Русский Язык

ГЛАВА 5. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

5.1. Особенности делового письма

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официальноделовых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.

Документ – деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чеголибо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

Особенностью языка и стиля официальных бумаг является активное использование шаблонных, стандартных языковых оборотов, так называемых языковых формул (клише), позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, изложение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему, не повторяя того, о чем говорится в основной части текста.

В приложении 5 приведены примеры, представляющие собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.

71

Помимо языковых моделей следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официаль-

но-деловым стилем: наименее сложный, наиболее важный, наилучший результат, оказать помощь, произвести проверку, руководство считает возможным, организация не возражает, обеспечить выполнение, создать необходимые условия, оптимальное решение, вероятные сроки, подтвердить получение, сообщить данные, подготовить к отправке, в сложившихся обстоятельствах, в дополнение к вышеуказанному и т. д.

При составлении текстов деловых бумаг необходимо знать, что с родительным падежом употребляются следующие предлоги: в отношении, во избежание, в целях, в течение, ввиду, в продолжение, вследствие, в силу, по мере, по причине, при посредстве, сообразно, впредь до …, касательно.

С дательным падежом употребляются предлоги: соглас-

но, вопреки, применительно к …, в отношении к …, благодаря.

Выбор предлога в синонимических конструкциях осуществляется с учетом различия в смысловых и стилистических оттенках между ними: с подписью и печатью – за подписью и печатью.

Широко распространенное в настоящее время использование предлога ПО- вместо других предлогов придает высказыванию канцелярский характер: информация по учебным заведе-

ниям (правильно: информация об учебных заведениях, т. к. информировать о…); получил ответы по интересующим его вопросам (правильно: получил ответы на интересующие его во-

просы, т. к. «отвечать на …»).

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов: при-

каз – издается, контроль – возлагается, цена – устанавливается, доводы – веские, рентабельность – высокая, низкая и т. п.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, используемых в деловых письмах. Сокращения подчиняются определенным правилам.

72

Например, сокращенно записываются:

–названия единиц измерения (при цифрах): метр – м,

тонна – т, ампер – А;

–наименование должностей и званий (при фамилии): за-

ведующий – зав., инженер – инж., исполняющий обязанности – и. о., член-корреспондент – чл.-корр.;

–различные обозначения: область – обл., район – р-н (при названии), город – г. (при названии), век, века – в., вв. (при цифрах), год, года – г., гг. (при цифрах), тысяча – тыс., рубль – р., (руб.), то есть – т. е., другой, другие – др., глава – гл. (при цифрах, и так далее – и т. д., таблица – табл. (при цифрах), страница – с. (при цифрах), сельскохозяйственный – с.-х., железнодорожный – ж.-д., г-жа – госпожа, м-м – мадам, ген. директор – генеральный директор, ст. науч. сотрудник – старший научный сотрудник и т. д.

Сокращенные написания должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо одно и то же слово употреблять в тексте один раз сокращенно, а другой – полностью. Например: район и р-н.

Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы. Обычно

втексте не используется математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минуса следует заменять словом «минус». Не употребляются знаки номера и процента без цифр. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных: к. – карта, л. –

лист, п. – пункт.

Вделовой речи существует ряд наименований лиц муж-

ского пола, к которым нет параллельных соответствий женского рода. К ним относятся:

– административные должностные названия: адвокат,

депутат, директор, консультант, эксперт и др.;

73

–обозначения ученых степеней: доктор наук, профессор,

доцент, кандидат наук, академик, член-корреспондент;

–социально-оценочные наименования: лауреат, това-

рищ, член партии и др.;

–названия лиц по военным специальностям: воин, капи-

тан, офицер и др.;

–слова на -ор, -тор, -ер, -вед, -лог, -граф, -фил: лектор,

прозаик, библиофил, языковед и др.

Примечание. В письменной нейтрально-деловой и строгоофициальной речи принято грамматическое согласование: наш экскурсовод Иванова.

Слова замминистра, завкафедрой, завкадрами обознача-

ют лиц как мужского, так и женского пола, поэтому правильно

говорить: Пришла наша завкафедрой Кузнецова, Пришел наш завкафедрой Гаврилов; Прибыла замминистра Петрова, Прибыл замминистра Иванов.

Задание 1. Укажите те слова и словосочетания, которым свойственна окраска официально-делового стиля.

Вознаградить за труды, нетрудоспособность, жилье, приводить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик, документация, приветливость, встретить.

Задание 2. Замените предложения разговорного стиля речи соответствующими выражениями официально-делового стиля.

1)Я живу в Томске.

2)Я иду в отпуск с 5 июня.

3)К нам в город приезжает высокий гость с женой.

74

4)В поликлинике мне дали справку для деканата.

5)Я хочу сказать, что уже начал работу с 5 февраля.

6)На дворе сегодня холодно.

7)Каждый месяц я получаю по восемь тысяч рублей.

8)Я получил ваше письмо и теперь отвечаю на него.

9)Директор фирмы просмотрел деловые бумаги.

10)Нам сказали, что из-за непредусмотренных обстоятельств мы должны остаться на работе еще на пару часов.

11)Я попросил декана, чтобы он разрешил мне поехать домой по семейным обстоятельствам.

12)Староста группы повел всех нас в театр.

Задание 3. Напишите заявление с просьбой:

1)разрешить вам академический отпуск;

2)перевести вас с одной специальности на другую в рамках одного и того же факультета;

3)предоставить вам возможность пользоваться лабораторным оборудованием для выполнения дипломной работы;

4)предоставить вам возможность работать в вузе в летний

период;

5)разрешить вам поехать домой в другой город по семейным обстоятельствам.

В случае затруднений обратитесь к приложению 4.

Задание 4. Раскройте скобки, поставив существительные в нужном падеже.

1)согласно (правило, сделанное сообщение);

2)ввиду (непреодолимое обстоятельство);

3)по (приезд) в город напишите мне письмо;

4)приехать по (окончание) учебы;

5)встретиться по (возвращение) из командировки;

6)в силу (недостаточное освещение);

7)вследствие (непоставки оборудования);

8)вопреки (принятое решение, обещание).

75

Задание 5. Исправьте ошибки, допущенные составителями данных деловых бумаг:

1) Заявление:

Декану экономического факультета ТГАСУ проф. Трофимову Р.И.

от студента 1 курса 037

группы Петренко Н.К.

заявление

Прошу Вас отпустить меня домой для того, чтобы я взял теплые вещи.

Подпись

2.11.09 г.

2) Объяснительная:

Декану дорожного факультета ТГАСУ проф. Соколову Л.Т.

студентки 2 курса 028 группы Афанасьевой М.И.

Объяснительная.

Я, Афанасьева Марина, пропустила занятия с 15.11.09. по 17.11.09. в виду болезни. В больницу я не ходила, потому что на улице было холодно и я боялась еще больше заболеть. Впоследствие я нагоню упущенное.

76

Задание 6. Напишите расписку в получении:

1)денежной суммы в размере 500 рублей на приобретение канцелярских товаров;

2)мультимедийного проектора для использования его на студенческой научно-практической конференции.

Задание 7. Напишите свое резюме (краткая профессиональная самоаттестация претендента на какую-либо должность), помня о следующей последовательности изложения: 1) заголовок, 2) общая информация, 3) цель, 4) образование, 5) опыт работы, 6) дополнительные сведения.

Задание 8. Выберите такой тип документа, который был бы вам необходим, чтобы:

1)выиграть конкурс на замещение вакантной должности;

2)оправдать свое отсутствие на работе;

3)продать дачу;

4)получить льготную путевку в профкоме;

5)произвести ремонт оборудования в лаборатории;

6)попросить коллегу получить за вас почтовый перевод.

Слова для справок: заявление, объявление, резюме, объяснительная записка, докладная записка, доверенность.

Задание 9. Образуйте глагольные словосочетания (в их терминологическом значении) с данными ниже словами. Составьте предложения.

Образец: акт – составить, предъявить. Члены комиссии составили акт о списании оборудования.

Акт, благодарность, виза, выговор, договор, заявка, иск, отчет, письмо, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, предупреждение, претензия, приказ, проект, протокол, расписка, резюме, справка, требование, характеристика.

77

Задание 10. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными. Составьте предложения.

Образец: разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в судебном порядке.

Внести …, высказать …, выразить …, заключить …, заслушать …, затребовать …, обеспечить …, объявить …, осуществить …, предпринять …, представить …, продлить …, произвести …, разрешить …, рассмотреть …, совершить …, составить …, удовлетворить ...

Задание 11. Разговорный стиль данного текста превратите в официально-деловой стиль.

Извещение Макеев Петр Иванович! Придите как можно быстрее к на-

логовикам. Там Вам выдадут извещения, по которым уплатите за земельный налог и за имущество физических лиц.

Инспектор налоговой инспекции Егорова. Подпись

Задание 12. Определите тип приведенных деловых писем (извещение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте. В случае затруднений обратитесь к приложению 5.

1)На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту ISO 9001.

2)Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам котельное оборудование.

3)С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение работать у нас.

4)Подтверждаем получение Ваших предложений, изло-

женных в письме № 01-05.326 от 15.03.2006.

78

5)Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16 от 16.03.99 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.99. Просим Вас сообщить состояние работы.

6)Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ондиционеров. Получение просим подтвердить.

7)Просим выслать на наш адрес наложенным платежом комплектущие к двигателю автомобиля Нива (выпуск – 2004 г.).

8)Компания «Авто-Капитал» предлагает шиномонтажное оборудование и балансировочный станок. Высокое качество нашего оборудования поможет избежать многих проблем в работе автосервиса и увеличить доходы вашего бизнеса.

Задание 13. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления сокращенных написаний. Исправьте предложения.

1)Томский манометровый з-д просит выделить кредит на приобретение нового эл. оборудования.

2)Сообщение ин-ра Петрова о дефектах в рабочих чертежах на автодороги принять к сведению.

3)Поручить глав. инж-у проектной части ин-та продолжить работу по экскаватору ЭIII-13 в соответствии с заданием.

4)Назначить Гордеева П.И. исполн. обязан. замест. начальника сборочного цеха.

5)Рассмотрен протокол техн. совещания при участии зам. дир-ра фирмы Найденова С.Г.

6)Рекомендуем предусмотреть авт. взмешивание жидкого сырья и (по возм.) проработать вопрос об автоматическом дистанц. управлении.

Задание 14. Дайте толкование слов иноязычного происхождения. В случае затруднений обратитесь к словарю, рекомендованному библиографическим списком.

Акциз, акция, аудитор, бартер, бизнес, декларация, диалог, директива, инвестор, индустрия, инжиниринг, квота, корпора-

79

ция, легитимный, маркетинг, масс-медиа, менеджер, оферта, пиар-акция, претензия, рекламация, рента, реставрация, секвестр, спонсор, транзит, холдинг.

Задание 15. Прочитайте предложения, взятые из деловых бумаг. Найдите лексические ошибки и исправьте их.

1)Споры доходили до прямых оскорблений во лжи.

2)Пишите ваши инициалы полностью.

3)Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы.

4)На вверенной Вам территории необходимо еще возвести клуб для жителей села.

5)Сим письмом извещаем Вас, что вышепоименованный документ приобщаем к делу.

6)Ваше предложение нам гармонирует.

7)Эти функции поручаются отделам рекламы.

Задание 16 (контрольное). Как правильно написать?

А.

1)обеспечение контроля за исполнением приказа

2)обеспечение контроля оформления приказа

3)контроль за исполнением приказа

4)контроль исполнения приказа

Б.

1)в счетах-извещениях, в счетах-фактурах

2)в счет-извещениях, в счет-фактурах

В.

1)В комплект кухонной мойки входит сливная арматура, сифон и герметик.

2)В комплект кухонной мойки входят сливная арматура, сифон и герметик.

80