Вопрос 32. Роль планирования в подготовке эффективной деловой презентации.

Подготовку деловой презентации можно разделить на два этапа. На первом этапе вы – сценарист, на втором – режиссер-постановщик.

Как только вы начинаете мысленно режиссировать ход событий презентации, что-то в сценарии придется менять. Не исключено, что когда все начнется в реальности, что –то в сценарии придется менять на ходу. Поэтому нужно помнить две вещи: а) ничто никогда не идет буквально так, как вы задумали, - это закон Паркинсона; и б) чем больше заготовок «на случай чего» вы заложите в свой сценарий, тем вероятнее, что все выйдет по вашему.

Второй этап целесообразен тогда, когда у выступающего есть возможность влиять на организационные аспекты проведения презентации. Некоторые его компоненты (особенно чисто технические моменты) можно делегировать помощникам.

Сценарный этап подготовки:

1. Формулировка цели-максимум и цели-минимум; конкретизация и иерархия целей.

2. Составления плана выступления, перечень частей, их длительность и очередность, возможные перестановки.

3. Подготовка конспекта выступления: что сказать слушателям о проблемах, задачах и путях решения.

4. Подготовка речевого каркаса: ключевые слова и выражения, лозунги, выделение речевых модулей.

5. Выбор формы и стиля выступления, приемы поддержания внимания и интереса аудитории в каждой части.

6. Подготовка ответов на часто задаваемые и агрессивные вопросы.

7. Подготовка карточек, помогающих следовать задуманному плану.

Постановочный этап подготовки.

1. Определение состава людей: кого вы хотите видеть на презентации и как обеспечить их явку.

2. Подготовка демонстрационных материалов: плакаты, слайды, макеты, образцы изделий, видеоролики, листовки и т.д.

3. Выбор и подготовка помещения и технических средств (свет, звук, компьютер, проекторы, место для выступающего и слушателей и пр.)

Подготовка поощрений для слушателей: сувениры, угощение, подарки, напитки и пр.

Вопрос 33. Разработка структуры и содержания презентации.

Презентация состоит из пяти функционально различных частей, у каждой из которых свои задачи и средства.

1.Открывающая часть (Задача – понравиться, расположить аудиторию, вызвать внимание, уважение и интерес (сначала к своей персоне, затем и к теме выступления); обязательно сказать, о чем и зачем пойдет разговор и каков регламент. + приветствие аудитории)

2. Введение (обозначение краткого тезиса, содержания Вашей презентации)

3.Содержание или основная часть. (Задача – обрисовать ситуацию, как видите ее вы, перечислить основные свойства ее улучшения и затем предложить свой способ решения проблемы и для этого призвать к соответствующим решениям и действиям, показав преимущества своего предложения и достижимость результата.)

4. Обзор (Задача - резюмировать свое предложение и его преимущества, обращаясь к аудитории уже как к знакомым с вашей идеей в целом, еще раз подчеркнуть уникальность Вашей продукции, возможно подчеркнуть особенные качества,выгодность,новизну и так далее )

5. Заключение (подведение итогов, призыв к действию)

6.* Ответы на вопросы. (Задача – снять возражения и недопонимание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать к предложенным целям.)

Не следует забывать и о так называемой «нулевой» фазе выступления. Еще до того, как вы начали говорить, слушатели уже начинают формировать о вас свое первое впечатление. Они оценивают ваш вид, осанку, собранность, одежду.

При прочих равных условиях вступительная и заключительная части презентации запомнятся слушателям лучше и гораздо ярче, просто в силу особенностей работы кратковременной и долговременной памяти человека. Этот факт следует учитывать при подготовке к презентации.

Вступление и заключение занимают по времени от 10% до 30% от общей длительности выступления. Но общее впечатление от вас и вашего предложения на 80% определяется ими. Причем от выступления зависит больше.