаваться на этом бланке (все документы, письма или какой-нибудь конкретный вид документа);

- кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

- как будут располагаться реквизиты на бланке.

Сколько видов бланков будет разработано в организации зависит от того, кто и с какими документами работает.

Также разнообразие используемых видов бланков зависит от способа их изготовления. В современных условиях используют как типографские, так и электронные бланки документов. Производство типографских бланков является достаточно затратным. Поэтому организации предпочитают использовать для изготовления документов электронные бланки.

Состав реквизитов бланка документа зависит от вида бланка и может включать реквизиты 01-14. 

При оформлении бланка реквизиты располагаются в приведенной ниже последовательности (жирным шрифтом выделены реквизиты, которые оформляются во всех видах бланков, курсивом даны пояснения по оформлению конкретного реквизита):

1 - герб/эмблема (01-03): может использоваться не всеми организациями

2 - наименование организации (08):

Бланк организации	Бланк структурного подразделения	Бланк должностного лица
2а - наименование вышестоящей организации (при ее наличии) 2б - полное наименование организации 2в - (сокращенное наименование организации)	2а - наименование вышестоящей организации (при ее наличии) 2б - полное наименование организации 2в - (сокращенное наименование организации) 2г - структурное подразделение	2а - наименование вышестоящей организации (при ее наличии) 2б - полное наименование организации 2в - (сокращенное наименование организации) 2г - должность

3 - справочные данные об организации (09): только в бланках писем

4 - регистрационные данные организации – ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП (04, 05, 06): только в бланках писем

5 - наименование вида документа (10): только в бланках конкретного вида документа (кроме письма и общего бланка)

6 - место для даты документа (11):

_________________

7 - место для регистрационного номера документа (12):

№ _______________

8 - ссылка на регистрационный номер и дату документа (13): только в бланках писем

На № _______________ от ________________

9 - место составления документа (14): во всех бланках кроме писем и если не указано в наименовании организации