20. Форма введення бухгалтерської операції

Для введення нової бухгалтерської операції необхідно звернутися до вікна введення операцій, що найпростіше зробити за допомогою натискання мишею на відповідну піктограму або через меню Операції > Журнал операцій. У робочому вікні програми розгорнеться нове вікно з списком операцій, показане на рис. 5-1. При первісному звертанні до цього вікна список операцій, звичайно, буде порожнім. Але і при наступних звертаннях до нього після введення операцій, цей список також може виявитися без записів. Чому це так?

Рис. 5-1. Вікно введення операцій

У списку будуть відбиті ті операції, дати яких попадають у встановлений часовий інтервал видимості операцій. При звертанні до журналу операцій, інтервал видимості автоматично встановлюється таким, як це визначено в настроюванні програми. Встановлений інтервал видимості відображається в заголовку вікна (у дужках після назви журналу). Для зміни інтервалу видимості необхідно вибрати пункт меню "Дії – Інтервал" або натиснути кнопку на панелі інструментів вікна журналу. На екран буде виданий відповідний запит на зміну дат початку і кінця інтервалу видимості:

Розглянемо поля вікна журналу операцій:

1. "Номер" – номер операції (документа). Номера операцій є фактично номерами документів, яким вони належать. Операції, уведені вручну, відповідно мають окрему нумерацію, як такі, що належать документам спеціального виду "Операція";

2. "Документ" найменування виду документа, якому належить операція. Якщо операція уводилася вручну, то вона належить документу спеціального виду – "Операція";

3. „Дата” – дата реєстрації операції (документа);

4. "Час" – час реєстрації операції (документа);

5. "Сума" – сума операції. Дане значення задається користувачем при введенні операції або розраховується автоматично при формуванні операції документом. Сума операції ніяк не впливає на бухгалтерські підсумки і служить тільки як додатковий коментар до операції;

6. "Автор" – автор операції (документа);

7. "Зміст" – короткий опис змісту операції.

Саме ліве поле журналу операцій є службовим і відображає один з можливих станів операції:

• операція уведена вручну;

• операція сформована документом, причому документ поки не проведений;

• операція сформована документом, і документ проведений;

• раніше введена операція була позначена на видалення.

Спроба введення в журнал операцій нового рядка приведе до того, що на екрані розгорнеться нове вікно, що містить поля для введення реквізитів операції і складових її проводок.

Рис. 5-2. Вікно введення операції

Вікно для введення операції показане на рис. 5-2. У вікні є дві області введення реквізитів. У верхній частині вводяться реквізити, що є загальними для всіх проводок операції. У їхній склад входять:

• Дата – дата здійснення господарської операції;

• Номер – номер операції. Номера операцій є фактично номерами документів, яким вони належать. Операції уведені вручну, відповідно мають окрему нумерацію, як приналежним документам спеціального виду "Операція";

• Сума операції – сума операції. Числове значення, що відображає загальну або основну суму операції. Дане значення довільне задається користувачем при введенні операції або автоматично визначається при формуванні операції. Сума операції ніяк не впливає на бухгалтерські підсумки і служить тільки як додатковий коментар до операції;

• Зміст операції – короткий опис операції.

У нижній частині вікна вводяться проводки. Оскільки одна операція може породжувати безліч проводок, то нижня частина побудована у виді багаторядкової, багатостовпчикової таблиці і розрахована на введення довільного числа проводок. Кожна проводка описується набором реквізитів, причому не завжди потрібно заповнювати всі реквізити. Проте, розглянемо найбільш повну структуру проводки:

1	№ – порядковий номер проводки, що входить в операцію. Нумерація здійснюється програмою автоматично, але при необхідності може бути змінена користувачем вручну;
2	Дт – рахунок дебету проводки;
3,4,5	Субконто Дт – у цю графу вводяться субконто рахунка по дебету. В даній графі реально може бути присутнім кілька стовпчиків або рядків у залежності від максимальної кількості вимірів аналітичного обліку, установленого при конфігуруванні системи. У розглянутій конфігурації графа містить три рядки, що свідчить про те, що кожен рахунок може мати до трьох аналітичних вимірів. При введенні проводки бухгалтер повинен визначити конкретні значення для всіх субконто, прикріплених до рахунка по дебету. Якщо на рахунку не передбачено аналітичний облік, то реквізити 3, 4, 5 не вводяться, якщо на рахунку передбачено менш трьох аналітичних розрізів, то незадіяні субконто не заповнюються;
6	Кт – рахунок кредиту проводки;
7,8,9	Субконто Кт – уводяться субконто рахунка по кредиту. Дані реквізити мають той же зміст і призначення, як і у випадку субконто рахунка по кредиту;
10	Валюта – валюта проводки, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки;
11	Курс – поточний курс валюти на дату операції. Він вводиться автоматично з довідника валют при визначенні попереднього реквізиту, при бажанні може бути введений бухгалтером вручну;
12	Кількість – кількість, заповнюється, якщо в проводці на одному з рахунків ведеться кількісний облік,
13	Вал. сум. – сума у валюті, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки;
14	Сума – сума операції в базовій валюті (гривнева сума). Даний реквізит уводиться вручну або розраховується автоматично на підставі раніше введених реквізитів, наприклад, при введенні валютних операцій сума може бути розрахована як добуток валютної суми на курс, також, якщо в проводку введено кількість, то сума може бути розрахована шляхом множення кількості на ціну.
15	Коментар – уводиться текст, що пояснює зміст проводки;
16	Фірма – указується фірма, по якій буде проводитися операція;
17	№ Ж – уводиться номер журналу, що представляє собою довільну комбінацію букв і цифр. Надалі цей номер може бути використаний як додаткова ознака групування для швидкого пошуку і добору проводок.

Розглянемо технологію введення нової операції на прикладі задачі по обліку статутного капіталу.