- •Федеральное агентство железнодорожного транспорта
- •Предмет и задачи дисциплины Цели и задачи дисциплины
- •Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
- •Тематический план и содержание учебной дисциплины 080114
- •Понятие документационного обеспечения управления
- •Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
- •Документ, его виды, свойства и функции Документ, его характеристики, свойства и признаки
- •Функции документа
- •Классификация документов
- •Документирование управленческой деятельности Оформление реквизитов документов Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов
- •Главному редактору Издательского дома "Медиадом" н.В. Семиной
- •Утверждаю
- •Генеральный директор
- •Ао "Электронные технологии"
- •_____________ Л.В. Кузнецов
- •Приложение № 2 к приказу Минздрава России
- •Лист согласования проекта приказа Генерального директора "Об утверждении плана развития предприятия на 2014-2017 гг."
- •Оформление бланков документов Бланк документа, виды бланков
- •Оформление бланков документов
- •Примеры оформления бланков документов
- •Системы документационного обеспечения управления Унифицированная система орд Классификация организационно-распорядительной документации
- •Организационно-правовая документация Понятие и виды организационно-правовых документов
- •Документы, устанавливающие правовые основы деятельности организации
- •Документы, определяющие структуру организации
- •Документы, устанавливающие правовые основы деятельности структурных единиц организации
- •Документы, устанавливающие правовые основы взаимоотношений организаций
- •1. Коммерческий и трудовой.
- •2. Основной и предварительный.
- •8. Односторонние и взаимные.
- •9. Публичный и непубличный.
- •10. Взаимосогласованные договоры и договоры присоединения
- •Документы, устанавливающие правила выполнения определенных операций
- •Распорядительная документация Понятие распорядительного документа
- •Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения
- •Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения
- •Оформление распорядительных документов
- •Информационно-справочная документация Понятие и виды справочно-информационных документов
- •1) Справочно-информационные документы
- •2) Справочно-аналитические документы
- •Документы деловой переписки
- •Протоколы
- •Служебные записки
- •Справки
- •Документация по трудовым отношениям и кадрам Трудовые отношения
- •Порядок оформления приема на работу
- •1. Подбор потенциальных работников
- •2. Заключение трудового договора, оформление заявления о приеме на работу.
- •3. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- •4. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу оформляется:
- •Порядок оформления увольнения
- •3. На основании приказа (распоряжения) об увольнении оформляется:
- •Оформление документов по личному составу
- •Оформление доверенностей, расписок
- •Оформление трудовых книжек
- •Личное дело
- •Копии документов и правила их оформления Копия документа, виды копий
- •Оформление копий документов
- •Технологии и принципы организации работы с документами Организация работы с документами: понятие, основные принципы
- •Организация документооборота
- •Оперативное хранение документов
- •1. Пересистематизация документов в деле.
- •2. Нумерация листов дела.
- •3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
- •4. Составление заверительной надписи дела.
- •5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
- •6. Подшивка или переплет дела.
- •Организация использования документов
- •Автоматизация процессов обработки документов Компьютеризация документационного обеспечения управления
- •Этапы автоматизации делопроизводства
- •Электронное документирование
- •Электронный документооборот
- •Электронный архив организации
Автоматизация процессов обработки документов Компьютеризация документационного обеспечения управления
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, компьютерные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Система автоматизированного делопроизводства предоставляет следующие возможности:
- ввод, подготовка и редактирование документов;
- составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти персонального компьютера (ПК);
- осуществление регистрации и контроля исполнения документов;
- систематизация документов, формирование дел;
- хранение и поиск документов;
- обмен документами с руководством, сотрудниками и другими организациями.
Активная компьютеризация предприятий создаёт возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями Интернета позволяют значительно повысить эффективность процессов документооборота. Предприятия создают собственные базы данных и при использовании специализированных программ организуют «машинное» (компьютеризированное) делопроизводство. В совокупности с Интернетом образуется уникальная по своим возможностям среда. Однако специфика различных предприятий диктует некоторые особенные требования к программному продукту. Это затрудняет выбор подходящего программного обеспечения.
Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет.
Использование Интернета позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.
Сейчас число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десятки миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.
При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit и Corel Office Professional и Русский офис (текстовые редакторы, системы ведения личных финансов, системы профессионального перевода, файловые менеджеры).
Современные версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.
Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта, то в настоящее время документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в компьютерной локальной сети, а также при помощи электронной почты и сети Интернет.
Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволяет руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).
Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную сеть. Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью.
Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер.
Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:
- отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;
- получать подтверждения доставки документов по назначению;
- выводить на экран дисплея полученные документы;
- изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
- распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;
- отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;
- расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;
- составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках выполнения.
Сообщение, письмо или заказная информация могут быть доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника. Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.
Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет, используя для общения единый сетевой язык. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. В Интернет можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными справочными службами, со Всемирной информационной сетью (WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др.
Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Последние версии популярного офисного пакета "Microsoft Office" включают в себя множество вариантов доступа в Интернет.
Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет, является настольный информационный менеджер "Microsoft Outlook". Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки, организовывать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.