Оформление распорядительных документов

Распорядительные документы оформляются по следующей структуре:

Текст распорядительного документа состоит из двух частей:

1. Констатирующая (вводная) часть, в которой поясняется основание издания распорядительного документа. Это может быть производственная причина (производственная необходимость, подготовка каких-либо мероприятий и т.д.) или документ (необходимо указать его вид, автора, дату, номер и наименование). Обычно начинается со слов «С целью…», «На основании…», «Для…», «В связи с …». В документах, издаваемых в условиях коллегиальности, в констатирующей части обычно указывается, какой коллегиальный орган принял решение (издал постановление).

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

2. Распорядительная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Формулируется в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. В последнем пункте обычно указывается лицо, ответственное за контроль исполнения документа.

Констатирующая и распорядительная часть отделяются друг от друга логической связкой – ключевым словом, которые используются в зависимости от вида документа:

Информационно-справочная документация Понятие и виды справочно-информационных документов

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, переписка, докладные записки и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения.

Особенность этих документов в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к начальнику структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т.п. Отдельные разновидности информационно-справочных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Условно всю совокупность этих документов можно разделить на:

1) Справочно-информационные документы

- протокол,

- докладная записка,

- предложение,

- служебная записка,

- представление,

- документы деловой переписки (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факс, электронное сообщение) и т.д.

2) Справочно-аналитические документы

- акт,

- справка,

- сводка,

- заключение,

- отзыв,

- список,

- перечень и т.д.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).