21.Подготовка служебных совещаний

Служебные совещания – один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Совещание- вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается для обсуждения определенных вопросов.

1. Цель. Четко определить целевую направленность и предмет совещания

2.Повестка дня (фамилии), состав участников, время, место. Выбрать его оптимальный регламент (тематику, время, состав участников и ответственных за его проведение)

3. Проектные решения. Не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке»

При подготовке совещания нужно, прежде всего, определить степень его необходимости и постараться сократить по возможности его длительность.

Этапы:

1.подготовка нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предлагаемых к рассмотрению

2.рассылку проектов, решений заинтересованным и компетентным в предлагаемых вопросах подразделениям и специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку.

3.обработка полученных от специалистов заключений по проектам решений; проработка вопроса о необходимости проведения совещания

Длительность совещаний:

1 вопрос -1,5 часа

2 вопроса - 2 часа

3 часа – 2,5 часа

Протокол совещания:

Цель, время, место, участники, утверждение мероприятия, «что?, где?, когда?»

Деловое совещание:

1. установление контактов;

2.   уточнение содержания и целей делового совещания;

3. деловое совещание (обмен сообщениями);

4.   обоснование мнения (обмен мнениями);

5.    предложения (обмен предложениями);

6. речь в прениях (по необходимости);=>принятие решения

22.Проведение эффективных служебных совещаний

Совещание- вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается для обсуждения определенных вопросов.

Совещание – это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.

1. Время проведения должно планироваться заранее, не нарушать общего ритма работы организации.

Продолжительность: инструктивное – 20-30 мин; проблемное – не более 1,5.

2.Помещение должно быть вместительным с хорошей вентиляцией. Мебель следует располагать принципом: взаимное расположение участников не должно подчеркивать служебно-иерархический статус.

3. перерывы необходимы для поддержания высокой активности участников

4.порядок выступлений: от низшей должности участника к высшей

5. должны высказываться все участники

6. роль ведущего совещание: недопущение отклонения от цели совещания, обсуждение неподготовленных вопросов. Должны обеспечивать соблюдение, оказывать влияние на коррективность и деловую направленность выступлений.

Деловое совещание:

-установление контактов;

-уточнение содержания и целей делового совещания;

-деловое совещание (обмен сообщениями);

-обоснование мнения (обмен мнениями);

-предложения (обмен предложениями);

-речь в прениях (по необходимости);

-принятие решения

23. Общие правила подготовки и проведения деловой беседы

Деловая беседа – процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

Успех деловой беседы во многом зависит от того, на сколько точно вы сумеете предугадать позицию и интересы другой стороны.

1)ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ устанавливается степень жесткости собственной позиции, вероятности компромиссных решений.

2)ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА предполагает заблаговременный поиск и систематизацию необходимых документов, исходных данных, соответствующих предмету беседы, подбор необходимых компьютерных файлов информации.

3)ОБРАБОТКА ФОРМУЛИРОВОК, ПОНЯТИЙ,СУЖДЕНИЙ суждения по ходу беседы не должны вызывать у вас затруднений и неуверенности, что может заставить собеседника усомниться в вашей компетентности и подготовленности.

4)ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ И СОДЕРЖАНИЯ АРГУМЕНТАЦИИ движение должно идти от менее значимых к более значимым аргументам.

5)ФОРМИРОВАНИЕ СОСТАВА УЧАСТНИКОВ участие лиц, не предусмотренных заранее, может вести в беседу нежелательные элементы, отклонение от намеченного хода

6)ВЫБОР ВРЕМЕНИ И МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ БЕСЕДЫ С УЧЕТОМ ЭЛЕМЕНТОВ НЕВЕРБАЛЬНОЙ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ условия времени и места следует обратить таким образом, чтобы они не отвлекали участников на какие либо внешние факторы, мешающие нормальному ходу беседы.

Проведение беседы складывается из 3-х этапов: начального(создание благожелательной и доверительной обстановки),

основного(эффективное слушание, использование тактики постановки вопросов, применение правил вербальной и невербальной связи)

и выхода из беседы(не оч. длит, должен способствовать сохранению делового настроя участников и указывать в корректной форме на то, что все возможные результаты беседы достигнуты и лимит ее времени исчерпан)