- •Федеральное агентство железнодорожного транспорта
- •Предмет и задачи дисциплины Цели и задачи дисциплины
- •Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
- •Тематический план и содержание учебной дисциплины 080114
- •Понятие документационного обеспечения управления
- •Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
- •Документ, его виды, свойства и функции Документ, его характеристики, свойства и признаки
- •Функции документа
- •Классификация документов
- •Документирование управленческой деятельности Оформление реквизитов документов Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов
- •Главному редактору Издательского дома "Медиадом" н.В. Семиной
- •Утверждаю
- •Генеральный директор
- •Ао "Электронные технологии"
- •_____________ Л.В. Кузнецов
- •Приложение № 2 к приказу Минздрава России
- •Лист согласования проекта приказа Генерального директора "Об утверждении плана развития предприятия на 2014-2017 гг."
- •Оформление бланков документов Бланк документа, виды бланков
- •Оформление бланков документов
- •Примеры оформления бланков документов
- •Системы документационного обеспечения управления Унифицированная система орд Классификация организационно-распорядительной документации
- •Организационно-правовая документация Понятие и виды организационно-правовых документов
- •Документы, устанавливающие правовые основы деятельности организации
- •Документы, определяющие структуру организации
- •Документы, устанавливающие правовые основы деятельности структурных единиц организации
- •Документы, устанавливающие правовые основы взаимоотношений организаций
- •1. Коммерческий и трудовой.
- •2. Основной и предварительный.
- •8. Односторонние и взаимные.
- •9. Публичный и непубличный.
- •10. Взаимосогласованные договоры и договоры присоединения
- •Документы, устанавливающие правила выполнения определенных операций
- •Распорядительная документация Понятие распорядительного документа
- •Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения
- •Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения
- •Оформление распорядительных документов
- •Информационно-справочная документация Понятие и виды справочно-информационных документов
- •1) Справочно-информационные документы
- •2) Справочно-аналитические документы
- •Документы деловой переписки
- •Протоколы
- •Служебные записки
- •Справки
- •Документация по трудовым отношениям и кадрам Трудовые отношения
- •Порядок оформления приема на работу
- •1. Подбор потенциальных работников
- •2. Заключение трудового договора, оформление заявления о приеме на работу.
- •3. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- •4. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу оформляется:
- •Порядок оформления увольнения
- •3. На основании приказа (распоряжения) об увольнении оформляется:
- •Оформление документов по личному составу
- •Оформление доверенностей, расписок
- •Оформление трудовых книжек
- •Личное дело
- •Копии документов и правила их оформления Копия документа, виды копий
- •Оформление копий документов
- •Технологии и принципы организации работы с документами Организация работы с документами: понятие, основные принципы
- •Организация документооборота
- •Оперативное хранение документов
- •1. Пересистематизация документов в деле.
- •2. Нумерация листов дела.
- •3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
- •4. Составление заверительной надписи дела.
- •5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
- •6. Подшивка или переплет дела.
- •Организация использования документов
- •Автоматизация процессов обработки документов Компьютеризация документационного обеспечения управления
- •Этапы автоматизации делопроизводства
- •Электронное документирование
- •Электронный документооборот
- •Электронный архив организации
Электронный архив организации
Для хранения документов на электронных носителях организуется электронный архив предприятия или в составе действующего архива создается хранилище электронных документов. Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Задачей электронного архива является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов предприятия в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров предприятия. В электронном архиве должны обеспечиваться:
- защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
- возможность предоставления пользователям доступа к документам;
- возможность подтверждения подлинности документов;
- возможность предоставления документов в виде бумажных копий.
Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажной основе. Предпочтение при передаче в архив отдается электронным документам, не имеющим традиционных бумажных аналогов.
При подготовке электронных документов к архивному хранению:
- проверяется их техническое состояние;
- проводится составление описей;
- на единицах хранения проставляются архивные шифры;
- составляется сопроводительная документация, в которой отражаются даты создания документов, краткая характеристика их содержания, электронный формат, объем.
Каждая единица хранения должна быть уложена в индивидуальную упаковку.
Проверка технического состояния электронных документов производится не реже одного раза в 5 лет. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. Необходимость такой перезаписи возникает в связи с совершенствованием компьютерных технологий и опасностью появления компьютерных вирусов.