Оборотно-сальдова відомість по рахунку
Для одержання інформації про частку засновників у статутному капіталі фірми можна скористатися стандартним звітом "Оборотно-сальдова відомість по рахунку", сформувавши її для рахунка фірми; можна скористатися стандартним звітом для рахунку 40. Якщо той же звіт сформувати для рахунка 46, то одержимо інформацію про стан розрахунків із засновниками по внесках у статутний капітал:
З цієї відомості ми бачимо, як дебіторська заборгованість на рахунку 46 "Неоплачений капітал" у сумі 205 000.00 грн. розподілена по конкретних засновниках.
Деталізація і відновлення показників звітів
При одержанні звіту може виникнути необхідність у більшій конкретизації представлених у ньому даних. Так, одержавши звіт "Оборотно-сальдова відомість", часто виникає питання, у результаті яких проводок з'явилися ті або інші підсумкові суми. Для одержання відповіді можна скористатися іншими стандартними звітами, наприклад "Аналіз рахунка" або "Картка рахунка", і вже в них подивитися рух по цікавлячому рахунку, проводки, що викликали його, а потім звернутися до журналу операцій і в ньому шукати конкретну операцію або документ.
У розглянутому прикладі, коли в комп'ютерній бухгалтерії уведена всього одна операція, нескладно, виходячи з підсумкової суми, визначити ланцюжок дій, що породили неї. А що робити, якщо бухгалтеру необхідно знайти яку-небудь помилкову проводку при наявності декількох тисяч записів у журналі операцій?
Розуміючи складність подібних задач, при розробці програми 1С:Бухгалтерія був реалізований, мабуть, найбільш зручний механізм рішення подібних задач – деталізація (розшифровка) звітів.
Подивимося, як працює даний механізм. Розкриємо оборотно-сальдову відомість. При переміщенні курсору миші по графах оборотно-сальдової відомості на деяких клітках він здобуває специфічний вид, що представляє собою сполучення знака + і лупи. Як видно, такий знак покликаний символізувати наступне. Плюс – символ бухгалтерського підсумку, лупа – символ інструмента, що дозволяє розглянути деталі. Таким чином, поява такого знака говорить про те, що приведений у готовність інструмент, що дозволяє розглянути деталі формування того бухгалтерського підсумку, на якому встановлений курсор.
Дійсно, у цей момент щигликом мишею можна забезпечити швидкий перехід до інших аналітичних форм, що розшифровують утворення тієї суми, що знаходиться в даній клітці. Розглянемо, як реалізується даний механізм у програмі на прикладі деталізації показників звіту "Оборотно-сальдова відомість". Процес послідовної деталізації звіту показаний на рис. 6-2.
Підведемо "лупу" до суми 205000.00 грн. у рядку рахунка 40 "Статутний капітал", і клацнемо мишею. Програма видасть меню, у якому запропонує 6 варіантів уточнюючих відомостей:
Картка рахунка
Відомість по рахунку
Аналіз рахунка
Звіт по проводках
Обороти рахунка (Головна книга)
Журнал-ордер (відомість) по рахунку
Рис. 6-2. Послідовна деталізація показників звіту
Виберемо перший варіант деталізації звіту і миттєво одержимо звіт "Картка рахунка", у якому будуть представлені всі проводки, що забезпечили формування даного підсумку
У звіті побачимо, що даний підсумок склався із сум п'яти проводок, введених в операції від 01.04.00 "Врахований статутний капітал". На кожній з цих сум курсор також здобуває знайомі обриси. Тобто, і ці суми можуть бути деталізовані. Але, як? Клацнемо мишею по сумі 25000.00 грн. і миттєво потрапимо у форму редагування операції на ту саму проводку, суму якої ми вибрали. Це – четверта проводка операції, вона відображає облік частки засновника Чурбанова В.А. у статутному капіталі підприємства. Тепер, при необхідності, можна виправити цю суму, записати операцію і знову звернутися до кожної з відкритих відомостей. Для того щоб виправлення, зроблені в журналі операцій, були відображені б і у відомості, її треба обновити щигликом мишею по кнопці "Обновити", розміщеної у верхньому лівому куті табличної форми звіту.
Як бачимо, механізм деталізації і відновлення звітів дозволяє швидко знайти причину виникнення тих або інших підсумків аж до конкретизації окремих проводок. Безумовно, цей режим незамінний при виявленні помилок, що неминуче супроводжують облікову роботу.